Przypomnienia o płatności

Flowtly pomaga śledzić przeterminowane faktury sprzedażowe, przygotowując wersje robocze przypomnień do Twojej weryfikacji. Użytkownik finansowy zawsze zatwierdza wysyłkę — nic nie trafia do klienta automatycznie.

Co robi ta funkcja

Codzienny proces w tle skanuje przeterminowane, nieopłacone faktury sprzedażowe i umieszcza wersje robocze przypomnień w kolejce do przeglądu. Faktura edytowana po wysłaniu nadal jest śledzona. Nic nie jest wysyłane automatycznie — użytkownik finansowy musi otworzyć kolejkę, przejrzeć każdy szkic (opcjonalnie edytować treść lub dodać odbiorców w kopii), a następnie ręcznie zatwierdzić wysyłkę. Odrzucone, wysłane lub te, których dostarczenie się nie powiodło, trafiają do zakładki Historia.

Jak włączyć przypomnienia o płatności

Przypomnienia o płatności są domyślnie wyłączone i muszą być włączone dla każdej organizacji osobno, przez administratora:

1. Otwórz Ustawienia → Finanse i biznes → Przypomnienia o płatnościach.
2. Włącz Wysyłaj przypomnienia o niezapłaconych fakturach.

Po włączeniu codzienny proces zacznie tworzyć szkice przypomnień dla wszystkich faktur, które są już przeterminowane, a także dla tych, które staną się przeterminowane w przyszłości. Przełącznik uruchamia tylko tworzenie szkiców: każdy szkic nadal czeka w kolejce, aż człowiek go zatwierdzi.

Elementy sterujące na tym ekranie

Ustawienia → Finanse i biznes → Przypomnienia o płatnościach ma dwie karty. Administrator lub menedżer faktur może go otworzyć; tylko administrator może zapisać zmianę. Każdy element sterujący zapisuje się, gdy go użyjesz, z komunikatem Sukces.

Przypomnienia o płatnościach

Wysyłaj przypomnienia o niezapłaconych fakturach: przełącznik opisany powyżej. Domyślnie wyłączony.

Harmonogram przypomnień (dni po terminie): pokazywany, gdy przełącznik jest włączony. Każdy interwał to chip, na przykład 3 dni; harmonogram domyślny to 3, 7 i 14 dni. Wpisz liczbę w polu dni i kliknij Dodaj (lub naciśnij Enter), aby dodać interwał, a krzyżyka na chipie użyj, aby go usunąć. Lista pozostaje posortowana, powtórzenia są ignorowane, a ostatniego interwału nie można usunąć. Każde przypomnienie jest wysyłane tyle dni po terminie płatności faktury, a każdy interwał to jeden poziom eskalacji: pierwszy jest uprzejmy, ostatni to wezwanie ostateczne. Flowtly używa co najwyżej pierwszych sześciu interwałów.

Treść monitu

Treść monitu zawiera Twój własny tekst wiadomości z przypomnieniem, dla każdego języka klienta. Jest pokazywana niezależnie od tego, czy powyższy przełącznik jest włączony, ponieważ ta sama treść wypełnia z góry przypomnienie, które piszesz ręcznie. Klient otrzymuje treść napisaną dla języka jego dokumentów; język, który zostawisz pusty, zachowuje standardowe przypomnienie Flowtly.

Dodaj język: lista języków, na które można ustawić klienta. Wybierz jeden i kliknij Dodaj, aby otworzyć dla niego edytor.

Treść monitu (pokazywana z językiem, na przykład Treść monitu (angielski)): edytor tekstu sformatowanego dla tego języka. Przyciski znaczników nad tekstem wstawiają dane faktury: {{ invoiceNumber }}, {{ amountDue }}, {{ currency }}, {{ dueDate }}, {{ daysOverdue }} i {{ clientName }}. Wstawiaj je przyciskami, zamiast je wpisywać: znacznik z literówką jest wysyłany dokładnie tak, jak go zapisano. Warunki takie jak {% if %} nie są obsługiwane i są wysyłane jako zwykły tekst. Kwota to kwota nadal pozostająca do zapłaty.

Wyczyść: opróżnia edytor dla tego języka. Kliknij potem Zapisz, aby wrócić dla niego do standardowego przypomnienia Flowtly; język znika wtedy z listy.

Zapisz: zapisuje treść tylko dla tego języka.

Co wyzwala szkic przypomnienia

Szkic przypomnienia jest tworzony, gdy termin płatności faktury sprzedażowej minął, a faktura nie została w pełni opłacona. Proces w tle wykrywa je automatycznie — po włączeniu funkcji nie są wymagane żadne ręczne działania, aby zapełnić kolejkę.

Płatność częściowa nie wstrzymuje przypomnień. Jeśli klient opłacił część faktury, szkic nadal powstaje dla pozostałej kwoty, a przypomnienie podaje kwotę pozostałą do zapłaty, a nie pierwotną sumę. Z kolejki wypada tylko faktura opłacona w całości — razem z oczekującymi już szkicami, które są usuwane automatycznie po zarejestrowaniu płatności.

Faktury korygujące zmniejszają kwotę do zapłaty. Gdy faktura została skorygowana fakturami korygującymi, przypomnienie podaje sumę faktury pomniejszoną o każdą fakturę korygującą wystawioną po ostatniej korekcie, która ujmuje całą fakturę od nowa, a nie tylko o ostatnią fakturę korygującą. Faktura na 1000 z fakturami korygującymi na 200 i 300 jest przypominana na kwotę 500. Korekta, która ujmuje całą fakturę od nowa, zastępuje tę kwotę od chwili wystawienia, a faktury korygujące wystawione przed nią nie są odejmowane ponownie. Usunięte korekty nie są liczone.

Uwaga: Płatność zarejestrowana bez kwoty jest traktowana jako pełne rozliczenie faktury, więc przypomnienie nie zostanie przygotowane. Jeśli oczekujesz przypomnienia do takiej faktury, a go nie widzisz, sprawdź, czy zarejestrowana płatność zawiera kwotę.

Gdzie przeglądać i wysyłać przypomnienia

Przejdź do Finanse i biznes → Przypomnienia o płatności w menu głównym. Kolejka pokazuje wszystkie szkice oczekujące na zatwierdzenie. Wybierz przypomnienie, aby edytować treść lub dodać kopię, a następnie zatwierdź je do wysyłki. Przetworzone przypomnienia pojawiają się w zakładce Historia.

Uwaga: Kolejka będzie pusta, jeśli żadna faktura nie jest przeterminowana lub jeśli przełącznik przypomnień o płatności nie został jeszcze włączony.

Faktury przeterminowane, których nikt nie windykuje

Przeterminowana faktura trafia do kolejki przypomnień tylko wtedy, gdy Flowtly widzi, że została wysłana. Kilka faktur nigdy tego nie spełnia, a wcześniej po prostu nie było ich na tym ekranie — nikt ich nie windykował i nic o tym nie mówiło. Wyświetla je zakładka Bez windykacji. Nic z tej zakładki nie jest wysyłane do klienta.

Fakturę umieszczają tam dwie różne przyczyny i wymagają one przeciwnych działań:

• Przyjęta przez KSeF, nigdy niewysłana e-mailem. Faktura została pomyślnie zgłoszona, a nikt nie wysłał jej klientowi, więc klient jej nigdy nie widział. Wiersz oferuje Wyślij fakturę, co otwiera zwykły ekran wysyłki.
• Wysłana, ale jej status nigdy nie został zapisany. Klient ją dostał; brakuje własnego zapisu Flowtly o wysyłce, dlatego faktura wypadła z kolejki. Nie wysyłaj jej ponownie — klient otrzymałby drugą kopię. Wiersz celowo nie oferuje akcji wysyłki, a fakturze trzeba poprawić status.

Akcja wysyłki pojawia się tylko wtedy, gdy możesz wysyłać faktury. Jeśli obsługujesz kolejkę przypomnień jako menedżer windykacji, nadal zobaczysz fakturę i powód, dla którego nie jest windykowana, ale bez odnośnika.

Kto dowiaduje się o wysłanym przypomnieniu

Gdy przypomnienie zostanie zatwierdzone i wysłane, Flowtly wysyła wiadomość e-mail do wszystkich osób w organizacji, które mogą obsługiwać kolejkę przypomnień — administratorów, menedżerów faktur i menedżerów windykacji. Wiadomość podaje fakturę, klienta, kwotę pozostałą do zapłaty, poziom przypomnienia oraz adres, na który przypomnienie faktycznie zostało wysłane, dzięki czemu widzisz, co otrzymał klient, bez otwierania kolejki.

To coś innego niż powiadomienie w aplikacji i na telefonie, które informuje, że przypomnienie czeka na zatwierdzenie. E-mail informuje, że przypomnienie już zostało wysłane.

Uwaga: Jeśli nie chcesz otrzymywać tych wiadomości, wyłącz powiadomienia Faktury we własnych preferencjach powiadomień. Ustawienie jest indywidualne, więc jego wyłączenie nie wstrzymuje powiadomień dla współpracowników.

Rozliczenie przez kompensatę

Jeśli klient jest też Twoim dostawcą, przeterminowaną fakturę możesz rozliczyć z jego dokumentami kosztowymi zamiast czekać na płatność. Otwórz przypomnienie dla tej faktury i kliknij Zadeklaruj kompensatę na dole panelu albo zaznacz przypomnienie i użyj Zadeklaruj kompensatę na pasku akcji. Zobacz Kompensata.

Przykładowe zastosowania

• Windykacja przeterminowanych faktur: Włącz funkcję, aby Flowtly przygotował szkic dla każdej przeterminowanej faktury sprzedażowej, a następnie przejrzyj i zatwierdź szkice za jednym razem.
• Faktury częściowo opłacone: Gdy klient zapłacił tylko część faktury, zatwierdź przygotowane przypomnienie, które podaje pozostałą kwotę do zapłaty.
• Rozliczenie z fakturą dostawcy: Gdy klient jest też Twoim dostawcą, zadeklaruj kompensatę z poziomu przypomnienia, zamiast czekać na płatność.
• Faktury, których nikt nie windykuje: Otwórz zakładkę Bez windykacji, aby znaleźć faktury przyjęte przez KSeF, ale nigdy niewysłane e-mailem, i je wysłać.