Faktury do wystawienia

Faktury do wystawienia to miesięczne uruchomienie fakturowania. Dla jednego miesiąca wyświetla jedną fakturę na klienta, zbudowaną z projektów tego klienta, i tworzy te, które zaznaczysz. Sprawdzasz, co zawierałaby każda faktura, a nic nie powstaje przed kliknięciem Utwórz faktury. Każda faktura, której nie można wystawić, podaje powód. Utworzenie faktur nie wysyła żadnych e-maili ani niczego do e-fakturowania.

To uruchomienie jest odrębne od Zbiorczego fakturowania najmu, które rozlicza najmy jednego parku. Pasuje do organizacji, która fakturuje na podstawie rezerwacji i ma ceny w projektach, w tym zużycie z liczników: faktura bez rezerwacji w danym miesiącu jest odrzucana, jak opisano w części Gdy faktura zostaje odrzucona.

Kiedy uruchomienie jest dostępne

Uruchomienie ustawia się dla organizacji i jest domyślnie wyłączone, więc organizacja nie ma go, dopóki nie zostanie włączone. Nie ma do tego przełącznika na stronie ustawień: poproś o zmianę wsparcie Flowtly. Może być w jednym z trzech stanów:

Wyłączone. Lista faktur nie oferuje wejścia do uruchomienia. Otwarcie jego adresu pokazuje komunikat „Miesięczne wystawianie faktur nie jest włączone w tej organizacji.”
Tylko podgląd. Lista faktur jest widoczna, ale Utwórz faktury jest niedostępne, a notatka pod listą o tym informuje. W tym stanie możesz porównać uruchomienie z fakturami już wystawionymi, zanim cokolwiek będzie można z niego utworzyć.
Włączone. Lista jest widoczna, a Utwórz faktury działa.

Uruchomienie wymaga też modułu fakturowania i jest dostępne dla administratorów oraz użytkowników zarządzających fakturami. Dla nich, dopóki uruchomienie nie jest wyłączone, pozycja Faktury do wystawienia pojawia się w menu obok Utwórz fakturę na liście faktur, w części Dodaj faktury zbiorcze. Uruchomienie to drugie wejście, a nie zamiennik: Dodaj faktury zbiorcze otwiera przepływ zbiorczy, którym wystawia się faktury za miesiąc, gdy uruchomienie jest w trybie podglądu.

Które projekty obejmuje uruchomienie

To, które projekty obejmuje uruchomienie, zależy od tego, co widzi Twoje konto:

Widzisz wszystkie projekty. Dotyczy to administratorów, użytkowników zarządzających projektami, czasem pracy lub warunkami oraz opiekunów klienta. Uruchomienie obejmuje każdy projekt, który był aktywny w jakimś momencie miesiąca, także taki, który zakończył się w jego trakcie. Fazy projektu są fakturowane razem z nim, na fakturze jego klienta. Jedno uruchomienie obejmuje do 500 projektów. Przy większej liczbie nie jest wyświetlana żadna faktura, a komunikat o tym informuje, aby żaden klient nie został pominięty bez ostrzeżenia.
Widzisz tylko projekty, w których jesteś członkiem. Użytkownik zarządzający fakturami bez żadnej z tych ról i tak obsługuje całą organizację: notatka nad listą mówi, że uruchomienie obejmuje wszystkie projekty organizacji, a nie tylko te, w których jesteś członkiem. Są wśród nich zakończone projekty, a limit 500 nie obowiązuje.

Projekt bez klienta też jest wyświetlany, pod pozycją Brak klienta, i jest odrzucany, dopóki nie ma klienta.

Lista

Miesiąc oferuje trzy poprzednie miesiące, bieżący i następny, a otwiera się na bieżącym. Pokaż zawęża listę do Wszystkie, Gotowe do wystawienia lub Problemy. Wybór innego miesiąca czyści Twoje zaznaczenie i wyniki widoczne na ekranie.

Każdy wiersz to faktura jednego klienta za miesiąc. Podaje klienta i projekty stojące za fakturą oraz wymienia każdą linię z ilością, jednostką i kwotą netto, a obok sumę netto. Wiersz ma następnie jeden z trzech wariantów:

Gotowa do wystawienia: fakturę można utworzyć.
Już wystawiona z numerem faktury: klient ma już fakturę za ten miesiąc. Wiersza nie można zaznaczyć i nigdy nie jest tworzony dwa razy. Faktura się liczy, gdy jej data sprzedaży przypada w miesiącu albo któryś jej wiersz rozlicza okres nakładający się na miesiąc, a przynajmniej jeden jej wiersz należy do projektów uruchomienia.
Odmowa wyrażona prostymi słowami, mówiąca, co poprawić.

Wiersz może też zawierać informację, która nie blokuje faktury, więc przeczytaj ją przed utworzeniem:

Ostrzeżenia licznikowe, na przykład obiekt rozliczany na kilka projektów albo dni rozliczone na nikogo. Fakturę nadal można wystawić, więc ostrzeżenie na gotowym wierszu jest jedyną o tym wskazówką. Zobacz Zużycie z liczników na fakturze dla klienta.
Ostrzeżenia o ilościach w liniach faktury.
Porównanie z najmem, dla klienta z umowami najmu: „Znalezione linie umów”, „suma szkicu” i „różnica” porównują to, co rozliczyłyby umowy najmu klienta, z tą fakturą. „Nie udało się porównać linii umów z tym szkicem.” oznacza, że nie ma wartości do porównania, a nie wartość zero.

Zaznaczanie i tworzenie

Każda faktura gotowa do wystawienia jest na początku zaznaczona i możesz odznaczyć dowolną z nich. Pokaż to widok, a nie zaznaczenie: faktury, które zaznaczysz, pozostają zaznaczone, gdy filtr je ukrywa, a wiersz pod listą podaje, ile ich jest. Ten wiersz podaje też liczbę zaznaczonych faktur i ich sumę netto w podziale na waluty.

Utwórz faktury wysyła uruchomienie raz, bez względu na to, ile razy klikniesz przycisk. Każda utworzona faktura jest zwykłą fakturą, ponumerowaną i zwalidowaną tak jak faktura tworzona ręcznie:

Jest w walucie Twojej organizacji.
Jej data wystawienia to dzisiaj, a data sprzedaży to pierwszy dzień wybranego miesiąca.
Jej termin płatności wynika z terminu płatności klienta.
Ma domyślne konto bankowe Twojej organizacji w tej walucie albo inne widoczne konto w tej walucie, gdy nie ma domyślnego.

Faktury czekają na liście faktur. Wysłanie jednej z nich do klienta lub do e-fakturowania to osobny krok.

Jeśli Flowtly nie może potwierdzić wyniku, komunikat o tym informuje, a lista zostaje odświeżona. Sprawdź ją przed ponowną próbą: pokazuje, które faktury zostały utworzone.

Wyniki tworzenia

Wyniki tworzenia uwzględniają każdy wiersz listy, z której utworzono faktury, w pięciu licznikach:

Utworzone: faktura została wystawiona.
Nieudane przy tworzeniu: została wysłana, ale nie utworzona, bo jej utworzenie odrzucono albo nie wróciła odpowiedź. Faktura bez odpowiedzi jest tak oznaczona, a lista powyżej pokazuje, czy mimo to została utworzona.
Odrzucone, wymagają poprawy: lista już ją odrzuciła, więc nie została wysłana.
Już wystawione: miała już fakturę za ten miesiąc.
Pozostawione niezaznaczone: była gotowa, ale nie została zaznaczona.

Wyniki pozostają takie, jakie były po zakończeniu uruchomienia, i nie zmieniają się razem z listą powyżej. Pod nimi:

Ponów nieudane pojawia się, gdy faktura nie została utworzona. Wysyła tylko nieudane faktury, które są zaznaczone i które odświeżona lista pokazuje jako gotowe, a jego etykieta podaje ich liczbę. Dopóki nie ma żadnej, przycisk jest niedostępny i mówi dlaczego.
Otwórz faktury pojawia się, gdy uruchomienie utworzyło faktury, i otwiera listę faktur przefiltrowaną do nich.

Gdy faktura zostaje odrzucona

Nie ma obejścia: odrzuconej faktury nie można zaznaczyć, dopóki nie usuniesz przyczyny. Samo uruchomienie nigdy nie ustawia ceny, nie przypisuje aktywa do parku ani nie tworzy tagu. Odmowy, które możesz spotkać:

Niektóre pozycje nie mają ceny. Licznika lub reguły cenowej nie dało się wycenić, więc faktura byłaby zaniżona. Każda pozycja jest wymieniona pod Pozycje bez ceny, wraz z powodem.
Część zarejestrowanych godzin nie ma stawki albo pasuje do więcej niż jednej stawki. Wymienione są osoba, projekt i data każdego wpisu.
Brak pozycji do zafakturowania w tym miesiącu. Projekty klienta nie zawierają nic na ten miesiąc.
Zarezerwowane aktywo nie należy do żadnego parku. Każde aktywo jest wymienione pod Aktywa poza parkiem. Aktywo należy do parku, gdy ma aktywo nadrzędne albo podlegające mu jednostki. Ta sama odmowa pojawia się, bez wymienionego aktywa, gdy za fakturą nie stoi żadna rezerwacja w tym miesiącu.
Wiersz nie ma tagu opłaty. Każdy wiersz jest wymieniony pod Wiersze bez tagu opłaty. Nazwa wiersza musi zostać rozpoznana jako czynsz, zaliczka na opłaty eksploatacyjne lub media, a ta opłata wymaga tagu na karcie Tagi fakturowania najmu w Ustawieniach fakturowania.
Projekt bez klienta. Ustaw klienta w projekcie.
Nie da się ustalić, czy to już zafakturowano. Faktura z tego miesiąca ma wiersze bez projektu, co dotyczy faktur importowanych, albo jest korektą. Dotyczące jej faktury są wymienione pod Faktury, których nie umiemy odczytać. Ustawienie projektu w wierszach faktury rozwiązuje sprawę.
Organizacja ma ustawionego odbiorcę pilotażowego. To uruchomienie nie wystawia faktur pilotażowych, więc każda faktura jest odrzucana, dopóki jest ustawiony.
Waluta klienta lub projektu nie jest walutą organizacji. To uruchomienie nie ma kursu przeliczenia, więc taka faktura nie jest z niego wystawiana.

Niektóre odmowy pojawiają się dopiero przy tworzeniu faktur, pod Nieudane przy tworzeniu, bo lista ich nie sprawdza:

Brak rachunku bankowego w walucie faktury albo brak jakiegokolwiek rachunku bankowego. Dodaj go w sekcji Banki, a następnie użyj Ponów nieudane.
Waluta faktury nie jest skonfigurowana.
Faktura nie przeszła walidacji.

Przykładowe zastosowania

Utrzymanie uruchomienia w trybie podglądu przez miesiąc i porównywanie faktury każdego klienta, linia po linii, z fakturą wystawioną zwykłym sposobem.
Filtrowanie listy do Problemy, aby wycenić brakujące pozycje i otagować brakujące opłaty, bez utraty zaznaczenia faktur, które są gotowe.
Sprawdzanie różnicy między liniami umów najmu a sumą szkicu dla klienta rozliczanego za rezerwacje i za najem.
Dodanie konta bankowego po nieudanym utworzeniu faktur, a potem użycie Ponów nieudane, aby wystawić tylko te faktury.
Uruchomienie miesiąca jako menedżer faktur, który nie jest członkiem żadnego projektu, z całą organizacją na liście.