Szablony wierszy faktury
Niektórzy kontrahenci wymagają, aby wiersze faktur były sformułowane w określony sposób — zdanie z umowy, adres infrastruktury, numer referencyjny wskazany w kontrakcie. Kontrahent może przechowywać bibliotekę takich sformułowań, dzięki czemu raz zapisane zdanie wystarczy wybrać podczas wystawiania wiersza faktury — bez konieczności wpisywania go od nowa w każdym okresie rozliczeniowym.
Szablon dostarcza wyłącznie treść. Nie zmienia żadnej kwoty i nie tworzy wiersza.
Zapisywanie sformułowań przy kontrahencie
Otwórz kontrahenta i przejdź do Szablony wierszy faktury. Każdy szablon ma dwa pola:
- Nazwa — identyfikator wybierany podczas edycji faktury. Nie pojawia się na fakturze, więc nadaj mu nazwę pomocną dla osoby dokonującej wyboru: Dostęp do obiektu — miesięczny, Umowa ramowa — pierwszy najemca.
- Tekst — zdanie trafiające do wiersza faktury.
Nadaj każdemu szablonowi unikalną nazwę. Nazwa to jedyne, co widzisz przy wyborze, więc dwa szablony o tej samej etykiecie uniemożliwiają podjęcie decyzji.
Jeden kontrahent nie może mieć dwóch szablonów o tej samej nazwie, a nazwy są porównywane w sposób przybliżony, a nie znak po znaku: wielkość liter jest ignorowana, a większość liter akcentowanych jest traktowana jak ta sama litera co ich podstawowa forma — zatem Site access i Sité Access to ta sama nazwa. Kilka liter wyglądających jak formy akcentowane jest traktowanych jako samodzielne litery — ł obok l jest jedną z nich — więc mogą współistnieć. Jeśli nazwa jest już zajęta, pole Nazwa o tym informuje i szablon nie jest zapisywany; zmień nazwę i zapisz ponownie.
Szablony może utrzymywać każda osoba z uprawnieniami do edycji kontrahenta. Znajdują się obok innych ustawień domyślnych kontrahenta, takich jak domyślny projekt i tagi.
Uzupełnianie okresu rozliczeniowego
Sformułowanie powtarzające się co okres zwykle musi wskazywać, który okres obejmuje. Dwa symbole zastępcze są uzupełniane automatycznie w momencie zastosowania szablonu:
| Symbol zastępczy | Staje się |
|---|---|
{period} |
Miesiąc rozliczeniowy — na przykład 07/2026. |
{quarter} |
Kwartał — na przykład Q3 2026. |
Szablon zapisany jako Opłata za dostęp do infrastruktury, ul. Młyńska 18, za okres {period} trafi do wiersza faktury jako Opłata za dostęp do infrastruktury, ul. Młyńska 18, za okres 07/2026.
Użyj {quarter} dla kontrahentów fakturowanych kwartalnie, a {period} dla pozostałych. Nic nie jest wywnioskowane z kontrahenta — to wybrany szablon określa, co chcesz powiedzieć.
Wszystko inne ujęte w nawiasy klamrowe nie jest symbolem zastępczym i zostanie wydrukowane dokładnie tak, jak wpisano. Edytor sygnalizuje to, gdy wykryje taki ciąg — na wypadek literówki — ale nadal pozwala zapisać: tekst widoczny na wydruku łatwiej zauważyć i poprawić niż lukę w wierszu.
Format miesiąca — 07/2026, 07.2026 lub 2026-07 — ustawiany jest raz dla całej organizacji w Ustawieniach organizacji. Jest celowo oddzielony od formatu daty, ponieważ okres rozliczeniowy obejmuje miesiąc i nie ma dnia. Kwartały są wyświetlane jako Q3 2026 niezależnie od tego ustawienia.
Stosowanie szablonu do wiersza faktury
Podczas edycji wiersza faktury wybierz Użyj szablonu. Lista pokazuje każdy szablon kontrahenta wyrenderowany dla okresu rozliczeniowego faktury — widzisz zdanie tak, jak zostanie wydrukowane (wraz z miesiącem), a nie surowy tekst z symbolem zastępczym.
Wybranie szablonu wpisuje jego tekst do pola opisu wiersza. To jest cały efekt:
- Żadna kwota nie ulega zmianie. Ilość, cena netto, VAT, rabat i suma faktury pozostają dokładnie takie, jak zostały ustawione.
- Żaden wiersz nie jest tworzony. Jeśli kontrahent jest fakturowany w trzech wierszach, należy dodać trzy wiersze i wybrać szablon dla każdego z nich. Nic ich nie generuje automatycznie.
- Tekst staje się własną treścią wiersza. Jest kopiowany, a nie linkowany, więc można go edytować jak każdy inny opis.
Użyj szablonu pojawia się tylko wtedy, gdy klient faktury jest powiązany z kontrahentem, który ma zapisane szablony. Jeśli opcja jest niewidoczna, albo klient nie ma rekordu kontrahenta, albo biblioteka tego kontrahenta jest pusta.
Wybranie szablonu zastępuje dotychczasową treść opisu wiersza — najpierw wybierz szablon, a potem wprowadzaj poprawki, nie odwrotnie.
Edycja szablonu po czasie
Ponieważ sformułowanie jest kopiowane do wiersza w momencie wyboru, późniejsza zmiana szablonu wpływa wyłącznie na wiersze zapisane od tego momentu. Faktury już wystawione, zatwierdzone lub wysłane zachowują tekst, z którym zostały wystawione — nic ich nie nadpisuje.
Jeśli wiersz zawiera błąd, popraw ten wiersz — wybierz inny szablon lub edytuj opis bezpośrednio.
Przykładowe zastosowania
- Zapisz dokładne zdanie z umowy wymagane przez wynajmującego na każdej miesięcznej fakturze za infrastrukturę i stosuj je jednym kliknięciem co miesiąc.
- Przechowuj jeden szablon na odbiorcę końcowego w ramach jednej umowy ramowej i wybieraj inny dla każdego wiersza tej samej faktury.
- Formułuj wiersze kontrahenta fakturowanego kwartalnie przy użyciu
{quarter}, aby okres był wyświetlany jakoQ3 2026bez konieczności wpisywania. - Zmień format okresu w organizacji na
2026-07, aby każdy wiersz oparty na szablonie był zgodny z oczekiwaną notacją systemu księgowego. - Popraw odniesienie do umowy w szablonie kontrahenta, mając pewność, że faktury już wysłane do tego kontrahenta pozostają niezmienione.