Urlop wypoczynkowy

Flowtly umożliwia konfigurację limitów urlopu wypoczynkowego zarówno na poziomie całej organizacji, jak i pojedynczego pracownika. Taka elastyczność pozwala uwzględnić różne sytuacje, w tym zmiany stażu pracy pracownika czy indywidualne ustalenia umowne. Domyślnie limity urlopu wypoczynkowego dla wszystkich pracowników ustawiane są w ustawieniach organizacji. W przypadku sytuacji dotyczących konkretnego pracownika, np. zmiany stażu pracy, skorzystaj z ustawień indywidualnego limitu urlopu dostępnych w profilu pracownika.

Konfiguracja indywidualnych limitów urlopu wypoczynkowego

Każdy limit urlopu wypoczynkowego można skonfigurować dla określonego rodzaju umowy oraz na zdefiniowany okres. Aby ustalić lub zmienić limit urlopu dla pracownika, dodaj wpis określający liczbę dni (np. 26 dni) oraz datę, od której limit zaczyna obowiązywać. Formularz wymaga podania następujących informacji:

Dni - liczba dni w ramach limitu urlopu wypoczynkowego.
Data rozpoczęcia - data, od której limit zaczyna obowiązywać.
Wariant - wariant umowy, do którego odnosi się limit (np. umowa o pracę lub B2B).
Rodzaj urlopu - konkretny typ urlopu, którego dotyczy limit.

Po skonfigurowaniu limitu urlopu wypoczynkowego pojawia się on na liście pracowników w kolumnie Dni wolne/rok i jest uwzględniany w kolumnie Pozostałe dni wolne.

Aby zmienić limit urlopu pracownika, usuń istniejący wpis, jeśli dany limit nie powinien już obowiązywać, lub dodaj nowy wpis, aby ustawić inny limit. Nowy wpis zastępuje wcześniejsze ustawienia dla tej samej umowy i rodzaju urlopu od podanej daty rozpoczęcia. Przykładowo, jeśli limit pracownika jest tymczasowo zwiększany na określony czas, dodaj wpis z podwyższonym limitem, a następnie kolejny wpis przywracający standardowy limit po zakończeniu tego okresu. Limity urlopowe obowiązują bezterminowo od wskazanej daty rozpoczęcia, aż do momentu wprowadzenia kolejnej zmiany dla tej samej umowy i rodzaju urlopu.

Jak wyliczany jest wymiar urlopu

Zakładka urlopu wypoczynkowego pracownika otwiera się na saldzie: karcie Pozostałe saldo nieobecności z ubiegłorocznymi dniami poniżej niej oraz karcie Jak to liczymy obok obu. Na wąskim ekranie układają się jedna pod drugą.

Pozostałe saldo nieobecności to ta sama informacja, którą pracownik widzi u siebie: Dostępne teraz, Do końca roku, roczny wymiar jako etykieta oraz pasek pokazujący, ile już naliczono i ile wykorzystano. To jedyne miejsce na tej zakładce, gdzie pojawia się saldo. Na innych zakładkach tej osoby nagłówek niesie tę samą wartość, a pod nią liczbę na koniec roku, więc obie nie mogą się rozejść; na zakładce urlopu wypoczynkowego ta karta jest pominięta, żeby nie powtarzać tej samej liczby.

Jak to liczymy to rachunek stojący za tą liczbą i kończy się dokładnie na liczbie z karty obok:

Limit roczny: dni ustawione dla tej umowy, z etykietą mówiącą, skąd pochodzą: Indywidualny dla wpisu z tej zakładki albo domyślny limit organizacji. Tak czy inaczej jest to wymiar dla pełnego etatu.
× EPE z umowy: wymiar etatu z aktywnej umowy, ten sam procent co przy wymiarze etatu i godzinach tygodniowo.
Naliczono do dziś: ile z roku już się naliczyło, w odniesieniu do wymiaru rocznego.
Wiersze przeniesienia z poprzedniego roku, dni przepadłych i wykorzystanych pojawiają się tylko wtedy, gdy nie są zerowe.
Dostępne teraz: suma, ta sama liczba co na karcie powyżej.

Na wąskim ekranie panel jest zwinięty; wybierz Jak to liczymy, aby go otworzyć.

Liczba w kolumnie Dni to wymiar dla pełnego etatu. EPE stosuje do niej Flowtly później. Wpisanie limitu indywidualnego już ręcznie pomniejszonego dla osoby na część etatu przelicza go drugi raz i zostawia ją ze zbyt małą liczbą dni. Dla połowy etatu przy 20 dniach w organizacji poprawny limit indywidualny to wciąż 20; albo żaden, skoro domyślny już mówi 20.

Saldo zawsze jest odczytywane na określony dzień i uwzględnia urlop do tego dnia włącznie. Urlop zarezerwowany na późniejszy dzień, w tym na dzień roboczy bezpośrednio po nim, nie pomniejsza salda pokazanego na ten dzień.

Dni przeniesione z poprzedniego roku

Pod kartą Pozostałe saldo nieobecności, Urlop z <rok> pokazuje, z czym ta osoba weszła w bieżący rok i czy ktoś to wpisał. Liczba wpisana przez człowieka jest oznaczona wpisane ręcznie; liczba, którą Flowtly wyliczyło z poprzedniego roku; wyliczone. Użyj przycisku dodania albo edycji i usunięcia przy istniejącej wartości.

Liczba dni, z którymi dana osoba zaczęła rok, to zapis, a nie to, co wciąż może wykorzystać, więc wiersz pokazuje ją jako cztery osobne wartości:

Stan początkowy · 1 sty <rok> — dni przeniesione na początek roku.
Wykorzystane z tej puli — ile z nich już wykorzystano.
Przepadło — ile przepadło niewykorzystanych w dniu wygaśnięcia.
Wciąż dostępne — co zostało z przeniesienia na dziś. To wartość, którą warto sprawdzić, planując urlop.

Gdy Flowtly nie jest w stanie ustalić, ile z przeniesienia wykorzystano lub ile przepadło, pokazywana jest tylko wartość początkowa, a nie zera, których nikt nie zmierzył. Gdy osoba wchodzi w rok z deficytem — wzięła więcej urlopu, niż wypracowała — wiersz pokazuje wartość początkową poniżej zera oraz Odliczone od <rok>, czyli kwotę odjętą od tegorocznego wymiaru, i nic więcej: nie ma puli do wykorzystania i nic nie może przepadnąć.

Gdy przeniesione dni wciąż są dostępne i mają termin wygaśnięcia, karta Pozostałe saldo nieobecności oraz karta dni wolnych na stronie głównej ostrzegają o nich: <kwota> z <rok> wygasa <data>. Wykorzystaj je najpierw. Kwota to to, co zostało z przeniesienia, a nie wartość początkowa. Gdy przeniesienie zostanie wykorzystane albo wygaśnie, ostrzeżenie ustępuje miejsca ustalonej informacji, takiej jak Z <rok>: <kwota> wykorzystane.

Wartość wpisana ręcznie ma sekcję Źródło, notatka i opcje wpisu ręcznego. Otwórz ją, aby przeczytać notatkę dodaną do wartości oraz, jeśli masz prawo ją zmieniać, co robi edycja i usunięcie. Flowtly nie pokazuje, kto wpisał wartość, kiedy, ani jaką wyliczoną wartość zastąpiła, a sekcja mówi o tym otwarcie, zamiast pokazywać puste miejsce: Wpisał(a): brak danych · Data wpisu: brak danych. oraz Zastąpiona wartość wyliczona: brak danych.

Usunięcie wartości wpisanej ręcznie prosi najpierw o potwierdzenie: Usunąć ten wpis? Ponownie obowiązuje urlop zaległy wyliczony z ustawień organizacji, a bilans tej osoby jest przeliczany ponownie.

Ma to znaczenie przede wszystkim dla organizacji, która zaczęła korzystać z Flowtly w trakcie roku: dni, z którymi ludzie przyszli, to właśnie te, których Flowtly nie jest w stanie samo wyliczyć.

Skąd pochodzi każdy limit

Tabela limitów znajduje się pod nagłówkiem Limity roczne, z jedynym na tej zakładce przyciskiem Dodaj limit roczny obok. Przycisk jest widoczny tylko dla osób mających prawo zarządzać umowami.

Usunięcie indywidualnego limitu prosi najpierw o potwierdzenie: Usunąć ten indywidualny limit? Dla tej osoby ponownie obowiązuje wyliczenie organizacji, a jej bilans jest przeliczany według obowiązującej reguły.

Każdy wiersz tabeli niesie etykietę źródła: Indywidualny dla limitu ustawionego na tej zakładce, domyślny limit organizacji wraz z wariantem oraz = domyślny jako ostrzeżenie, gdy wiersz indywidualny jedynie powtarza limit domyślny; taki wiersz wygląda niegroźnie, a potem po cichu przetrwa najbliższą zmianę domyślnego. Stopka tabeli liczy takie wiersze.

Gdy Flowtly nie jest w stanie ustalić, skąd pochodzą wiersze, etykieta każdego z nich pokazuje Brak danych o źródle, a linia pod tabelą mówi: Pierwotna reguła i historia wpisów dla tych wierszy są niedostępne. — zamiast nie pokazywać żadnej etykiety, co wyglądałoby, jakby wiersze po prostu podlegały domyślnemu limitowi organizacji.

Obowiązujący limit domyślny organizacji jest wypisany również, na szaro, z przyciskiem do ustawień organizacji. Limit domyślny zastąpiony wierszem indywidualnym jest tak opisany.

Jeśli ani limit indywidualny, ani domyślny nie obejmuje wariantu umowy tej osoby, zakładka mówi o tym na czerwono, zamiast pokazywać zero wyglądające jak wyczerpane saldo.

Na wąskim ekranie każdy wiersz tabeli staje się osobną kartą.

Naliczanie nadgodzin

Tam, gdzie Twoja organizacja nalicza nadgodziny, Flowtly co miesiąc oblicza, ile godzin osoba zarejestrowała ponad swoją normę czasu pracy, i proponuje dodanie ich do puli nadgodzin tej osoby, z której korzystają dni Pick Up Day. Nic nie jest dodawane, dopóki ktoś nie zaakceptuje propozycji. Propozycje są wymienione w sekcji Naliczanie nadgodzin, pod tabelą limitów. Sekcja pojawia się dopiero wtedy, gdy osoba ma co najmniej jedną propozycję, więc w organizacji, która nie nalicza nadgodzin, nie jest wyświetlana wcale.

Każdy wiersz to jeden miesiąc:

Miesiąc i Nadgodziny, czyli godziny ponad normę, które mogą być ujemne;
Pula przed i Pula po, czyli stan puli przed godzinami tego miesiąca i po nich;
Status: Oczekuje, Zaakceptowano lub Odrzucono.

Wszystkie wartości są podane w dniach, godzinach i minutach, tak samo jak w tabeli limitów powyżej, dzięki czemu zaakceptowany miesiąc wygląda tak samo w obu miejscach. Zaakceptowany wiersz pokazuje wartości takie, jakie były w chwili akceptacji: pula jest liczona ponownie na podstawie tego, co obowiązuje w tym momencie, i nigdy nie spada poniżej zera. Odrzucony wiersz pokazuje myślnik w obu polach puli, ponieważ nic nie dodał.

Wiersz oczekujący oferuje Zaakceptuj i Odrzuć:

Zaakceptuj dodaje godziny miesiąca do puli jednym kliknięciem, jako nowy wiersz w tabeli limitów powyżej. Saldo i tabela odświeżają się od razu.
Odrzuć najpierw prosi o potwierdzenie: nic nie jest dodawane do puli, a ten miesiąc nie jest już proponowany.

Jeśli miesiąc został już rozstrzygnięty gdzie indziej, Flowtly informuje o tym i odświeża listę. Jeśli uprawnienia nadgodzinowe osoby nie pozwalają w tej chwili dodać godzin, na przykład dlatego, że tego samego dnia ręcznie wprowadzono uprawnienie albo pula jest podzielona według powodu, Flowtly informuje o tym, a miesiąc pozostaje oczekujący; sprawdź uprawnienia powyżej.

Sekcja jest widoczna dla osób, które mogą zarządzać pracownikami. Akceptowanie i odrzucanie wymaga też prawa do zarządzania umowami; bez niego sekcja jest tylko do odczytu.

Przykładowe zastosowania

Dostosowanie urlopu do stażu pracy: Zwiększ limit urlopu wypoczynkowego pracownika z 20 do 26 dni po osiągnięciu określonego stażu pracy, obowiązujący od konkretnej daty.
Wdrażanie specjalnych ustaleń umownych: Przyznaj pracownikowi tymczasowe zwiększenie liczby dni urlopowych na podstawie wyjątkowej umowy lub projektu, a następnie przywróć standardowy limit po zakończeniu tego okresu.
Różnicowanie urlopu według rodzaju umowy: Skonfiguruj odrębne limity urlopu wypoczynkowego dla pracowników zatrudnionych na standardowej umowie o pracę oraz dla tych na umowach B2B.
Korekta lub aktualizacja uprawnień urlopowych: Zmodyfikuj przydział urlopu wypoczynkowego pracownika w przypadku zmiany polityki firmy lub błędu we wcześniejszych ustawieniach.