Polska firma — tworzymy w Polsce 🇵🇱

Faktury

Zespół redakcyjny Flowtly 4 min

Flowtly udostępnia narzędzia do zarządzania fakturami wychodzącymi, umożliwiając użytkownikom tworzenie, weryfikowanie i wysyłanie faktur sprzedażowych do klientów. Funkcje te zapewniają rzetelną dokumentację finansową świadczonych usług i dostarczonych produktów.

Tworzenie i zarządzanie fakturami wychodzącymi

Flowtly umożliwia generowanie i nadzorowanie wszystkich faktur wystawianych klientom.

  • Utwórz fakturę: Zainicjuj fakturę sprzedażową, podając dane klienta, datę wystawienia, termin płatności oraz odpowiednie pozycje dotyczące usług lub produktów.
  • Sprawdź szczegóły faktury: Zweryfikuj pozycje faktury, obliczenia i dane klienta pod kątem poprawności przed jej finalizacją.
  • Dołącz dokumenty pomocnicze: Dodaj do faktur wychodzących odpowiednie dokumenty, takie jak raporty projektowe czy umowy o świadczenie usług, aby ułatwić klientowi ich weryfikację i odniesienie się do szczegółów rozliczenia.
  • Podgląd faktury: Wygeneruj podgląd faktury, aby zweryfikować jej układ i treść przed wysyłką.
  • Wyślij fakturę: Dostarcz sfinalizowaną fakturę do klienta bezpośrednio z poziomu systemu.
  • Monitoruj status faktury: Śledź status faktury – oczekująca, wysłana, opłacona lub zaległa – na liście faktur.

Wyszukiwanie i filtrowanie faktur

Lista faktur udostępnia narzędzia ułatwiające odnalezienie konkretnych faktur wśród wszystkich zarejestrowanych faktur wychodzących.

  • Szukaj po kliencie lub danych faktury: Skorzystaj z pola wyszukiwania, aby znaleźć faktury na podstawie nazwy klienta lub innych danych faktury.
  • Filtruj według statusu: Zastosuj filtr statusu, aby wyświetlić wyłącznie faktury w danym stanie, np. wersja robocza, oczekująca, wysłana lub zaległa.
  • Łącz wyszukiwanie z filtrami: Używaj wyszukiwania i filtrów statusu jednocześnie, aby zawęzić wyniki na liście faktur.
  • Wyczyść filtry: Usuń zastosowane filtry, aby powrócić do pełnej listy faktur wychodzących.

Pozycje kosztów okresowych na fakturach

Gdy projekt obejmuje cykliczne koszty okresowe dotyczące wielu aktywów, na przykład kilku miejsc parkingowych lub jednostek rozliczanych w tej samej kategorii, faktura wychodząca łączy te opłaty w jedną pozycję zamiast wykazywać każdy aktyw osobno. Konsolidacja opiera się na dopasowaniu kategorii, ceny jednostkowej, miesiąca rozliczeniowego, stawki podatkowej, waluty, jednostki miary i projektu, dzięki czemu wersja robocza i finalna faktura zawsze prezentują klientowi te same, zgrupowane wiersze.

  • Sprawdź skonsolidowane wiersze: Zweryfikuj ilość podaną w połączonym wierszu, aby upewnić się, że odzwierciedla ona łączną liczbę aktywów objętych daną opłatą.
  • Polegaj na spójnych podglądach: Podgląd faktury powinien zawsze odpowiadać ostatecznie wystawionej fakturze, ponieważ konsolidacja jest stosowana jeszcze przed wygenerowaniem wersji roboczej.
  • Rozróżniaj pozostałe typy wierszy: Miej na uwadze, że koszty relacji biznesowych, koszty wspólne, opłaty przechodnie, zużycie z liczników oraz ręczne korekty rozliczeń pozostają wykazywane jako osobne wiersze i nie podlegają konsolidacji.

Prezentacja pozycji faktury

Wiersze wersji roboczej faktury wyświetlają nazwy kategorii i jednostki w spójny sposób, niezależnie od tego, czy dana opłata występuje jako suma zgrupowana, czy jako pojedyncza pozycja. Dzięki temu łatwiej zinterpretować etykietę kategorii i jednostki widoczną w każdym wierszu przed wysłaniem faktury do klienta.

  • Sprawdź spójność kategorii: Upewnij się, że zgrupowane i pojedyncze wiersze faktury wyświetlają tę samą nazwę kategorii i ten sam zapis dla tego samego rodzaju opłaty.
  • Zweryfikuj jednostki miary: W przypadku pozycji mierzonych, na przykład opłat naliczanych na podstawie powierzchni, upewnij się, że wiersz przedstawia prawidłową jednostkę, np. metry kwadratowe, a nie ogólny symbol zastępczy.
  • Potwierdź ilość dla pozycji jednostkowych: W przypadku opłat naliczanych za pojedynczy, policzalny element, taki jak miejsce parkingowe, bez zarejestrowanego pomiaru, faktura powinna wskazywać ilość równą jeden.
  • Sprawdź przed wysłaniem: Zweryfikuj wiersze wersji roboczej faktury, aby upewnić się, że nazwy kategorii i jednostki odpowiadają rzeczywistemu rodzajowi opłaty przed jej wysłaniem.

Przykładowe zastosowania

  • Wystawienie faktury za zrealizowane usługi: Kierownik projektu wystawia klientowi fakturę po zakończeniu etapu projektu.
  • Wysyłka cyklicznej faktury miesięcznej: Administrator przygotowuje i wysyła miesięczną fakturę za bieżące usługi ryczałtowe.
  • Weryfikacja faktury przed wysłaniem: Pracownik działu finansowego sprawdza wszystkie pozycje i wyliczenia podatkowe na wersji roboczej faktury przed jej wysłaniem.
  • Potwierdzenie skonsolidowanych opłat: Koordynator ds. rozliczeń sprawdza, czy połączona pozycja obejmująca kilka miejsc parkingowych odzwierciedla prawidłową łączną ilość przed wysłaniem faktury.

Powiązane strony

Ścieżki w aplikacji