Polska firma — tworzymy w Polsce 🇵🇱

Miesięczne zatwierdzenie projektu

Zespół redakcyjny Flowtly4 min

Na koniec każdego miesiąca opiekun klienta (account manager) projektu klienta potwierdza godziny i stawki, które zostaną zafakturowane za ten miesiąc. Gdy je zatwierdzi, dział finansów widzi na liście projektów, że miesiąc jest zatwierdzony, i może go zafakturować. Zatwierdzony raport zostaje zachowany jako zapis tego, co zobaczył klient.

Kto co robi

  • Zatwierdza opiekun klienta projektu. To osoba w zespole projektu ze stanowiskiem Account Manager. Sama rola Account Manager w organizacji nie wystarczy: zatwierdzasz tylko te projekty, w których jesteś członkiem zespołu na tym stanowisku. Etap z własnym opiekunem klienta zatwierdza ta osoba.
  • Finanse śledzą. Osoby z dostępem do faktur widzą stan zatwierdzenia każdego projektu i dostają powiadomienie, gdy miesiąc zostanie zatwierdzony lub otwarty ponownie. Nie zatwierdzają.
  • Administrator otwiera ponownie. Administrator może ponownie otworzyć zatwierdzony miesiąc, aby można go było poprawić. Administrator nie może zatwierdzić w imieniu opiekuna klienta.

Zatwierdzenie mają tylko projekty z przypisanym klientem.

Kolumna Zatwierdzenie

Lista projektów ma kolumnę Zatwierdzenie; na telefonie każda karta projektu ma zamiast tego wiersz Zatwierdzenie. Pokazuje stan jednego miesiąca dla każdego projektu:

  • Nierozpoczęte: nikt jeszcze nie rozpoczął weryfikacji.
  • W weryfikacji: opiekun klienta rozpoczął weryfikację i jeszcze jej nie zatwierdził.
  • Zatwierdzone: zatwierdzone, z datą i nazwiskiem osoby, która zatwierdziła.
  • Otwarte ponownie: administrator ponownie otworzył zatwierdzony miesiąc i trzeba go zatwierdzić jeszcze raz.
  • Nie dotyczy: projekt nie ma klienta.

Pole Miesiąc zatwierdzenia obok filtrów wybiera miesiąc. Domyślnie jest to poprzedni miesiąc, czyli ten, który zwykle się zamyka, a wybór jest zapisywany w adresie strony, więc udostępniony link otwiera ten sam miesiąc. Kolumny nie można jeszcze filtrować według stanu.

Kliknij stan, aby otworzyć weryfikację tego projektu i miesiąca. Kolumnę widzą osoby z dostępem do faktur, administratorzy oraz każdy, kto jest opiekunem klienta w co najmniej jednym projekcie.

Weryfikacja miesiąca

  1. Kliknij stan w kolumnie Zatwierdzenie albo otwórz link z powiadomienia.
  2. Kliknij Rozpocznij weryfikację. Flowtly przygotuje szkic raportu dla klienta za ten projekt i miesiąc.
  3. Sprawdź godziny i stawki. Możesz skorygować pozycję, a każda korekta wymaga podania powodu.
  4. Sprawdź panel Nieobecności w tym miesiącu. Pokazuje nieobecności każdego członka zespołu w danym miesiącu, w dniach roboczych i godzinach. Nieobecności są pokazane dla kontekstu i nigdy nie są odejmowane od godzin. Gdy nieobecność przechodzi na poprzedni lub następny miesiąc, liczona jest tylko jej część przypadająca na ten miesiąc.
  5. Kliknij przycisk zatwierdzenia i potwierdź.

W trakcie weryfikacji szkic widzisz tylko Ty. Pozostali widzą raport po jego zatwierdzeniu.

Po zatwierdzeniu

  • Miesiąc ma stan Zatwierdzone z datą i Twoim nazwiskiem, a dział finansów dostaje powiadomienie.
  • Otwórz zatwierdzony raport otwiera raport dokładnie w takiej postaci, w jakiej został zatwierdzony.
  • Aby zmienić zatwierdzony miesiąc, poproś administratora. Klika on Otwórz ponownie i potwierdza; miesiąc ma stan Otwarte ponownie, a opiekun klienta weryfikuje go i zatwierdza jeszcze raz.

Ukrywanie osoby w raportach klienta

Niektórzy klienci nie powinni widzieć nazwiska konkretnej osoby pracującej przy ich projektach. Na stronie klienta, w zakładce Przegląd, znajduje się sekcja Osoby ukryte na fakturach i raportach tego klienta. Wybierz osobę i kliknij Ukryj. Aby znów pokazać nazwisko, użyj przycisku usuwania obok niego. Wymaga to roli menedżera klientów.

Ukrywane jest tylko nazwisko. Godziny, stawki i sumy tej osoby pozostają w raporcie dla klienta i na fakturze: raport pokazuje ją jako osobę ukrytą, a pozycja faktury pomija jej nazwisko. Raporty wewnętrzne się nie zmieniają. Reguła dotyczy wszystkich projektów tego klienta, a już zatwierdzone miesiące zachowują raport w zatwierdzonej postaci.

Powiadomienia

Powiadomienia o zatwierdzeniu należą do kategorii Faktury w ustawieniach powiadomień, gdzie możesz je wyłączyć. Powiadomienie otwiera weryfikację danego projektu i miesiąca.

Mapa powiązań

Plan a wykonanieOdnosi się doWyliczane zCzęść
Opisane tutajOpisane gdzie indziej
purchase-order-line szacowane wobec time-entry. budget obejmuje project. counterparty domyślnie do project. invoice rozliczane z project. project jest typu project-type. project identified by project-reference. project obsadzony przez person. project-rate wycenia person. project-rate obowiązuje w project. time-entry rozliczane na project. task należy do project. project-folder grupuje project. project powiązane z budget. project-template tworzy project. project measured by project-kpi. project-phase jest podprojektem project. project wymaga role. booking plan a wykonanie time-entry.szacowane wobecobejmujedomyślnie dorozliczane zjest typuidentified byobsadzony przezwyceniaobowiązuje wrozliczane nanależy dogrupujepowiązane ztworzymeasured byjest podprojektemwymagaplan a wykonaniePPozycja zamówienia — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Pozycja zamówieniaWWpis czasu pracy — What actually happened — work time logged against a project.Wpis czasu pracyBBudżet — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudżetPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektKKontrahent — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.KontrahentFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaTTyp projektu — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.Typ projektuPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referenceOOsoba — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.OsobaSStawka członka zespołu — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Stawka członka zespołuZZadanie — A unit of work inside a project.ZadanieFFolder projektu — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.Folder projektuSSzablon projektu — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.Szablon projektuPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFaza — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FazaRRola — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolaRRezerwacja zasobu — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Rezerwacja zasobu

Powiązane pojęcia