Klienci
Klienci są niezbędni w procesie wystawiania faktur. Moduł Klientów w Flowtly to centralne miejsce do zarządzania kompletnymi informacjami i interakcjami dotyczącymi klientów. Umożliwia prowadzenie szczegółowej bazy danych klientów, obejmującej dane kontaktowe, historię płatności wraz z powiązanymi fakturami, wszystkie powiązane transakcje oraz dokumenty.
Tworzenie i edycja klienta
Możesz szybko dodać nowych klientów, wypełniając prosty formularz, który gromadzi wszystkie niezbędne dane, takie jak nazwa firmy, dane kontaktowe, adresy do faktur oraz wszelkie niestandardowe pola istotne dla Twojej działalności. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
Przejdź do sekcji Klienci:
Otwórz Kontrahenci w menu głównym, w grupie Kontrahenci i umowy, i wybierz zakładkę Klienci.
Zobaczysz wszystkich kontrahentów, którzy są klientami, wraz z ich rolami, kompletnością rekordu, rachunkami bankowymi i tagami.
Nad listą znajduje się pole wyszukiwania, które umożliwia szybkie odnalezienie klienta po nazwie.
Utwórz nowego klienta:
Kliknij Dodaj kontrahenta i wybierz rolę klient. W zakładce Klienci rola jest już wybrana.
Okno prosi o numer podatkowy, kraj i nazwę, a dla polskiego NIP-u uzupełnia nazwę na podstawie rejestru firm. Jest ono opisane w Kontrahenci.
Zapisz i przeglądaj:
- Po zapisaniu klient pojawi się na liście. Otwórz jego rekord za pomocą Otwórz kartę i przejdź linkiem w sekcji Klient do strony klienta, gdzie możesz uzupełnić dodatkowe informacje w następujących zakładkach:
Zakładka Podsumowanie: zawiera podsumowanie kluczowych informacji o kliencie, takich jak nazwa, kraj, waluta i język dokumentów. Wyświetla szczegółowe dane, takie jak numer VAT, terminy płatności i domyślny podwykonawca. Użytkownicy mogą łatwo edytować podstawowe dane i dane finansowe bezpośrednio z tego widoku. Po prawej stronie sekcja notatek umożliwia użytkownikom dodawanie notatek i zarządzanie nimi. Tylko autor może edytować własne notatki.
Zakładka Dokumenty: W zakładce Dokumenty użytkownicy mogą przesyłać i przechowywać pliki powiązane z danym klientem. Może to obejmować umowy, faktury, porozumienia lub inne ważne dokumenty.
Z poziomu formularza dodawania dokumentu użytkownicy mogą wybrać istniejący typ dokumentu lub utworzyć nowy, klikając przycisk „Nowy typ dokumentu”.
Otworzy się okno modalne, w którym użytkownik może zdefiniować nazwę typu dokumentu, podać opcjonalny opis oraz określić, czy dany typ dokumentu ma datę ważności.
Nowo utworzone typy dokumentów z tego okna modalnego są dostępne wyłącznie dla obiektów klientów. Aby dodać więcej globalnych typów dokumentów, przejdź do Ustawienia organizacji → Typy dokumentów.
Zakładka Adres: W zakładce Adres możesz wprowadzić fizyczny adres klienta. Formularz zawiera następujące opcjonalne pola:
- Ulica
- Numer budynku
- Numer lokalu
- Miasto
- Kod pocztowy
- Kraj
- Numer telefonu
Nie ma przycisku Zapisz. Sześć pól adresu zapisuje się razem, jako jedna zmiana, gdy opuścisz tę grupę, a numer telefonu zapisuje się osobno. Uzupełnij z GUS (NIP) pobiera adres z polskiego rejestru działalności gospodarczej i zapisuje go za jednym razem. Status w nagłówku strony klienta, po nazwie, pokazuje, czy wszystko na zakładce jest zapisane, a ostatnią zmianę można cofnąć przez 8 sekund; zobacz Formularze zapisujące się na bieżąco.
Zakładka Płatności: Ta zakładka wyświetla wszystkie faktury wystawione dla danego klienta za pośrednictwem Flowtly. W miarę otrzymywania płatności od klienta, Zapłacona Kwota zostanie automatycznie zaktualizowana, aby odzwierciedlić zarejestrowane transakcje.
Możesz również ręcznie przypisać transakcje do faktury, klikając „Przypisz transakcję” i wybierając je z listy rozwijanej. Przycisk „Przypisz transakcję” jest zawsze widoczny, niezależnie od tego, czy istnieją nieprzypisane transakcje dla danego klienta.
Jeśli nie ma dostępnych pasujących transakcji, okno modalne wyświetli komunikat „Brak wyników”.
W oknie modalnym, które otwiera się po kliknięciu „Przypisz transakcję”, możesz określić dokładną kwotę do przypisania do faktury. Domyślnie pole „Kwota transakcji” wyświetli wartość odpowiadającą pełnej kwocie faktury. Jeśli kwota transakcji jest niższa niż kwota faktury, zostanie wyświetlona pełna kwota transakcji.
Po zapisaniu kolumna Zapłacona Kwota zostanie odpowiednio zaktualizowana, a wyświetlona zostanie ikona wskazująca, czy faktura jest w pełni opłacona, czy częściowo opłacona. Po przypisaniu transakcji do faktury, pojawia się ona jako osobny wiersz pod fakturą. Możesz kliknąć na nią, aby zostać przekierowanym do strony szczegółów transakcji. Dodatkowo, każda faktura na liście jest klikalna i przekierowuje Cię na stronę „Podgląd faktury”. Każdą przypisaną transakcję można również usunąć z faktury, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Zakładka Kontakty: Ta zakładka umożliwia zdefiniowanie różnych typów kontaktów dla klienta. Dostępne typy to: Kontakt ogólny (zwykle ogólna osoba kontaktowa dla klienta), Rozliczenia (osoba odpowiedzialna za obsługę faktur i komunikację dotyczącą płatności), Windykacja (osoba, z którą należy się skontaktować w przypadku problemów z zaległymi płatnościami lub działań windykacyjnych). Oprócz typu kontaktu należy podać imię i nazwisko oraz adres e-mail. Stanowisko i numer telefonu kontaktowego są polami opcjonalnymi. Po zapisaniu kontakt pojawi się na liście. Możesz aktualizować i usuwać te kontakty w zależności od potrzeb, zapewniając, że w każdym konkretnym aspekcie zarządzania klientem zostanie skontaktowana właściwa osoba.
Uwaga: Tylko kontakt do spraw rozliczeń zostanie użyty do automatycznego uzupełniania danych klienta podczas generowania faktur PDF i ich wysyłania do klienta. Zapewnia to, że faktury są wysyłane do właściwej osoby zarządzającej procesami rozliczeń i płatności.
Edycja istniejącego klienta:
Aby edytować istniejącego klienta:
- Otwórz klienta z zakładki Klienci w Kontrahentach i przejdź linkiem w sekcji Klient jego rekordu do strony klienta.
- Na karcie klienta znajdź sekcję, którą chcesz zaktualizować (np. Podstawowe informacje lub Szczegóły).
- Kliknij przycisk „Edytuj” w tej sekcji.
- Wprowadź niezbędne zmiany.
- Zamknij okno, gdy skończysz. Jeśli zmiana została odrzucona, pole podaje powód, a Flowtly pyta, zanim zamkniesz okno i ją utracisz. Ostatnią zmianę można cofnąć przez kilka sekund, a zmiana wykonana bez połączenia czeka i zapisuje się sama po jego przywróceniu; zobacz Formularze zapisujące się na bieżąco.
Przykładowe scenariusze użycia
- Przed wystawieniem pierwszej faktury musisz skonfigurować profil klienta, wprowadzając jego dane rozliczeniowe i kontaktowe.
- Chcesz zaktualizować adres klienta, warunki płatności lub osobę kontaktową, aby upewnić się, że wszystkie przyszłe faktury będą wystawiane poprawnie.
- Musisz przejrzeć historię płatności klienta, w tym wszystkie przeszłe faktury i powiązane transakcje, aby uzgodnić jego konto lub monitorować przeterminowane płatności.
- Przechowywanie ważnych dokumentów, takich jak umowy, umowy serwisowe lub NDA, bezpośrednio w profilu klienta dla łatwego dostępu i usprawnienia prowadzenia dokumentacji.
- Zarządzanie oddzielnymi kontaktami dla jednego klienta, takimi jak kontakt ogólny, kontakt do spraw rozliczeń (do komunikacji dotyczącej faktur) i kontakt do spraw windykacji (w przypadku problemów z płatnościami).