Podgląd faktury / Przypisywanie do budżetu
Aby zweryfikować wygląd faktury, możesz skorzystać z funkcji podglądu. Aby przejść do podglądu, kliknij tytuł faktury lub wybierz opcję „Otwórz podgląd” dostępną pod przyciskiem „Więcej opcji” (oznaczonym trzema pionowymi kropkami) przy każdej fakturze na liście.
W podglądzie zobaczysz fakturę w postaci, w jakiej zostanie zaprezentowana klientowi. Podgląd obejmuje:
- Nagłówek faktury: Zawiera tytuł faktury i logo Twojej firmy.
- Szczegóły faktury: Obejmują dane kontaktowe (Sprzedawca) oraz informacje o kliencie (Nabywca), a także datę wystawienia, datę sprzedaży i termin płatności.
- Informacje o koncie bankowym: Obejmują kody IBAN, SWIFT/BIC oraz wszelkie inne dane niezbędne do płatności.
- Lista pozycji: Szczegółowy wykaz dostarczonych produktów lub usług, wraz z ich ilością, cenami jednostkowymi, stawkami VAT oraz kwotami całkowitymi (netto i brutto).
- Sekcja podsumowania: Prezentuje całkowitą kwotę netto, całkowitą kwotę brutto (po naliczeniu VAT), kwotę zapłaconą (jeśli faktura została częściowo lub w całości opłacona) oraz kwotę pozostałą do zapłaty.
- Sekcja stopki: Zawiera wszelkie dodatkowe uwagi lub informacje dotyczące faktury.
W podglądzie nie możesz wprowadzać zmian w fakturze. Jeśli zauważysz błąd lub potrzebujesz zaktualizować szczegóły, należy wrócić do trybu edycji, wybierając przycisk „Edytuj fakturę” dostępny w menu podglądu. Po wprowadzeniu niezbędnych korekt możesz zapisać zmiany i ponownie wyświetlić podgląd. Boczne menu oferuje również inne przydatne opcje: Pobierz PDF, Wyślij e-mailem (przenosi do strony konfiguracji wysyłki e-mail), Utwórz podobną fakturę (przenosi do formularza tworzenia faktury z innym tytułem, ale ze wszystkimi pozostałymi danymi skopiowanymi i wstępnie uzupełnionymi), Edytuj fakturę (otwiera fakturę do edycji, umożliwiając wprowadzenie zmian przed finalizacją lub wysłaniem), Usuń fakturę (usuwa fakturę z systemu, jeśli nie jest już potrzebna, po dodatkowym potwierdzeniu).
Przypisz fakturę do budżetu
Funkcja edycji faktury umożliwia modyfikowanie szczegółów faktury oraz, jeśli moduł Budżet jest aktywny, powiązanie faktury z jednym lub większą liczbą budżetów. Ta funkcjonalność jest szczególnie przydatna do śledzenia wydatków w kontekście określonych budżetów.
Aby przypisać fakturę do budżetu, wykonaj następujące kroki:
- Przejdź do sekcji Faktury w menu głównym.
- Kliknij przycisk „Więcej opcji” obok faktury, którą chcesz edytować.
- Z menu wybierz opcję „Edytuj”.
- Przewiń stronę w dół, do sekcji znajdującej się pomiędzy „Notatkami” a „Komentarzami wewnętrznymi”.
- Kliknij przycisk „Dodaj budżet”.
- Z listy rozwijanej wybierz budżet, do którego chcesz przypisać fakturę.
- Określ kwotę do przypisania, uzupełniając pole „Kwota transakcji”:
Jeśli chcesz przypisać konkretną kwotę: Wprowadź żądaną wartość w polu. Jeśli chcesz przypisać całą fakturę: Pozostaw pole puste.
Możesz powtórzyć ten proces, aby przypisać fakturę do wielu budżetów, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ponadto możesz usunąć już przypisany budżet, klikając ikonę kosza.
Po przypisaniu faktury do budżetów, informacje te zostaną odzwierciedlone w sekcji Budżety w menu głównym. Faktura pojawi się w odpowiedniej pozycji budżetowej: zaktualizuje wykres w Podsumowaniu budżetu i zostanie wymieniona w sekcji Koszty, co ułatwi śledzenie wydatków. Zapewnia to dokładne rejestrowanie wszystkich przychodów i wydatków oraz ich prawidłowe uwzględnianie w przeglądzie budżetu.
Przykładowe zastosowania
- Weryfikacja dokładności faktury: Przed wysłaniem faktury do klienta użyj podglądu, aby zweryfikować wszystkie szczegóły, w tym ceny, VAT i informacje o kliencie, upewniając się, że wszystko jest poprawne i profesjonalnie zaprezentowane.
- Przypisanie kosztów projektu: Przypisz fakturę od dostawcy za materiały lub usługi bezpośrednio do konkretnego budżetu projektu, aby dokładnie śledzić wydatki w odniesieniu do środków przeznaczonych na ten projekt.
- Zarządzanie wydatkami działu: Powiąż fakturę za artykuły biurowe lub subskrypcje oprogramowania z budżetem operacyjnym odpowiedniego działu, aby uzyskać aktualny przegląd wydatków.
- Przegląd przed pobraniem/wysyłką e-mailową: Skorzystaj z podglądu, aby potwierdzić ostateczny wygląd faktury przed pobraniem jej jako plik PDF lub bezpośrednim wysłaniem e-mailem do klienta.