Plan tagów na start

Zespół, który zaczyna kodować faktury bez uzgodnionej listy tagów, szybko ma trzy nazwy na tę samą rzecz. Ta strona daje firmie usługowej gotowy pierwszy zestaw grup tagów i tagów w jednej tabeli, aby wszyscy zaczynali od tej samej bazy. Zmień nazwy tagów tak, by pasowały do Twojej firmy, i usuń wiersze, których nie potrzebujesz. Dlaczego grupy są podzielone właśnie tak, wyjaśnia artykuł Wybór tagów do budżetowania.

Trzy zasady do uzgodnienia na początku

• Każda faktura dostaje co najmniej jeden tag. Utwórz jedną kategorię tagowania na każdą grupę tagów w Kategorie tagowania i włącz Wymagane dla Rodzaju kosztu. Faktura z pustym wymaganym polem jest oznaczana jako niekompletna, co nigdy nie blokuje zapisu, więc nikt nie jest powstrzymywany przed odłożeniem faktury, zanim zostanie zakodowana. Kategoria tagowania jest polem na fakturach kosztowych, więc oznacza tylko je. Fakturę sprzedażową sprawdzasz w wierszu Bez tagu rozbicia Klienci.
• Tag projektu wiąże się z projektem raz. Tworząc tag, ustaw przy nim Powiązany projekt. Od tej chwili na fakturze zakupowej wybranie projektu uzupełnia tag, a wybranie tagu uzupełnia projekt, więc nikt nie musi pamiętać, co do czego pasuje. Trzymaj jeden tag na projekt: jeśli dwa tagi wskazują ten sam projekt, wybranie tego projektu nie uzupełnia żadnego z nich.
• Kategorie księgowej trafiają do drugiej grupy. Poproś księgową o listę kategorii kosztów, według których księguje, i utwórz z niej osobną grupę tagów obok Rodzaju kosztu. Twoje własne rozbicie i rozbicie księgowej pozostają wtedy rozdzielone, a dokument liczy się w całości w każdym z nich. Jeśli przekazujesz dane księgowej przez eksport, wypełnij Konto księgowe przy każdym z tych tagów.

Plan

Grupa tagów	Tag	Co do niego trafia	Przykładowa faktura	Projekt czy budżet
Rodzaj kosztu	Opłaty bankowe	Opłaty za prowadzenie konta, karty i przelewy	Miesięczna opłata za konto w banku, często płatność bez faktury	Tylko rozbicie
Rodzaj kosztu	Biuro	Czynsz, media, sprzątanie i materiały biurowe	Miesięczna faktura za najem biura	Tylko rozbicie
Rodzaj kosztu	Oprogramowanie i subskrypcje	Narzędzia i usługi, z których korzysta cała firma	Miesięczna faktura za program księgowy	Tylko rozbicie
Rodzaj kosztu	Podatki	Płatności podatków, które księgowa zalicza do kosztów	Przelew podatku dochodowego do urzędu skarbowego, płatność bez faktury	Tylko rozbicie
Rodzaj kosztu	Własny marketing	Reklamy, wydarzenia i materiały promujące Twoją firmę	Faktura za reklamy internetowe Twoich usług	Budżet: budżet Marketing, który obejmuje faktury z tym tagiem
Klienci	Jeden tag na klienta, na przykład Klient A	Każda faktura sprzedażowa wystawiona klientowi i koszty kupione wyłącznie dla niego	Miesięczna faktura abonamentowa dla Klienta A	Tylko rozbicie
Projekty	Jeden tag na projekt, na przykład Strona Klienta A	Koszty i przychody jednego zlecenia dla klienta	Faktura freelancera za budowę strony Klienta A	Projekt: ustaw Powiązany projekt przy tagu
Refaktura	Do refakturowania	Koszty, które płacisz najpierw sam, a potem refakturujesz na klienta	Faktura za hotel podczas wyjazdu dla Klienta B, do obciążenia Klienta B	Tylko rozbicie; nadaj też tag klienta i tag projektu
Kategorie księgowe	Jeden tag na kategorię, według której księguje księgowa, na przykład Czynsz	Te same koszty co w Rodzaju kosztu, podzielone tak jak u księgowej	Faktura za najem biura, z tagiem Czynsz tutaj i Biuro w Rodzaju kosztu	Tylko rozbicie; wypełnij Konto księgowe
Brak	Bez tagu	Przelewy między Twoimi własnymi kontami	Przeniesienie pieniędzy z rachunku głównego na rachunek VAT	Ani jedno, ani drugie

Aby wczytać plan w jednym kroku, wpisz go do arkusza z jednym wierszem na tag i kolumnami group, tag i description, a następnie użyj Importuj w Ustawienia → Finanse i biznes → Grupy tagów faktur. Pomiń ostatni wiersz, bo nie jest tagiem, a każdy wiersz Jeden tag na … zastąp prawdziwymi klientami, projektami i kategoriami. Tekst z kolumny Co do niego trafia wpisz do description: staje się polem Opis tagu, które widzą osoby wybierające tag. Jeśli nazwa tagu nie zawiera żadnej litery łacińskiej ani cyfry, dodaj kolumnę label z krótką etykietą: bez niej import oznaczy ten wiersz jako błędny i nie da się zastosować niczego z pliku, dopóki go nie poprawisz. Import pokazuje, co zmieni, zanim cokolwiek zostanie zapisane. Import nigdy niczego nie usuwa, więc tagi, które już masz, zostają bez zmian.

Co oznacza ostatnia kolumna

• Tylko rozbicie. Tag jest wierszem w widoku P&L wg tagów każdego budżetu, w którym liczy się dokument, gdy wybierzesz jego grupę tagów. Dokument bez tagu z tej grupy trafia do wiersza Bez tagu, więc duży wiersz Bez tagu pokazuje, gdzie pierwsza zasada nie jest jeszcze przestrzegana.
• Projekt. Powiązany projekt łączy tag z jednym projektem, tak jak opisuje druga zasada. Projekt wnosi koszt do każdego budżetu, który obejmuje ten projekt.
• Budżet. Tworząc budżet Marketing, w kroku z pytaniem, co ma obejmować budżet, zaznacz Otagowane faktury zakupu i wybierz tag Własny marketing. Każda otrzymana faktura z tym tagiem liczy się wtedy w tym budżecie. Zobacz Konfiguracja budżetu.

Płatność bez faktury, na przykład opłatę bankową albo przelew podatku, oznaczasz tagiem na samej płatności, w jej panelu bocznym w widoku Transakcje.

Przelewy między Twoimi własnymi kontami nie dostają tagu. Nie są kosztem. Flowtly rozpoznaje przelew jako własny, gdy numer drugiego rachunku w opisie bankowym zgadza się z innym rachunkiem bankowym dodanym we Flowtly, i nie oznacza go jako pozbawionego budżetu. Kontrahenta, którego płatności nigdy nie należą do budżetu, oznacz jako Neutralny budżetowo. Zobacz Zarządzanie transakcjami i Kontrahenci.

Przykładowe zastosowania

• Nowa office managerka i założyciel firmy uzgadniają tabelę, zanim ktokolwiek zakoduje fakturę, i importują ją w jednym kroku.
• Zespół, który spierał się, czy rachunek za hotel to Podróże, czy Klient B, oznacza go tagami Do refakturowania, Klient B i tagiem projektu, i kończy spór.
• Księgowa przesyła listę kategorii, według których księguje, a administrator dodaje ją jako drugą grupę tagów z Kontem księgowym przy każdym tagu.
• Administrator widzi duży wiersz Bez tagu w rozbiciu Rodzaj kosztu i włącza Wymagane dla kategorii Rodzaj kosztu.