Zakładanie kontraktu i sprawdzanie wgranego pliku

Kontrakt trafia do Flowtly na jeden z dwóch sposobów: wpisujesz go ręcznie albo wgrywasz podpisany dokument i pozwalasz Flowtly go odczytać. Oba zaczynają się od Nowa umowa na liście Umowy.

Wpisanie ręczne

Nowa umowa → Ręcznie otwiera formularz kontraktu. Zanim Zapisz stanie się dostępne, wymagane są trzy rzeczy: Nazwa, kierunek (Zakup lub Sprzedaż) i Waluta, która domyślnie jest walutą Twojej organizacji. Cała reszta może poczekać, łącznie z kontrahentem: kontrakt, w którym druga strona nie została jeszcze wybrana, to stan normalny, a nie niedokończony.

Wgranie podpisanego dokumentu

Nowa umowa → Z pliku otwiera na liście obszar do upuszczania plików. Upuść tam pliki albo kliknij wybierz plik:

• PDF, PNG lub JPEG, do 20 MB każdy.
• Kilka plików naraz to nie problem, a plik, który Flowtly już ma, jest wychwytywany, zanim stanie się drugim kontraktem. Oba przypadki opisano w Kontrakty.

Gdy wgrany jest co najmniej jeden plik, Przejdź do sprawdzania otwiera ekran sprawdzania. Później do tego samego miejsca prowadzi zakładka Do uporządkowania na liście kontraktów, która pokazuje, ile wgranych plików nadal czeka.

Ekran sprawdzania

Sprawdź wyodrębnione umowy ma trzy panele obok siebie, a na wąskim ekranie ułożone jeden pod drugim.

Kolejka, po lewej. Każdy wgrany plik czekający na sprawdzenie, z polem wyszukiwania po nazwach i nazwach plików. Każdy wiersz mówi, na jakim jest etapie: Analizujemy umowę…, Gotowa do sprawdzenia, Zapisano lub problem. Wiersz, który się nie powiódł albo jest odczytywany dłużej niż dziesięć minut, oferuje Spróbuj ponownie lub Wgraj ponownie, zależnie od tego, co może pomóc.

Dokument, pośrodku. Sam podpisany plik, do czytania podczas sprawdzania wartości. Służy tylko do podglądu.

Szczegóły, po prawej. To, co Flowtly odczytał z dokumentu, gotowe do sprawdzenia:

• Kontrahent (z analizy): istniejący klienci lub dostawcy, których może dotyczyć kontrakt, plus Utwórz nowego z dokumentu z nazwą i numerem NIP, które Flowtly znalazł, oraz Wybierz istniejącego…, aby wyszukać innego. Sposób wybierania propozycji opisano w Kontrakty.
• Ceny w umowie i Wykryte raty: kwoty i harmonogram płatności znalezione w dokumencie.
• Sam formularz kontraktu: kierunek, nazwa, projekt, wartość, okres, warunki płatności i notatki. Zmiana pola jest zapisywana w trakcie jej wprowadzania.

Obok każdej wartości odczytanej z dokumentu znajduje się odnośnik do miejsca, w którym Flowtly ją znalazł; kliknij go, aby otworzyć dokument na tej stronie. Co oznaczają te odnośniki, opisano w Kontrakty.

Gdy dokument jest jeszcze odczytywany, panel o tym informuje i sam się odświeża po zakończeniu odczytu, zwykle w ciągu minuty.

Kończenie sprawdzania

• Zapisz i zatwierdź akceptuje kontrakt. Łączy lub tworzy wybranego kontrahenta, oznacza wgrany plik jako sprawdzony i otwiera kontrakt na liście kontraktów.
• Odrzuć usuwa kontrakt utworzony z tego pliku, po uprzednim zapytaniu, i przechodzi do następnego pliku w kolejce.
• Spróbuj ponownie odczytuje dokument jeszcze raz i nadpisuje pola, więc najpierw pyta. Gdy odczyt się nie powiedzie, Kontrakty wyjaśnia, które niepowodzenia może naprawić drugi odczyt.

Zapisanie sprawdza dwie rzeczy dotyczące nowego kontrahenta. Kontrakt potrzebuje najpierw kierunku, ponieważ to kierunek decyduje, czy nowy rekord jest klientem, czy dostawcą. A nowy klient w kontrakcie Sprzedaż potrzebuje kraju i waluty. Dla polskiej firmy z numerem NIP Flowtly uzupełnia adres z rejestru państwowego, gdy tylko może.

Kontrahent, który już istnieje

Jeśli nazwa lub numer NIP odczytane przez Flowtly należą do kontrahenta, którego już masz, ekran informuje o tym, zanim utworzysz drugiego, na przykład „Acme” już istnieje jako dostawca. Gdy istniejącemu rekordowi brakuje tylko roli potrzebnej w tym kontrakcie, jedno kliknięcie dodaje tę rolę, na przykład Dodaj rolę klienta do „Acme”, i wybiera go.

Jeśli mimo to utworzysz nowego kontrahenta, Możliwy duplikat pyta jeszcze raz: dodaj brakującą rolę do istniejącego rekordu, otwórz go albo utwórz osobny rekord o tej samej nazwie.

Przykładowe zastosowania

• Wgraj od razu folder podpisanych umów z dostawcami, a potem przechodź przez nie w kolejce jedna po drugiej.
• Zapisz przetarg przed jego rozstrzygnięciem przez Ręcznie, pozostawiając kontrahenta pustego.
• Sprawdź harmonogram płatności odczytany przez Flowtly z podpisanym tekstem, przechodząc do wskazanej strony.
• Unikaj dwukrotnego tworzenia dostawcy, gdy ta sama firma jest już jednym z Twoich klientów.