Polska firma — tworzymy w Polsce 🇵🇱

Wysyłanie faktur

Zespół redakcyjny Flowtly2 min

Istnieją 2 sposoby, aby wygenerować i wysłać fakturę e-mailem:

  1. Po zapisaniu nowej faktury:
    • Kliknij „Wygeneruj PDF i wyślij do klienta”.
  2. Na liście faktur:
    • Kliknij przycisk „Więcej opcji” i wybierz „Wyślij e-mailem”.

Po wykonaniu jednej z tych czynności zostaniesz przekierowany do strony ustawień wiadomości e-mail.

Strona ustawień wiadomości e-mail

Strona ta składa się z trzech sekcji:

  • Dane klienta: Sekcja ta zawiera adres e-mail i nazwę klienta. Pola te zostaną automatycznie wypełnione, jeśli dla wybranego klienta istnieje kontakt rozliczeniowy w momencie tworzenia faktury. Są one edytowalne, więc możesz je dostosować w razie zmiany kontaktu rozliczeniowego klienta.
  • Ustawienia DW (kopia do wiadomości): Sekcja ta zawiera adresy e-mail i nazwy odbiorców. Aby te pola zostały automatycznie wypełnione, należy nimi zarządzać na poziomie całej organizacji, korzystając z kafelka „Ustawienia organizacji” w menu kontekstowym użytkownika. Jeśli nie są skonfigurowane na poziomie organizacji, można je wprowadzić ręcznie lub usunąć, klikając ikonę „Kosza”. Możesz dodać dowolną liczbę odbiorców, klikając przycisk „Dodaj odbiorcę” w prawym górnym rogu sekcji ustawień DW.
  • Wiadomość: Wiadomość jest generowana automatycznie na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji. Zawiera ona kluczowe szczegóły, takie jak numer faktury, dane do płatności oraz kwota do zapłaty. Faktura zostanie dołączona do wiadomości.

    Uwaga: W wygenerowanej wiadomości e-mail z fakturą możesz zauważyć, że pomiędzy sekcjami tekstu występują łamania wierszy: „br”. Podziały wierszy pomagają w organizacji treści, dzięki czemu każda informacja, taka jak dane do płatności i szczegóły faktury, pojawia się w osobnym wierszu, co zwiększa przejrzystość.

Możesz wrócić i edytować fakturę, klikając przycisk „Edycja faktury” w prawym górnym rogu strony. Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów kliknij przycisk „Wyślij fakturę”, aby sfinalizować wysyłkę faktury do klienta. Po wysłaniu status faktury zmieni się na „Wysłano”. Klient otrzyma wiadomość e-mail z załączoną fakturą.

Przykładowe scenariusze użycia

  • Wysyłanie nowo utworzonej faktury: Natychmiastowe wysłanie faktury do klienta po jej utworzeniu.
  • Ponowne wysłanie istniejącej faktury: Wysłanie przypomnienia lub zaktualizowanej faktury do klienta z poziomu listy faktur.
  • Wysyłanie do wielu odbiorców: Uwzględnienie dodatkowych interesariuszy, takich jak kierownicy projektów lub działy finansowe, za pośrednictwem ustawień DW.
  • Dostosowywanie treści wiadomości e-mail: Edycja domyślnej wiadomości e-mail przed wysłaniem w celu dodania spersonalizowanych notatek dla klienta.

Mapa powiązań

Odnosi się doZużywaCzęśćWyliczane z
Opisane tutajOpisane gdzie indziej
invoice fakturowane na counterparty. invoice opodatkowane według tax-group. cost obciąża budget. cost należne counterparty. bank-transaction uzgadniane z invoice. contract planuje payment-schedule-line. contract załączone do budget. budget obejmuje project. invoice rozliczane z project. project powiązane z budget. lead staje się counterparty. deal sprzedane do counterparty.fakturowane naopodatkowane wedługobciążanależneuzgadniane zplanujezałączone doobejmujerozliczane zpowiązane zstaje sięsprzedane doFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaKKontrahent — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.KontrahentGGrupa podatkowa — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupa podatkowaKKoszt — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KosztBBudżet — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudżetTTransakcja bankowa — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Transakcja bankowaKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktRRata harmonogramu płatności — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Rata harmonogramu pła…PProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektPPotencjalny klient — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencjalny klientSSzansa sprzedaży — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Szansa sprzedaży