Ekonomia zamówienia

Zamówienie zakupu to kontrakt z projektem za sobą i zapisuje się je w dwóch sekcjach tego kontraktu: Pozycje zamówienia, gdzie wpisujesz to, co zostało ustalone, oraz Ekonomia zamówienia, gdzie Flowtly odczytuje te same pozycje obok tego, co faktycznie się stało.

Ekonomia zamówienia tylko raportuje i niczego nie zmienia. Każda liczba jest wyliczana w chwili otwarcia sekcji — z pozycji zamówienia, z czasu zarejestrowanego na projekcie kontraktu, z faktur wystawionych w ramach kontraktu i z kosztów zaksięgowanych na projekcie.

Pozycje zamówienia: to, co ustalone

Każda pozycja jest jednego z dwóch rodzajów i nie są one wymienne.

Pozycja Rola wskazuje rolę z listy Stanowiska, Stawkę za godzinę oraz Godziny szacowane, których się spodziewasz.
Pozycja Rezultat nazywa efekt i jego cenę. Nie ma roli ani godzin szacowanych i te pola nie są oferowane — nic z zarejestrowanego czasu nie mówi, którego rezultatu dotyczył, więc nie byłoby wartości rzeczywistej, z którą można porównać szacunek.

Dodaj pozycję zamówienia znajduje się pod istniejącymi. Stawka przyjmuje najwyżej cztery miejsca po przecinku, godziny dwa; cokolwiek innego zostaje odrzucone z podaniem powodu, zamiast zostać zaokrąglone do liczby, której nie wpisałeś. Nic nie jest mnożone i żadna suma nie jest zapisywana — stawka jest stawką, a szacunek szacunkiem.

Zamówienie bez pozycji pokazuje Brak pozycji zamówienia, a Ekonomia zamówienia — Nie ma jeszcze czego porównywać: tabela jest odczytem pozycji, więc nie ma czego pokazać, dopóki one nie istnieją.

Dwie sekcje, dwa różne uprawnienia

Wpisanie szacunku nie mówi nic o tym, ile ktokolwiek zarabia, więc Pozycje zamówienia są dostępne dla osób zarządzających kontraktami lub budżetami. Ekonomia zamówienia zawiera koszt godzin, więc wymaga dodatkowo uprawnienia do rentowności projektu — a kto go nie ma, nie zobaczy pustej tabeli, nie zobaczy tej sekcji wcale. Osoba, która pisze zamówienie, i osoba, która czyta jego marżę, to zwykle dwie różne osoby, i właśnie dlatego sekcje są rozdzielone.

Zobacz Zarządzanie uprawnieniami i Grupy uprawnień.

Okres, którego dotyczą liczby

Nad tabelą Okres podaje przedział, któremu podlega każda liczba. Jest to własny czas trwania kontraktu — jego daty Od i Do — a koniec, którego nigdy nie ustawiono, czyta się jako otwarty, czyli bez żadnej granicy, a nie „do dziś”.

Kontrakt bez obu dat nie pokazuje wiersza okresu wcale, a jego liczby obejmują wtedy wszystko, co jest.

Okres jest podany, a nie ustawiany tutaj: aby go zmienić, zmień daty kontraktu. Liczba spoza czasu trwania nie wchodzi do tabeli, więc pozycja, która wygląda na pustą przy wąsko ustawionych datach kontraktu, mówi o okresie, a nie o pracy.

Co oznacza każda kolumna

Kolumna	Co oznacza
Pozycja	Opis pozycji albo nazwa roli, którą wycenia.
Stawka	Ustalona stawka — za godzinę na pozycji roli, cała cena na rezultacie.
Szacowane	Godziny wpisane na pozycji.
Rzeczywiste	Godziny zarejestrowane w tej roli, na projekcie kontraktu.
Różnica	Rzeczywiste minus szacowane, ze znakiem: +6 godz. to powyżej szacunku, -6 godz. poniżej.
Koszt zasobów	Ile te godziny kosztowały, według własnej stawki kosztowej każdej osoby na dzień rejestracji.

Dwie rzeczy, których sama lista kolumn nie mówi:

Godziny i koszty należą do projektu, nie do zamówienia. Nic z zarejestrowanego czasu i nic z wydatków nie wskazuje zamówienia zakupu, więc liczby są odczytywane z projektu kontraktu i jego podprojektów. Dwa zamówienia na jednym projekcie czytają te same godziny — zobacz Gdy ten sam projekt ma inny kontrakt poniżej.
Godziny osoby, która w danym dniu nie ma obowiązującej umowy, są liczone jako godziny, bez kosztu. Nie są pomijane, więc godziny są uczciwe, a koszt zasobów obok nich — zaniżony. Brakującą stawkę kosztową warto uzupełnić, a nie obchodzić.

Powyżej szacunku to ostrzeżenie, nie limit

Pozycja, której godziny rzeczywiste przekroczyły szacunek, zostaje oznaczona znakiem ostrzeżenia, a po wskazaniu go pojawia się: Powyżej szacunku. Tylko ostrzeżenie — nic nie blokuje rejestrowania dalszych godzin.

I to jest całe jego działanie. Nic nie odrzuca wpisu czasu, bo szacunek się wyczerpał, nic nie zamyka pozycji i nikt nie jest proszony o zatwierdzenie przekroczenia. Oznaczenie istnieje, aby przekroczenie zostało zauważone, póki praca jeszcze trwa.

Kreska to nie zero

Kreska w komórce znaczy, że liczby nie da się podać. 0 znaczy, że została podana i wynosi zero. Jedno od drugiego jest celowo oddzielone, a odczytanie jednego jako drugiego to najłatwiejsza pomyłka na tej tabeli.

Kreskę dają trzy przypadki i każdy wymaga innej reakcji.

Pozycja rezultatu nigdy nie ma godzin. Ani szacunku, ani wartości rzeczywistej, ani różnicy. Zarejestrowany czas wskazuje projekt, nigdy rezultat, więc nie ma czego do niego przypisać. Jego stawka jest jego ceną, a praca za nim pokazuje się w godzinach tych roli, które ją wykonały.
Dwie pozycje wyceniające tę samą rolę. Ich godzin nie da się rozróżnić — nic we wpisie czasu nie mówi, pod którą z dwóch pozycji praca została wykonana — więc żadna pozycja ich nie przejmuje i obie są oznaczone godzin nie da się przypisać. Godziny nie przepadają: są raportowane pod tabelą, a nie dzielone między pozycje na domysł.
Godzina, której nie przejmuje żadna pojedyncza rola, jest raportowana pod tabelą osobno, nigdy rozdzielana między pozycje. Wiersz pod tabelą liczy godziny i ich koszt oraz podaje powód: tyle wpisów bez zaplanowanej osoby, tyle z dwiema rolami tego dnia.

Czwarty wiersz pod tabelą obejmuje godziny, które jednak trafiły do roli, lecz nie wycenia jej żadna pojedyncza pozycja: …przepracowano w rolach, których nie wycenia żadna pojedyncza pozycja. Zwykle znaczy to, że w zamówieniu brakuje pozycji albo że są dwie tam, gdzie potrzebna jest jedna.

Wniosek z tego wszystkiego warto powiedzieć wprost: kolumna Koszt zasobów nie sumuje się do sumy Koszt zasobów. Suma obejmuje każdą godzinę zarejestrowaną na projekcie w tym okresie, w tym godziny, których nie mogła przejąć żadna pozycja. Różnica między jednym a drugim to dokładnie to, co raportują wiersze pod tabelą.

Skąd bierze się rola godziny

Nic zapisanego we wpisie czasu nie mówi, w jakiej roli była dana osoba. Flowtly wyprowadza to z planu obsady: z potwierdzonych rezerwacji tej osoby, na tym projekcie, obejmujących ten dzień.

Jedna rola albo kilka rezerwacji wskazujących tę samą rolę — godziny należą do tej roli.
Brak rezerwacji albo dwie rezerwacje wskazujące różne role — godziny idą do opisanego powyżej wiersza nieprzypisanych. Nigdy nie są dzielone między kandydatów i nigdy nie zakłada się roli z większą liczbą godzin, bo liczba na rolę, która w rzeczywistości jest domysłem, jest gorsza od takiej, która mówi, że nie wie.
Rezerwacja świadomie zapisana bez roli nie wnosi żadnej roli, więc dzień objęty tylko taką rezerwacją czyta się jako brak zaplanowanej osoby.

Oznacza to, że lekarstwo na dużą liczbę nieprzypisanych zwykle leży w planie, a nie w zamówieniu: potwierdź rezerwację albo przypisz osobę do jednej roli na dany okres. Zobacz Ewidencja czasu pracy.

Koszty zaksięgowane na projekcie

Pod tabelą Koszty zaksięgowane na projekcie wymienia faktury zakupu, koszty i płatności, które w tym okresie obciążyły projekt kontraktu — każdą z datą i udziałem przypisanym temu projektowi, a nie całym dokumentem. Koszt bez własnej nazwy jest wymieniony jako Koszt bez nazwy.

Wiersz z zerem zostaje, a nie jest ukrywany. Przydział świadomie wyzerowany to decyzja, którą ktoś podjął, a usunięcie go z listy sprawiałoby wrażenie, że nikt go nigdy nie wprowadził.

Cztery sumy i dwie, których nie wolno dodawać

Suma	Czym jest
Zafakturowano	Co zostało zafakturowane w ramach tego kontraktu.
Koszt zasobów	Ile kosztowały zarejestrowane godziny.
Koszty powiązane	Suma kosztów zaksięgowanych na projekcie.
Marża	Zafakturowano minus koszt zasobów minus koszty powiązane.

Zafakturowano to co wystawione, nie co zapłacone. Liczy się każda pozycja faktury sprzedaży wystawionej w ramach kontraktu, od chwili gdy faktura istnieje, niezależnie od tego, czy klient ją uregulował; projekty faktur i faktury usunięte zostają poza. Faktura liczy się w okresie, w którym wypada jej data sprzedaży, kwoty są netto po rabacie i przeliczone własnym kursem faktury. Pozycja, która nie wskazuje projektu, też się liczy — faktury wystawiane na podstawie umowy ramowej często żadnego nie wskazują — natomiast pozycja wskazująca projekt spoza projektu tego kontraktu należy do tamtego projektu i zostaje pominięta.

Koszt zasobów i koszty powiązane są celowo rozdzielone, a produkt mówi obok, dlaczego:

Koszt zasobów i koszty powiązane są celowo rozdzielone: wykonawca B2B, który rejestruje czas i jednocześnie fakturuje, liczony jest w obu, więc marża jest zaniżona do czasu rozwiązania tej sprawy. Nie sumuj tych dwóch pozycji.

Dlatego na zamówieniu obsadzonym wykonawcami, którzy fakturują własne godziny, traktuj marżę jako dolną granicę, a nie jako liczbę: rzeczywista marża to ta liczba plus to, co te osoby zafakturowały za godziny, które też zarejestrowały. Koszty zaksięgowane na projekcie wymieniają faktury stojące za kosztem powiązanym, a Ewidencja czasu pracy — godziny stojące za kosztem zasobów; to tam nakładanie się jest widoczne. Zamówienie obsadzone wyłącznie pracownikami albo wyłącznie wykonawcami, którzy nie rejestrują czasu, nie jest tym dotknięte.

Na powierzchni budżetowej ten sam przypadek jest liczony raz — tam wykonawca, który rejestruje też czas, policzony jest jednokrotnie, jak opisuje Rachunek zysków i strat oraz prognoza budżetu. Te dwie powierzchnie naprawdę się różnią, więc marża tutaj i liczba budżetowa o tych samych osobach nie muszą się zgadzać.

Gdy ten sam projekt ma inny kontrakt

Gdy drugi kontrakt wskazuje ten sam projekt, nad tabelą pojawia się informacja: Inna umowa wskazuje ten sam projekt, więc godziny, koszt zasobów i koszty powiązane poniżej należą do projektu — nie wyłącznie do tego zamówienia.

Czytaj to jako zdanie o każdej liczbie poniżej, a nie jako przypis. Zafakturowano pozostaje własne dla tego kontraktu, bo faktura jest wystawiana w ramach jednego kontraktu; wszystko, co wyprowadzone z projektu, jest wspólne, więc dwa zamówienia na jednym projekcie raportują te same godziny i te same koszty. Gdy to przeszkadza, daj każdemu zamówieniu własny projekt — wystarczy podprojekt projektu klienta, a oba zamówienia pozostają czytelne.

Kontrakt, który nie wskazuje projektu, mówi to zamiast pokazywać tabelę: Ta umowa nie wskazuje projektu, więc nie da się odczytać zarejestrowanych godzin ani wydatków.

Jedna faktura zakupu na dwa projekty

Faktura dzielona między projekty wnosi tutaj własny udział, a resztę do drugiego projektu. Samego podziału nie wprowadza się na tym ekranie: należy on do faktury zakupu, do sekcji Kategoryzacja, gdzie każdemu projektowi dajesz jego wiersz i jego kwotę. Koszty zaksięgowane na projekcie są odczytem tamtego podziału.

Wynikają z tego dwie rzeczy. Kwoty tutaj nigdy nie przewyższają faktury, bo każdy projekt niesie tylko swoją część; a faktura, której podział nie sumuje się do kwoty netto, pozostawia część kosztu nieobciążoną nikogo, dlatego jest oznaczana na dokumencie, a nie po cichu nieobecna w marży zamówienia. Zobacz Zarządzanie transakcjami w sprawie podziału i Załączniki do Transakcji w sprawie oznaczenia, a także Podział kosztu na projekty według atrybutu, gdy podział ma się wyliczać sam.

Przykładowe zastosowania

Kierownik dostawy wyceniający kolejny etap zlecenia czyta Różnicę na każdej roli w etapie bieżącym i wycenia następne zamówienie z tego, ile praca naprawdę zajęła, a nie z tego, ile oszacowano poprzednio.
Kontroler widzi pod tabelą dużą wartość godzin nie da się przypisać, znajduje dwie pozycje wyceniające tę samą rolę i łączy je w jedną, żeby godziny trafiły na pozycję.
Kierownik projektu czyta liczbę nieprzypisanych z wpisami bez zaplanowanej osoby, potwierdza brakujące rezerwacje i godziny przechodzą na swoje role.
Osoba odpowiedzialna za finanse, przeglądając zamówienie obsadzone wykonawcami, traktuje jego Marżę jako dolną granicę i zestawia faktury wykonawców z ich zarejestrowanymi godzinami, zanim przekaże liczbę dalej.
Opiekun klienta otwiera zamówienie na wspólnym projekcie, czyta informację nad tabelą i daje kolejnemu zamówieniu własny podprojekt, żeby oba przestały raportować godziny siebie nawzajem.