Weryfikacja kompletności kontraktu

Flowtly sprawdza każdy kontrakt pod kątem danych niezbędnych do planowania i oznacza brakujące. Kontrakt z oczekującym sprawdzeniem pozostaje na liście do uzupełnienia, dzięki czemu luki są widoczne bezpośrednio z poziomu listy, bez konieczności otwierania każdego rekordu.

Oznaczenie to wezwanie do działania, nie blokada. Kontrakt nadal działa — można go edytować, powiązać z budżetem i wystawiać do niego faktury — mimo że sprawdzenie jest oczekujące.

Co jest sprawdzane

Kontrakt może mieć dowolne z poniższych oznaczeń:

• Brak dokumentu kontraktu — nie załączono podpisanego pliku.
• Brak kontrahenta — druga strona nie jest zarejestrowana.
• Brak projektu — kontrakt nie jest powiązany z projektem.
• Brak harmonogramu płatności — kontrakt nie ma pozycji harmonogramu płatności.
• Brak łącznej kwoty — nie jest zapisana żadna wartość całkowita.
• Brak dat rozpoczęcia/zakończenia — termin nie jest podany.

Kontrakt, który nie ma żadnego z tych oznaczeń, wyświetla Brak problemów.

Zgłoszenie, że sprawdzenie nie ma zastosowania

Niektóre kontrakty nigdy nie spełnią danego sprawdzenia, niezależnie od tego, jak długo figurują na liście. Dostawca zaangażowany przez akceptację kliknięciem opublikowanych warunków z założenia nie produkuje podpisanego PDF; koszt obejmujący całą organizację nie należy do żadnego pojedynczego projektu; praca rozliczana na podstawie rzeczywistości nie ma rat do zaplanowania. Pozostawione same sobie takie kontrakty trwale widnieją na liście do uzupełnienia, a lista, która zawsze ma pozycje, to lista, której nikt nie czyta.

Sprawdzenia, które nie mają zastosowania, w sekcji Szczegóły kontraktu, pozwalają to zaznaczyć. Dostępne są trzy deklaracje:

• Ten kontrakt nigdy nie będzie miał podpisanego dokumentu — w przypadku akceptacji kliknięciem opublikowanych warunków, ustaleń ustnych lub egzemplarza przechowywanego w zewnętrznej platformie do podpisywania.
• Ten kontrakt nigdy nie będzie należał do projektu — w przypadku kosztu obejmującego całą organizację, jak opłata bankowa, podnajem biura lub ogólny outsourcing.
• Ten kontrakt nigdy nie będzie miał harmonogramu płatności — w przypadku pracy rozliczanej na podstawie rzeczywistości lub jednorazowej płatności już uregulowanej.

Po dokonaniu deklaracji kontrakt przestaje być oznaczany w zakresie danego sprawdzenia i opuszcza listę do uzupełnienia w tym zakresie. Deklarację można wycofać w dowolnym momencie.

„Nigdy" to nie „jeszcze nie"

Zaznacz pole tylko wtedy, gdy kontrakt naprawdę nigdy nie będzie miał danej informacji. Jeśli dokument po prostu nie został jeszcze wgrany albo harmonogram, który pozostało jeszcze wprowadzić, pozostaw pole niezaznaczone i pozostaw kontrakt na liście do czasu ukończenia. Deklaracje mówią coś trwałego o umowie — nie są sposobem na usunięcie oznaczenia, którym wolelibyśmy zająć się później.

Każda deklaracja pojawia się wyłącznie wtedy, gdy sprawdzenie, na które odpowiada, aktualnie nie przechodzi, lub gdy deklaracja została już dokonana — kontrakt, który ma już projekt, nie oferuje okna dotyczącego projektów, a pole, które zaznaczono, pozostaje na ekranie, by można je było odznaczyć.

Kontrakty cykliczne

Kontrakt oznaczony jako cykliczny nie jest w ogóle sprawdzany pod kątem harmonogramu płatności, więc nigdy nie jest oznaczany z tego powodu. Deklaracja dotycząca harmonogramu płatności nic więc nie zmienia w kontrakcie cyklicznym i nie jest oferowana, chyba że była wcześniej ustawiona.

Przykłady zastosowania

• Dostawca działający na podstawie opublikowanych ogólnych warunków zaakceptowanych kliknięciem, gdzie żaden podpisany plik nigdy nie będzie istniał do załączenia.
• Koszt obejmujący całą organizację, jak opłata bankowa lub podnajem biura, który nie należy do żadnego pojedynczego projektu.
• Praca rozliczana na podstawie rzeczywistości, gdzie raty nigdy nie są planowane z góry.
• Oczyszczenie listy do uzupełnienia do kontraktów, które rzeczywiście jeszcze wymagają pracy, by pozostałe oznaczenia były warte uwagi.