Grupy tagów faktur

Ustawienia → Finanse i biznes → Grupy tagów faktur to miejsce, w którym definiujesz kategorie, z których ludzie wybierają przy kodowaniu faktury lub pozycji faktury: rodzaje kosztów, centra kosztów, rejestry sprzedaży. Grupa tagów to jedna kategoria. Tagi w niej to wartości do wyboru.

Kto może to zmieniać

Tylko administrator może otworzyć ten ekran i cokolwiek na nim zmieniać.

Elementy sterujące na tym ekranie

U góry strony

Eksportuj: pobiera każdą grupę tagów faktur wraz z tagami jako arkusz w pliku tags.csv, do zbiorczej edycji.

Importuj: wczytuje plik .csv lub .xlsx i pokazuje, co zmieniłby, zanim cokolwiek zostanie zapisane (zob. „Edycja w arkuszu" poniżej).

Dodaj grupę tagów: otwiera formularz nowej grupy.

Włącz tagowanie faktur: ogólnoorganizacyjny przełącznik tagowania faktur. Domyślnie włączony, zapisuje się w chwili przestawienia, z komunikatem Sukces. Gdy jest wyłączony, Flowtly przestaje sugerować tagi na fakturach przychodzących, odmawia ustawiania domyślnych tagów faktur przy kontrahencie i nie przyjmuje budżetu działającego według tagów.

Lista grup

Każda grupa jest kartą z nazwą oraz, jeśli ją ma, Kod. Grupa bez tagów pokazuje Brak tagów.

Zmień kolejność grup: pokazywane, gdy grup jest więcej niż jedna. Przełącza listę w listę grup do przeciągania. Przeciągnij grupę, aby ustawić kolejność, w jakiej pojawia się na tym ekranie, w każdym wyborze tagów i w raporcie budżetu według grup. Kliknij Gotowe, aby wrócić do kart.

Dodaj tag (na dole każdej karty): otwiera formularz tagu dla tej grupy. Nowy tag trafia na koniec grupy.

W karcie przeciągnij tag za uchwyt, aby ustawić tagi w kolejności. Ta kolejność jest kolejnością pokazywaną w każdym wyborze tagów.

Każdy wiersz tagu pokazuje jego etykietę oraz każdą z poniższych informacji, jeśli jest ustawiona: Nazwa eksportowa (pokazywana, gdy nazwa różni się od etykiety), Konto (kod księgowy), opis i Właściciel. Wiersz z właścicielem, który nie może akceptować faktur, pokazuje też ostrzeżenie mówiące, dokąd trafiają zamiast tego faktury z tym tagiem.

Przycisk edycji na karcie otwiera formularz grupy. Menu wiersza (Więcej) przy tagu zawiera Edytuj tag i Usuń tag.

Formularz grupy (Dodaj grupę tagów, Edytuj grupę tagów)

Nazwa: nazwa grupy. Formularza nie można zapisać bez niej. Zapisywane przyciskiem Dodaj przy nowej grupie lub Zapisz przy edycji.

Stosuj też do kontrahentów: domyślnie wyłączone dla nowej grupy. Po włączeniu tagi grupy stają się dostępne przy kontrahencie, gdzie zastępują tagi kosztów tego kontrahenta w budżetach. Grupa dotycząca każdej relacji, w tym kontrahentów, pokazuje ten przełącznik włączony i zablokowany.

Formularz tagu (Dodaj tag do grupy, Edytuj tag)

Nazwa: długa nazwa, używana w eksportach i wydrukach. Do 255 znaków.

Etykieta: krótki tekst pokazywany w wyborze tagów i na chipach. Jest wypełniana z nazwy w trakcie pisania, jako małe litery, cyfry i myślniki, dopóki sam jej nie zmienisz. Może mieć najwyżej 32 znaki, więc długa nazwa wymaga własnej etykiety.

Opis: co obejmuje tag, własnymi słowami, widoczne dla osób wybierających tag. Do 255 znaków.

Konto księgowe: konto księgowe, na które księgowany jest tag, tak jak nazywa je Twój księgowy. Eksport do Optimy wpisuje je zamiast nazwy tagu; zostaw puste, aby eksportować nazwę. Do 64 znaków.

Kolejność: liczba porządkująca tagi. Pojawia się tylko tam, gdzie tagów nie można porządkować przeciąganiem.

Kierunek faktury: na których fakturach można wybrać tag. Opcje to Faktury kosztowe i sprzedażowe (domyślnie), Tylko faktury kosztowe (zakupowe) i Tylko faktury sprzedażowe. Tag już przypisany do faktury pozostaje na niej. Pole jest pokazywane dla grup stosowanych do faktur.

Właściciel: osoba, która daje pierwszą akceptację faktury oznaczonej tą wartością. Pytana jest tylko osoba z uprawnieniem do faktur; każda inna jest pomijana, a faktura krąży dalej tak, jakby właściciel nie był ustawiony. Jeśli właściciel nie przyjął zaproszenia lub nie ma roli akceptującego faktury, formularz ostrzega, a faktury z tym tagiem trafiają do wszystkich, którzy tę rolę mają. Właściciel jest używany tylko w grupach stosowanych do całych faktur; w pozostałych formularz informuje, że właściciel nie jest używany i można go wyczyścić. Zobacz Osoby zatwierdzające faktury i Obieg akceptacji faktur.

Powiązany projekt: podpowiedź, nie reguła. Wybranie tagu na fakturze zakupowej uzupełnia ten projekt, a wybranie projektu uzupełnia tag. Oba pozostają edytowalne. Jeśli dwa tagi wskazują ten sam projekt, wybranie projektu nie uzupełnia żadnego z nich. Pokazywane dla grup stosowanych do faktur przychodzących.

Anuluj zamyka formularz bez zapisywania. Dodaj (nowy tag) lub Zapisz (istniejący tag) zapisuje go. Nazwa i Etykieta są wymagane; jeśli serwer odrzuci tag, formularz pozostaje otwarty z komunikatem o błędzie.

Usuwanie tagu

Usuń tag pyta Usunąć ten tag?, a następnie usuwa go przyciskiem Usuń. Jest odrzucane, dopóki tag jest nadal przypisany do faktur lub załączników; najpierw usuń te przypisania i spróbuj ponownie.

Kategorie tagowania

Kategorie tagowania to wiersz na dole strony z przyciskiem Konfiguruj. Otwiera osobny ekran, na którym kategorie łączą grupy tagów w jedno opisane pole na fakturach kosztowych. Kategorie są opcjonalne: bez nich tagowanie działa tak jak dotąd.

Edycja w arkuszu

Eksportuj zapisuje jeden wiersz na tag, pod jego grupą, z kolumnami id, group, tag, label, order, description i direction. Grupa bez tagów to wiersz z pustym tagiem. Konta księgowego i właściciela nie ma w pliku.

Importuj dopasowuje wiersze najpierw po id, a potem po grupie i nazwie tagu, więc plik wyeksportowany z jednej organizacji można zaimportować do innej. Okno importu pokazuje próbny przebieg: ile grup i tagów jest nowych, zmienionych lub bez zmian, oraz znalezione problemy, z wierszem każdego. Dopóki pozostaje problem, nic nie można zastosować. Zastosuj zmiany zapisuje zmiany. Import nigdy nie usuwa: tag, którego nie ma w pliku, pozostaje bez zmian, a okno podaje, ile takich tagów jest.

Przykładowe zastosowania

• Administrator tworzy grupę Centrum kosztów i dodaje po jednym tagu na dział, aby każdą fakturę kosztową można było zakodować na dział.
• Administrator ustawia Właściciela tagu Marketing, aby faktury z tym tagiem trafiały najpierw do szefa marketingu.
• Administrator eksportuje tagi, zmienia ich nazwy i kolejność w arkuszu, a potem importuje plik, aby zastosować zmiany jednym krokiem.
• Administrator uzupełnia Konto księgowe przy każdym tagu, aby eksport do Optimy dla księgowego zawierał konta księgowe zamiast nazw tagów.