Rozliczanie faktury za energię elektryczną między najemców

Faktura za energię elektryczną dla budynku z najemcami wyposażonymi w podliczniki musi zostać rozdzielona na dwa różne sposoby. Każdy najemca z podlicznikiem płaci za energię, którą zarejestrował jego własny licznik, i jest za nią refakturowany na swojej fakturze za media. Reszta, czyli energia zużyta przez części wspólne oraz stałe opłaty z faktury, obciąża każdego najemcę proporcjonalnie do wynajmowanej przez niego powierzchni i jest księgowana na budżety, a nie fakturowana.

Rozlicz energię robi jedno i drugie na podstawie samej faktury dostawcy, po cenie, którą ta faktura nalicza. Nic nie jest księgowane, dopóki liczby nie zgodzą się z fakturą.

Kiedy dostępne jest Rozlicz energię

Twoja organizacja wybiera dla każdego medium, jak jest rozdzielana faktura za to medium: wypełniana według liczników, z przyciskiem Wypełnij wg zużycia mediów i ceną wpisywaną przez Ciebie, albo rozliczana z faktury. Rozliczanie z faktury jest wybierane dla organizacji i jest wyłączone, dopóki nie zostanie włączone dla Twojej; poproś pomoc techniczną Flowtly o zmianę.

Gdy energia elektryczna jest rozliczana z faktury, faktura przychodząca z pozycją energii czynnej pokazuje Rozlicz energię wśród przycisków wypełniania w sekcji Kategoryzacja. Faktura bez takiej pozycji, na przykład faktura za sprzątanie, nigdy go nie oferuje. Wypełnij wg zużycia mediów pozostaje dostępne dla każdego medium, które nadal jest wypełniane według liczników, i nie wymienia już energii elektrycznej.

Panel rozliczenia

Rozlicz energię otwiera panel Rozlicz fakturę za energię. Pokazuje rozliczenie w takiej postaci, w jakiej zostanie zaksięgowane, sekcja po sekcji.

Faktura

Dostawca, numer faktury, Okres zużycia, miesiąc, na którego fakturach za media znajdują się opłaty najemców (Trafia na faktury najemców za, czyli miesiąc po okresie zużycia lub późniejszy, jeśli Twoja organizacja fakturuje z opóźnieniem większej liczby miesięcy), pozycja energii czynnej jako kWh razy cena, opłaty stałe oraz sumy netto, VAT i brutto.

Cena jednostkowa (netto za kWh) i kWh z faktury są odczytywane z pozycji energii na fakturze. Cena zmienia się co miesiąc, dlatego nigdy nie jest zapisywana przy budynku. Jeśli plik PDF mówi co innego, popraw którąkolwiek z wartości i naciśnij Przelicz. Gdy nie można odczytać ceny z faktury, wpisz cenę jednostkową i kWh z pliku PDF samodzielnie, a następnie przelicz ponownie. Liczby wpisuje się z separatorami dziesiętnym i tysięcy obowiązującymi w Twojej organizacji.

Budynki

Wybierz budynki, których liczniki obejmuje faktura. Flowtly zapamiętuje wybór i proponuje go przy następnej fakturze od tego samego dostawcy. Lista pozostaje widoczna, więc możesz zmienić budynki i przeliczyć ponownie.

Najemcy z podlicznikami: refakturowanie

Jeden wiersz na każdego najemcę z podlicznikiem energii elektrycznej w tych budynkach: początkowy i końcowy odczyt każdego licznika, kWh między nimi oraz kwota po cenie z faktury. Opłata każdego najemcy to suma kwot jego liczników.

Odczyt wykonany kilka dni przed okresem zużycia lub po nim jest rozliczany proporcjonalnie do dni. Odczyt oddalony od okresu bardziej albo licznik z dniami okresu bez danych wymaga Twojej decyzji: Proporcjonalnie do dni, Przyjmij bez zmian albo poczekaj na odczyt i wróć później.

Pomiń ten licznik wyłącza licznik z rozliczenia, na przykład licznik już liczony przez inny. Uwzględnij wszystkie liczniki przywraca wszystkie pominięte liczniki. Pominięte liczniki są zapamiętywane po ponownym otwarciu rozliczenia.

Gdy żaden najemca w wybranych budynkach nie ma podlicznika energii elektrycznej, cała kwota netto trafia na części wspólne.

Reszta: części wspólne, podział według powierzchni

kWh części wspólnych po cenie z faktury oraz każda opłata stała, podzielone między wszystkie umowy najmu w wybranych budynkach według wynajmowanej powierzchni i zaksięgowane na budżet każdej umowy. Nikt nie jest za to fakturowany. Reszta nie jest pokazywana, dopóki nie da się zamknąć wszystkich liczników, ponieważ rozłożenie jej wcześniej przesunęłoby zużycie najemcy na części wspólne.

Trzy kontrole

Przed potwierdzeniem rozliczenia muszą się zgadzać trzy kontrole. Każda pokazuje Zgadza się, Niezgodność albo Jeszcze nie do zamknięcia.

• Kwota: kwota netto faktury jest równa refakturom najemców plus podział części wspólnych, co do grosza.
• Energia: kWh z faktury są równe sumie podliczników i części wspólnych. Części wspólne nigdy nie są ujemne, więc podliczniki sumujące się do więcej niż faktura wskazują błędny odczyt; panel wskazuje licznik do sprawdzenia w pierwszej kolejności.
• Okres: każdy odczyt początkowy i końcowy obejmuje okres zużycia.

Potwierdzanie

Zatwierdź podział księguje koszt faktury i udział części wspólnych na budżety oraz zapisuje opłatę każdego refakturowanego najemcy jako ostateczne rozliczenie mediów tego najemcy za miesiąc zużycia, w jednym kroku. Podział faktury na projekty pokazuje wtedy wynik.

Potwierdzenie nigdy nie tworzy ani nie zmienia faktury. Opłata najemcy jest fakturowana na jego fakturze za media w Zbiorcze fakturowanie najmu za miesiąc podany pod Trafia na faktury najemców za, gdzie jest przygotowywana jako szkic i wystawiana razem z czynszem i opłatą serwisową. Zobacz Rozliczenia mediów najemców.

Potwierdzenie pozostaje wyłączone:

• dopóki wszystkie trzy kontrole się nie zgadzają i pod Zatwierdzenie jest zablokowane, dopóki nie rozwiążesz tych spraw nie wymieniono żadnego problemu;
• po zmianie ceny lub kWh, dopóki nie naciśniesz Przelicz;
• po nieudanym przeliczeniu, dopóki jedno się nie powiedzie. Użyj Ponów, aby przeliczyć ponownie z aktualnie wybranymi budynkami i licznikami;
• gdy nie wybrano żadnego budynku.

Potwierdzenie decyduje o tym, czym fakturowani są najemcy, więc wymaga roli zarządzającego fakturami. Bez niej możesz otworzyć rozliczenie i je przejrzeć, a panel prosi o potwierdzenie go przez administratora.

Co zatrzymuje rozliczenie

Każdy problem jest wymieniony jednym zdaniem, które wskazuje najemcę, miesiąc, licznik lub fakturę, której dotyczy. Najczęstsze:

• Brakuje odczytu, nakłada się na inny albo maleje. Dodaj lub popraw odczyt w historii licznika, a następnie przelicz ponownie. Zobacz Import odczytów liczników.
• Umowa najmu zaczyna się lub kończy w okresie zużycia, nie ma projektu do księgowania albo nie ma wynajmowanej powierzchni. Licznik przypisany do więcej niż jednej aktywnej umowy też jest odrzucany, ponieważ zostałby zafakturowany dwa razy.
• Faktura ma już podział na projekty wpisany ręcznie, na całej fakturze albo na jednej z jej pozycji. Rozliczenie nigdy go nie nadpisuje: najpierw usuń ten podział w kategoryzacji.
• Najemca ma już rozliczenie mediów za dany miesiąc, którego to rozliczenie nie zapisało: obliczone z taryfy albo zapisane przez rozliczenie innej faktury dostawcy dla tej samej umowy najmu i miesiąca. Rozliczenie nigdy go nie zastępuje.
• Pozycja energii najemcy z wcześniejszego potwierdzenia nadal jest na fakturze. Usuń tę pozycję z faktury, a następnie potwierdź ponownie. Pozycji na wystawionej fakturze nie można w ten sposób usunąć.
• Faktury za media za dany miesiąc zostały już wystawione w zbiorczym fakturowaniu najmu, a potwierdzenie zmieniłoby lub pominęło opłatę najemcy. Odmowa wymienia faktury, których dotyczy.
• Twoja organizacja nie ma ustawionej waluty domyślnej.
• Faktura nie podaje okresu zużycia albo nie ma kwoty netto.

Ponowne rozliczenie tej samej faktury

Otwarcie Rozlicz energię na fakturze, która była już rozliczona, proponuje budynki i pominięte liczniki użyte w tamtym rozliczeniu. Cena jednostkowa i kWh są odczytywane z faktury od nowa: jeśli wcześniej poprawiłeś którąś z tych wartości, popraw ją ponownie i przelicz.

Ponowne potwierdzenie zastępuje rozliczenia mediów najemców zapisane przez to rozliczenie i wycofuje rozliczenie mediów najemcy, którego już nie refakturuje, dzięki czemu każdy najemca jest fakturowany za miesiąc raz. Wcześniejsze rozliczenie mediów jest zachowywane jako zastąpione, dla dokumentacji. Gdy faktury za media za dany miesiąc zostały wystawione, rozliczenie odmawia potwierdzenia, jeśli zmieniłoby lub pominęło opłatę najemcy.

Przykłady zastosowania

• Miesięczna energia elektryczna dla budynku z podlicznikami: Refakturuj kWh każdego najemcy po cenie dostawcy na jego następnej fakturze za media, a energię części wspólnych i opłaty stałe rozłóż na umowy najmu według powierzchni.
• Poprawianie błędnie odczytanej ceny: Wpisz cenę jednostkową z pliku PDF, przelicz ponownie i sprawdź, czy wszystkie trzy kontrole się zgadzają, zanim potwierdzisz.
• Szukanie błędnego odczytu: Gdy podliczniki sumują się do więcej niż faktura, zacznij od licznika wskazanego przez kontrolę energii.
• Pomijanie licznika liczonego dwa razy: Pomiń licznik, którego energia jest już zawarta w liczniku innego najemcy.