Faktury: lista i tworzenie

Uwaga: Przed dodaniem faktur należy najpierw skonfigurować konto bankowe. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Transakcje. Konto bankowe jest wymagane na każdej fakturze: jeśli żadne nie zostanie wybrane (na przykład dlatego, że żadne nie jest jeszcze skonfigurowane lub żadne nie pasuje do waluty faktury), zapisanie faktury zostanie odrzucone, a błąd wskaże pole konta bankowego, aby można je było poprawić. Klient jest wymagany na każdej fakturze: jeśli żaden nie zostanie wybrany, zapisanie faktury zostanie odrzucone, a błąd wskaże pole klienta, aby można je było poprawić.

Uwaga: Przed utworzeniem faktur należy uzupełnić dane w sekcji Ustawienia organizacji, która znajduje się w menu kontekstowym użytkownika. Obejmuje to: NIP firmy, Adres rozliczeniowy, Numer telefonu.

Uwaga: Aby wysyłać faktury do klientów za pośrednictwem Flowtly, konieczne jest uprzednie skonfigurowanie danych klienta w systemie (zakładka Klienci w pozycji Kontrahenci menu głównego). Upewnij się, że dane klienta są w pełni uzupełnione, w tym kraj i waluta klienta. Ta konfiguracja jest kluczowa, ponieważ zapewnia, że faktury są generowane z poprawnymi ustawieniami regionalnymi i finansowymi, zgodnymi ze specyficznymi wymaganiami klienta.

Użytkownicy z rolą Menedżera mogą tworzyć faktury. W Flowtly faktury można utworzyć na trzy sposoby:

1. Tworzenie ręczne:

   • Wybierz Faktury z menu głównego.

   • Kliknij „Utwórz fakturę”.

2. Utwórz podobną fakturę:

   • Kliknij „Utwórz podobną” na podstawie istniejącej faktury.

3. Generowanie faktury z godzin projektu:

   Faktury można również generować bezpośrednio z widoku Czas pracy.

   • Kliknij przycisk „Utwórz fakturę” w prawym górnym rogu.

   • Faktura zostanie wygenerowana na podstawie aktualnie zastosowanych filtrów Pracownika i Projektu w widoku Czas pracy.

     Działanie funkcji zależy od aktywnego widoku:

     • Widok kalendarza miesięcznego – pozwala generować faktury jedynie za pełne miesiące.
     • Widok planisty pracy – pozwala zdefiniować niestandardowy zakres dat dla okresu fakturowania.

   Uwaga: Ta metoda jest dostępna wyłącznie, gdy moduł Projekty jest aktywny.

Lista faktur

Po wybraniu opcji Faktury z menu głównego przejdziesz do strony Faktury, gdzie wyświetlana jest lista wszystkich wcześniej utworzonych faktur wraz z ich szczegółowymi informacjami, takimi jak:

• Tytuł faktury: nazwa faktury. Kliknięcie go prowadzi do strony podglądu faktury. Pod tytułem zobaczysz nazwę powiązanego klienta, wskazując nazwę klienta, dla którego faktura została wystawiona;

• Status: wskazuje aktualny status faktury. Możliwe statusy to:

  • Szkic – faktura została utworzona, ale nie została jeszcze dokończona
  • Edytowano – faktura została zmodyfikowana po jej utworzeniu
  • Wysłana – faktura została wygenerowana i wysłana do klienta;

• Data sprzedaży: data, w której nastąpiła sprzedaż lub wykonanie usługi. Jest to data sprzedaży podana podczas tworzenia faktury;

• Status płatności: kółko pokazujące, jaka część faktury została rozliczona, jako udział jej kwoty brutto. Jego kolor mówi, czy pieniądze są spóźnione:

  • Zielone — faktura jest rozliczona w całości lub opłacona z góry;
  • Pomarańczowe — należność nadal jest otwarta, a termin płatności jeszcze nie minął;
  • Czerwone — termin płatności minął, a należność nadal jest otwarta, niezależnie od tego, czy nic, czy tylko część została rozliczona. Faktura z terminem płatności dzisiaj zmienia kolor na czerwony następnego dnia. Faktura bez terminu płatności pozostaje pomarańczowa.

  Środek kółka pokazuje symbol zamiast procentu: podwójny ptaszek dla faktury opłaconej z góry, ptaszek dla rozliczonej w całości, zegar po przekroczeniu terminu oraz kreskę, gdy faktura jest otwarta i termin jeszcze nie minął. Po wysłaniu przypomnień o płatności do faktury środek pokazuje zamiast tego R1, R2 i tak dalej: liczbę wysłanych przypomnień.

  Po najechaniu na kółko (lub zaznaczeniu go klawiaturą) słownie opisuje, co oznacza:

  • Nic jeszcze nie rozliczono — kółko jest puste;
  • Rozliczono częściowo — kółko jest częściowo wypełnione;
  • Zapłacono w całości — kółko jest zielone i pełne: nic nie pozostaje do zapłaty z faktury;
  • Rozliczono w całości kompensatą, a nie płatnością — również pełne zielone kółko, ale na Twoje konto nic nie wpłynęło. Zobacz Kompensata;
  • Zapłacono z góry, zgodnie z deklaracją na fakturze, a nie na podstawie płatności — pełne zielone kółko na fakturze oznaczonej jako opłacona z góry. 100% wynika z tego oznaczenia na fakturze, a nie z płatności zarejestrowanych do faktury, dlatego po opisie podawana jest wyłącznie kwota faktury.

  Każdy pozostały opis jest uzupełniony kwotami, na przykład Zapłacono w całości: 24 600,00 zl z 24 600,00 zl. Opis faktury po terminie zawiera także Po terminie, a po wysłaniu przypomnień podaje ich liczbę, na przykład Wysłano 2 przypomnienia o płatności.

  Na komputerze kliknięcie kółka otwiera panel boczny faktury, w którym wymienione są jej płatności, bez otwierania samego wiersza. W widoku mobilnym kółko jest częścią karty faktury, a dotknięcie go otwiera to, co otwiera karta.

  Faktura, której kwota brutto wynosi zero lub mniej, na przykład korekta anulująca fakturę, nie oczekuje płatności i nie ma kółka. W widoku mobilnym jej wiersz Status płatności również jest pomijany, chyba że wyświetlana jest tam kompensata. Gdy sortujesz listę według statusu płatności, takie faktury znajdują się za każdą fakturą mającą kółko, w obu kierunkach sortowania.

  Uwaga: Kółko mierzy, ile zostało rozliczone, a nie tylko ile wpłynęło. Faktura korygująca lub kompensata zmniejsza kwotę pozostającą do zapłaty i wypełnia kółko bez wpływu jakichkolwiek środków, więc pełne zielone kółko oznacza „nie ma już nic do pobrania”, a nie „otrzymano płatność”. Wyjątkiem jest faktura opłacona z góry: jej kółko jest pełne, ponieważ tak wskazuje faktura, niezależnie od zarejestrowanych płatności. Zanim zaczniesz szukać przelewu na wyciągu bankowym, sprawdź opis w podpowiedzi.

  Pełne kółko nie zmienia Statusu faktury — nie istnieje status Zapłacona. Status Wysłana pozostaje Wysłana po rozliczeniu faktury.

• Szczegóły: zawiera wyraźnie wyświetlone wartości netto i brutto. Każda faktura zawiera opcję pobierania, dostępną pod dedykowanym przyciskiem. Ponadto dostępny jest przycisk „Więcej opcji” z możliwościami:

• Wyślij e-mailem

• Utwórz podobną

• Edytuj

• Otwórz podgląd

Faktury są grupowane według miesiąca, a dla każdego miesiąca wyświetlana jest ich liczba.

Wyszukiwanie faktury

Pole wyszukiwania nad listą dopasowuje numer faktury i nazwę klienta, więc fakturę można znaleźć, wpisując numer z papierowej kopii lub referencji płatności — nie ma oddzielnego pola do wyszukiwania numeru.

Tworzenie faktury

Przyjrzyjmy się procesowi tworzenia faktury od początku. Aby rozpocząć, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz pozycję „Faktury” z menu głównego.

2. Dodaj fakturę:

   • Kliknij przycisk „Utwórz fakturę” znajdujący się w prawym górnym rogu strony.

   • W formularzu pierwszym krokiem jest wybór klienta z listy wcześniej utworzonych klientów, co spowoduje automatyczne uzupełnienie informacji o koncie bankowym wraz z jego walutą i kursem wymiany. Jest to kluczowe, aby zapewnić dokładne i efektywne zastosowanie odpowiednich informacji finansowych do faktury bez konieczności ręcznego wprowadzania danych, co minimalizuje ryzyko błędów. Podaj:

   Uwaga: Kurs wymiany ma zastosowanie tylko wtedy, gdy faktura jest wystawiana w walucie innej niż waluta organizacji. Faktura wystawiona w walucie własnej organizacji nie wymaga kursu — pozostaw to pole puste, a faktura zostanie zapisana, ponieważ waluta przeliczona na samą siebie wynosi zawsze 1. W przypadku każdej innej waluty kurs jest nadal wymagany. Edycja faktury, która już zawiera kurs, nigdy go nie nadpisuje.

   • Data wystawienia - data, w której faktura jest oficjalnie wystawiana klientowi,

   • Data sprzedaży - data, w której towary lub usługi zostały dostarczone lub sprzedane klientowi,

   • Termin płatności - data, do której klient powinien uregulować płatność. Jest ona uzupełniana na podstawie terminu płatności klienta (liczba dni ustawiona na karcie Przegląd klienta); gdy klient nie ma terminu płatności lub nie wybrano jeszcze klienta, stosowany jest domyślny termin 20 dni. Krótka informacja pod polem wskazuje, z którego z tych źródeł pochodzi data, na przykład „Z terminu płatności klienta: 30 dni”. Jeśli sam wpiszesz inny termin płatności albo zmienisz daty tak, że termin płatności nie odpowiada już temu terminowi, informacja znika, ponieważ nie opisuje już wyświetlanej daty. Dodaj produkty do faktury, określając:

   • Nazwa produktu - nazwa lub opis produktu bądź usługi objętej fakturą. Jeśli klient jest powiązany z kontrahentem, który przechowuje zapisane teksty, opcja Użyj szablonu w wierszu uzupełnia to pole z tej biblioteki — zob. Szablony wierszy faktury. Wpisuje tylko opis i nie zmienia ilości, ceny ani VAT.

   • Projekt (opcjonalnie) - to opcjonalne pole pozwala powiązać produkt z konkretnym projektem w celu lepszego zarządzania nim i śledzenia kosztów.

   • GTU (opcjonalnie) - Grupa Towarowo-Usługowa, identyfikator związany z konkretnymi przepisami podatkowymi, służący do kategoryzowania produktu dla celów podatkowych.

   • Ilość - liczba jednostek produktu objętego fakturą (kluczowe do obliczenia całkowitej należnej kwoty).

   • Jednostki - rozwijana lista służąca do określania jednostki miary produktu, takiej jak sztuki, godziny, dni, kilowatogodziny (kWh) lub metry sześcienne (m³). Gdy wiersz jest wypełniany automatycznie — na przykład na podstawie opomiarowanego zużycia mediów — i zawiera już jednostkę, która nie należy do standardowych opcji, jednostka ta zostaje zachowana i wyświetlana jako wybrana, dzięki czemu nigdy nie zostaje utracona podczas edycji innych pól w tym samym wierszu.

   • Cena netto - cena jednostki produktu przed zastosowaniem jakichkolwiek podatków.

   • VAT - to pole określa procent VAT, który jest wykorzystywany do obliczenia kwoty podatku, którą należy doliczyć do ceny netto. Dodatkowo, do faktury można dodać Notatki i Komentarze wewnętrzne. Notatki zostaną uwzględnione w pliku faktury wysyłanym do odbiorców, natomiast Komentarze wewnętrzne zostaną zapisane wyłącznie w Flowtly i nie będą widoczne na fakturze.

Podczas dodawania produktów do faktury, pola Suma VAT oraz Wartość brutto są obliczane automatycznie na podstawie podanych danych.

Można również zmienić automatycznie generowany tytuł faktury, klikając przycisk „Edytuj” znajdujący się obok tytułu faktury.

Uwaga: Prefiks dla wszystkich przyszłych faktur można zdefiniować w sekcji Ustawienia organizacji w menu kontekstowym użytkownika. Pomoże to w kategoryzacji i organizacji faktur.

3. Zapisz i wyślij fakturę:

   • Po zapisaniu faktury, w prawym górnym rogu strony pojawi się przycisk „Wygeneruj PDF i wyślij do klienta”. Faktura zostanie również dodana do listy faktur po zapisaniu.

Zapisana faktura zostanie również powiązana z klientem wybranym podczas jej tworzenia (będzie widoczna w zakładce Płatności na stronie Klienci).

Faktury wystawione z kontraktu

Faktura wystawiona z linii harmonogramu płatności kontraktu otwiera się w formularzu edycji. Gdy dla tego kontraktu zapisano klauzule fakturowania, w formularzu pojawia się ramka z nagłówkiem Co umowa mówi o fakturowaniu, która je wymienia: rodzaj każdej klauzuli, jej miejsce w dokumencie oraz samą klauzulę, przytoczoną dokładnie tak, jak zapisano ją w kontrakcie.

• Treść klauzuli nigdy nie jest tłumaczona. Nagłówek odpowiada językowi interfejsu, ale klauzula pozostaje w języku kontraktu, słowo w słowo, aby można ją było porównać z podpisanym dokumentem. Jest też oznaczona tak, aby tłumaczenie w przeglądarce jej nie ruszało.
• Nic nie jest stosowane za Ciebie. Ramka służy do czytania. Flowtly niczego nie przelicza ani nie oblicza ponownie z powodu klauzuli: zasadę stosujesz samodzielnie, a kwoty i kurs wymiany na fakturze pozostają dokładnie takie, jakie ustawisz.
• Brak ramki oznacza, że nie ma czego pokazać. Nie pojawia się na fakturze dodanej przez Utwórz fakturę, która nie jest powiązana z żadnym kontraktem, ani wtedy, gdy kontrakt nie ma zapisanych klauzul.
• Ramka jest pokazywana osobom, które mogą przeglądać kontrakty. Osoba, której uprawnienia obejmują faktury, ale nie kontrakty, jej nie widzi, nawet jeśli kontrakt ma klauzule.

Klauzule zapisuje się i prowadzi w samym kontrakcie; zob. Kontrakty.

Przykładowe zastosowania

• Ręczne tworzenie faktury za jednorazową usługę wykonaną dla klienta.
• Automatyczne generowanie faktur dla klientów na podstawie zarejestrowanych godzin projektu w celu zapewnienia dokładnych rozliczeń.
• Duplikowanie istniejącej faktury w celu szybkiego stworzenia podobnej dla usług cyklicznych.
• Śledzenie statusu płatności wszystkich zaległych faktur i wysyłanie przypomnień do klientów.