Zamknij miesiąc w Flowtly

Zanim zaczniesz

Czego potrzebujesz

• Dostęp administratora albo uprawnienia finansowe do faktur, faktur przychodzących, transakcji i księgowości.
• Zakończony miesiąc, w którym godziny zespołu są zarejestrowane w projektach.
• Opiekun klienta każdego projektu, dostępny, aby zatwierdzić miesiąc.

1. 1

   Sprawdź, czy miesiąc każdego projektu dla klienta jest zatwierdzony

   Otwórz Projekty w menu. Lista ma kolumnę Zatwierdzenie, a wybór Miesiąc zatwierdzenia obok filtrów określa, który miesiąc pokazuje. Domyślnie jest to poprzedni miesiąc, czyli ten, który zwykle się zamyka. Każdy projekt dla klienta ma status Nierozpoczęte, W weryfikacji, Zatwierdzone lub Otwarte ponownie, a projekt bez klienta ma status Nie dotyczy. Tylko Zatwierdzone informuje dział finansów, że miesiąc można zafakturować, więc kliknij każdy inny stan, aby otworzyć weryfikację tego projektu.

   Wskazówki

   • Zatwierdza opiekun klienta projektu, a nie administrator. Klika Rozpocznij weryfikację, w razie potrzeby koryguje pozycje z podaniem powodu, a potem klika przycisk Zatwierdź z nazwą miesiąca i potwierdza.
   • Aby poprawić zatwierdzony miesiąc, administrator otwiera go i klika Otwórz ponownie. Wcześniej zatwierdzony raport pozostaje zapisem tego, co zostało zatwierdzone, a miesiąc trzeba zatwierdzić ponownie.
   • W zatwierdzonym miesiącu Otwórz zatwierdzony raport pokazuje raport dokładnie w takiej postaci, w jakiej został zatwierdzony.

   • Otwórz Projekty
2. 2

   Potwierdź, że faktury sprzedażowe z danego miesiąca zostały wysłane

   Przejdź do Sprzedaż → Faktury. Otwórz filtr Okres sprzedaży i wybierz Zeszły miesiąc. Następnie otwórz filtr Status i zaznacz szkic oraz Wysyłanie..., aby zobaczyć, co jest jeszcze otwarte. Szkic nie został jeszcze wystawiony. Wysyłanie... oznacza, że faktura jest wystawiona, ale Flowtly nie odnotował jej doręczenia. Dokończ każdy wiersz, aż w danym miesiącu zostaną tylko faktury ze statusem wysłano.

   Wskazówki

   • Jeśli faktura dotarła do klienta poza Flowtly, użyj opcji Oznacz jako wysłaną w jej menu. Flowtly oferuje ją tylko dla faktury, która jest wystawiona i nie została jeszcze odnotowana jako wysłana.
   • Przy e-fakturowaniu wystawiona faktura może mieć status Przetwarzanie, dopóki jej e-faktura jest jeszcze obsługiwana.

   • Otwórz Faktury
3. 3

   Przetwórz faktury przychodzące z danego miesiąca

   Przejdź do Zakupy → Faktury dostawców. Jeśli e-fakturowanie jest włączone dla Twojej organizacji, najpierw kliknij Sprawdź e-faktury, aby pobrać nowe faktury z KSeF. Ustaw filtr Okres na Poprzedni miesiąc. Filtruje on według miesiąca, do którego przypisana jest faktura. Otwórz każdą fakturę, która wymaga jeszcze pracy, i dokończ ją, aby nic z tego miesiąca nie zostało zrobione do połowy.

   Wskazówki

   • Po kliknięciu przycisk pokazuje Żądanie wysłane. Jest ukryty, gdy e-fakturowanie nie jest włączone dla Twojej organizacji.
   • Jeśli akceptacja faktur jest włączona, otwórz Oczekujące akceptacje w sekcji Faktury dostawców, aby zobaczyć, co wciąż czeka na osobę zatwierdzającą. Czekają na mnie pokazuje faktury czekające na Ciebie.
   • Niezapłacone w tym samym menu pokazuje faktury przychodzące, które nie zostały jeszcze opłacone. Działa także wtedy, gdy akceptacja faktur jest wyłączona.

   • Otwórz Faktury dostawców
4. 4

   Uporządkuj transakcje wymagające uwagi

   Otwórz Action center w menu i wybierz Porządkowanie transakcji. Pole Transakcje wymagające uwagi pokazuje, ilu transakcjom bankowym brakuje danych. Brak uzasadnienia obejmuje transakcje, za którymi nic nie stoi, na przykład załączony dokument lub notatka. Brak budżetu obejmuje transakcje nieprzypisane do budżetu. Otwórz filtr Data i wybierz Zeszły miesiąc, a następnie uzupełniaj kolejne transakcje, aż liczba spadnie do zera.

   Wskazówki

   • Po otwarciu strony zaznaczone są oba pola: Brak uzasadnienia i Brak budżetu. Odznacz jedno, aby zająć się samym drugim.
   • Każde pole wyboru pokazuje w nawiasie własną liczbę, więc przed rozpoczęciem widzisz, który rodzaj braków jest większy.

   • Otwórz Porządkowanie transakcji
5. 5

   Monituj faktury, które wciąż nie są zapłacone

   Przejdź do Sprzedaż → Faktury → Przypomnienia o płatności. Zakładka Oczekujące pokazuje przypomnienia dotyczące przeterminowanych, niezapłaconych faktur, po jednym wierszu na fakturę, a nic nie trafia do klienta, dopóki tego nie zatwierdzisz. Zaznacz przypomnienia do wysłania i kliknij Zatwierdź i wyślij zaznaczone albo Odrzuć zaznaczone w przypadku tych, które nie powinny wyjść. Następnie otwórz zakładkę Bez monitów. Pokazuje ona przeterminowane faktury, które zostały wysłane, ale nie są w kolejce przypomnień.

   Wskazówki

   • Jeśli zakładka Oczekujące pozostaje pusta, sprawdź, czy opcja Wysyłaj przypomnienia o niezapłaconych fakturach jest włączona w Ustawienia → Finanse i biznes → Przypomnienia o płatnościach.
   • Na zakładce Bez monitów wiersz z akcją Wyślij fakturę oznacza fakturę, która nigdy nie została wysłana klientowi e-mailem. Wiersz bez tej akcji został już wysłany, więc nie wysyłaj go ponownie.

   • Otwórz Przypomnienia o płatności
6. 6

   Przekaż miesiąc księgowemu

   Otwórz Księgowość → Księgowość i wybierz zakładkę Eksport. Za pomocą nawigacji miesięcy u góry cofnij się do miesiąca, który zamykasz. Ten miesiąc wraca do bieżącego. Każdy wiersz, na przykład Faktury i Koszty, ma własny przycisk Eksport z formatami, które importuje Twój program księgowy. Następnie otwórz zakładkę Pytania, która pokazuje każde pytanie ze statusem Otwarte lub Odpowiedziane, i odpowiedz na te, które czekają na Ciebie.

   Wskazówki

   • Jeśli eksport do Optimy pokaże Sprawdź te dokumenty przed wczytaniem do Optimy, zobaczysz listę dokumentów do poprawienia. Popraw je i ponownie wyeksportuj miesiąc.
   • Otwórz pytanie, aby odpowiedzieć w jego wątku, i kliknij Oznacz jako rozwiązane, gdy sprawa zostanie wyjaśniona.
   • Zakładki Wyciągi bankowe / MT940, Koszty i Faktury zachowują wybrany miesiąc, gdy na nie przechodzisz, więc możesz przejrzeć, co trafia do eksportu.

   • Otwórz zakładkę Eksport