Wybór tagów do budżetowania

Budżet odpowie tylko na te pytania, pod które skonfigurowano jego tagi. Ten artykuł pomaga zdecydować, jakie grupy tagów i tagi utworzyć, zanim zaczniesz budżetować. Podaje opcje zamiast jednego sztywnego układu, więc możesz wybrać to, co pasuje do sposobu pracy Twojej organizacji. Nie potrzebujesz wykształcenia finansowego, aby go zrozumieć.

Co tag daje budżetowi

Jedna grupa tagów odpowiada na jedno pytanie. Widok P&L wg tagów w budżecie rozbija jego przychody i koszty według jednej grupy tagów naraz: grupę wybierasz w polu Grupa tagów, a każdy tag z tej grupy staje się wierszem. Grupa o nazwie Klienci odpowiada na pytanie „od którego klienta pochodzą te pieniądze albo któremu klientowi je przekazano?”. Grupa o nazwie Rodzaj kosztu odpowiada na pytanie „na co wydano te pieniądze?”.

Wynikają z tego trzy zasady:

Dokument liczy się w całości w każdej grupie, z której ma tag. Faktura oznaczona tagiem Klient A w grupie Klienci i Zakup mediów w grupie Rodzaj kosztu pojawia się w całości w obu rozbiciach. Grupy to osobne widoki tej samej sumy, więc nigdy ich nie dodajesz do siebie.
W obrębie jednej grupy dokument jest dzielony między jego tagi. Faktura oznaczona dwoma klientami jest między nich podzielona, nigdy nie liczy się dwa razy, więc wiersze grupy zawsze sumują się do wartości łącznej budżetu.
Wszystko, co nie ma tagu z danej grupy, trafia do wiersza Bez tagu. Duży wiersz Bez tagu to pierwszy sygnał, że grupa nie jest używana na każdym dokumencie.

Gdy Flowtly szuka tagu kosztu w grupie, zaczyna od najbardziej szczegółowego miejsca i przesuwa się na zewnątrz: pozycje faktury, potem faktura jako całość, potem transakcja bankowa, którą ją opłacono, a na końcu kontrahent. Gdy tylko jakakolwiek pozycja faktury ma tag z grupy, liczą się wyłącznie pozycje: pozycja bez niego trafia do wiersza Bez tagu, zamiast przejąć tag faktury. Dzięki temu oznaczenie dostawcy raz może objąć wszystkie jego faktury, a oznaczenie faktury lub jej pozycji to nadpisuje. Przychody zaczynają od pozycji faktury sprzedażowej, potem faktura jako całość. Nieopłacona faktura sprzedażowa bez tagu z grupy liczy się jako Bez tagu, niezależnie od tego, jaki tag ma jej kontrahent, więc oznaczaj same faktury sprzedażowe.

To, jak liczone i odczytywane są wartości, opisuje artykuł Rachunek zysków i strat oraz prognoza budżetu.

Trzy pytania, od których zaczyna większość organizacji

Większość organizacji potrzebuje trzech grup tagów: dla kogo jest praca, jaka to praca i jakiego rodzaju są to pieniądze. Każda z nich ma więcej niż jeden rozsądny sposób ustawienia.

Klienci

Utwórz jedną grupę tagów, na przykład Klienci, z jednym tagiem na klienta. Następnie wybierz, jak daleko to rozwinąć:

Opcja A: przychód na klienta. Oznaczaj tylko faktury sprzedażowe. Rozbicie pokazuje, ile przynosi każdy klient. To najprostsze ustawienie i dobry punkt wyjścia.
Opcja B: marża na klienta. Oznaczaj także koszty kupowane dla klienta, takie jak media czy freelancer pracujący tylko przy tym kliencie. Rozbicie pokazuje wtedy przychody i koszty na klienta, a więc marżę, jaką zostawia każdy z nich.

Dwa ustawienia oszczędzają pisanie:

Włącz w grupie Stosuj też do kontrahentów, a tag klienta możesz nadać samemu kontrahentowi. P&L używa tego tagu dla dokumentów kosztowych kontrahenta, które nie mają tagu z tej grupy. Nie obejmuje to nieopłaconej faktury sprzedażowej, więc nadaj fakturom sprzedażowym własny tag klienta.
U dostawcy, który pracuje tylko dla jednego klienta, wypełnij Domyślne tagi faktury. Tagi są dodawane do faktur przychodzących tego dostawcy przy ich dopasowaniu albo proponowane jako sugestie, jeśli Twoja organizacja wyłączyła automatyczne dodawanie. Zobacz Kontrahenci.

Flowtly nie łączy klienta z tagiem za Ciebie. Utwórz tag, gdy zdobywasz klienta.

Projekty

Utwórz grupę, na przykład Projekty. Następnie wybierz:

Opcja A: jeden tag na projekt. Najlepsza, gdy projektów jest niewiele i trwają miesiącami.
Opcja B: jeden tag na rodzaj projektu, na przykład Abonament, Kampania i Jednorazowe. Najlepsza, gdy projektów jest dużo i są krótkie, a chcesz porównywać rodzaj pracy, a nie każde zlecenie.

W opcji A ustaw Powiązany projekt przy każdym tagu. Na fakturze zakupowej wybranie tagu uzupełnia wtedy projekt, a wybranie projektu uzupełnia tag. Oba pozostają edytowalne. Powiązanie ustawia się ręcznie, tag po tagu.

Rodzaj kosztu i przychodu

To widok zarządczy: na co wydano pieniądze i skąd pochodziły przychody. Opcje:

Opcja A: krótka lista startowa. Na przykład dla firmy usługowej: zakup mediów, freelancerzy i podwykonawcy, wynagrodzenia, narzędzia i subskrypcje, biuro, podróże oraz własny marketing. Dla przychodów jeden tag na linię usług.
Opcja B: zgodność z planem kont księgowego. Użyj nazw kont, według których Twój księgowy już raportuje, aby budżet i księgi mówiły tym samym językiem. Jeśli eksportujesz dane do księgowego, wypełnij Konto księgowe przy każdym tagu.
Opcja C: zacznij od pięciu i dziel później. Zacznij od pięciu ogólnych tagów i podziel jeden, gdy urośnie tak, że trudno go wyjaśnić. Łatwiej podzielić tag niż połączyć dwa, których ludzie używali w różny sposób.

Jeśli koszty i przychody dzielą jedną grupę, zacznij nazwę każdego tagu od tego, czym jest, na przykład Koszty · Biuro lub Przychody · Abonamenty, i ustaw Kierunek faktury na Tylko faktury kosztowe (zakupowe) lub Tylko faktury sprzedażowe. Każda faktura oferuje wtedy tylko pasujące do niej tagi.

Kategorie tagowania: jedno pole na jedno pytanie

Grupa tagów decyduje, jak rozbijany jest P&L. Kategoria decyduje o tym, co ludzie widzą, gdy kodują fakturę kosztową. Kategorie tagowania, otwierane z dołu Ustawienia → Finanse i biznes → Grupy tagów faktur, zamieniają jedną lub kilka grup tagów w jedno opisane pole na fakturze, oferujące wszystkie tagi tych grup.

Wymagane oznacza pole jako takie, które należy wypełnić. Puste wymagane pole obniża kompletność faktury i podświetla sekcję, ale nigdy nie blokuje zapisu, więc fakturę można odłożyć, zanim zostanie zakodowana.
Wyłączone Wiele wartości sprawia, że pole jest wyborem pojedynczym. Włącz je, gdy jeden koszt może wymagać podziału na kilka tagów.
Kolejność kategorii jest kolejnością pól na fakturze.

Na początek utwórz jedną kategorię na grupę tagów: Klient, Projekt, Rodzaj kosztu. Włącz Wymagane dla kategorii rodzaju kosztu od razu: niczego nie blokuje, a od razu pokazuje, które faktury nadal wymagają zakodowania. Kolejne kliknięcia opisuje artykuł Grupy tagów faktur.

Błędy, których należy unikać

Zagnieżdżanie niepowiązanych tagów jako poziomów. Poziomy nie sumują się w P&L: każdy tag jest osobnym wierszem, niezależnie od poziomu. Umieszczenie Księgowości pod Administracją w jednej grupie daje więc wiersze obok siebie, a nie sumę i jej części. Jeśli dwie rzeczy odpowiadają na różne pytania, daj im różne grupy.
Jedna grupa na dwa pytania. Grupa zawierająca zarówno klientów, jak i rodzaje kosztów albo zmusza ludzi do wyboru jednego albo drugiego na każdej fakturze, albo dzieli każdą fakturę między oba tagi, a oba rozbicia są błędne.
Grupa nazwana od zespołu zamiast od pytania. Zarząd mówi, kto jest właścicielem listy, a nie na co ona odpowiada. Nazwij grupę od pytania, na przykład Rodzaj kosztu, aby wszyscy oznaczali tak samo.
Pomijanie kategorii. Bez nich osoby kodujące faktury muszą wiedzieć, jakie grupy istnieją, i same wybierać z każdej z nich. Jedno wymagane pole na pytanie łatwiej wypełnić poprawnie.

Przykład praktyczny

Mała agencja z trzema klientami, czterema projektami i jedną osobą kodującą faktury ustawia:

Klienci: Klient A, Klient B, Klient C, z włączonym Stosuj też do kontrahentów i z tagiem każdego klienta nadanym jego kontrahentowi oraz każdej wystawionej dla niego fakturze sprzedażowej.
Projekty: jeden tag na projekt, każdy z ustawionym Powiązany projekt: Abonament Klienta A, Kampania wiosenna Klienta B, Strona internetowa Klienta B, Premiera Klienta C.
Rodzaj kosztu i przychodu: osiem tagów. Koszty · Zakup mediów, Koszty · Freelancerzy, Koszty · Narzędzia i subskrypcje, Koszty · Biuro i Koszty · Własny marketing, ustawione tylko na faktury przychodzące; Przychody · Abonamenty, Przychody · Kampanie i Przychody · Produkcja, ustawione tylko na faktury wychodzące.
Trzy kategorie: Klient, Projekt i Rodzaj kosztu, każda nad własną grupą, przy czym Rodzaj kosztu jest wymagana.

W P&L wg tagów budżetu wybranie Klienci w polu Grupa tagów pokazuje przychody i koszty na klienta. Koszty wspólne, takie jak czynsz za biuro, nie mają tagu klienta, więc trafiają do wiersza Bez tagu i agencja widzi, ile kosztów ogólnych nie jest przypisane żadnemu klientowi. Wybranie Projekty pokazuje te same pieniądze na projekt, a wybranie Rodzaj kosztu i przychodu pokazuje, na co je wydano. Każdy widok sumuje się do tej samej wartości łącznej budżetu.

Przykładowe zastosowania

Office manager, który po raz pierwszy konfiguruje budżetowanie, tworzy trzy grupy tagów, po jednej na pytanie, zanim ktokolwiek zakoduje fakturę.
Założyciel chce wiedzieć, którzy klienci są rentowni, więc zespół przechodzi od oznaczania samych faktur sprzedażowych do oznaczania także kosztów kupowanych dla każdego klienta.
Kierownik finansów odwzorowuje plan kont księgowego w grupie rodzaju kosztu, aby budżet i miesięczny raport używały tych samych nazw.
Administrator widzi duży wiersz Bez tagu w rozbiciu na klientów i włącza Wymagane dla kategorii Klient.