Zapisz fakturę jako wysłaną

Nie każda faktura wychodzi przez Flowtly. Zdarza się wysłać ją z własnej skrzynki, wrzucić do skrzynki pocztowej albo wręczyć na spotkaniu. „Oznacz jako wysłaną” zapisuje to dostarczenie, dzięki czemu faktura jest traktowana jak każda inna wysłana, a nie czeka na wysyłkę, która już się odbyła.

Zapisanie dostarczenia niczego nie wysyła. Nie powstaje żaden PDF, żaden e-mail nie opuszcza Flowtly i nic nie jest przesyłane do KSeF ani do innego kanału e-fakturowania. Zapisuje tylko dostarczenie, które nastąpiło gdzie indziej.

Zanim zaczniesz

• Potrzebujesz roli menedżera faktur. Ta sama rola może cofnąć zapis.
• Faktura musi być wystawiona i oczekująca na płatność. Wersji roboczej nie można zapisać jako wysłanej — najpierw ją wystaw.
• Faktury, którą Flowtly już wysłało, albo która raz została zapisana jako wysłana, nie można zapisać ponownie.

Zapisz dostarczenie

1. Na liście faktur kliknij przycisk „Więcej opcji” w wierszu faktury albo otwórz jej podgląd.
2. Wybierz „Oznacz jako wysłaną”.
3. Opcjonalnie ustaw „Data dostarczenia”. Domyślnie jest to dzisiaj i nie może być w przyszłości.
4. Opcjonalnie dodaj „Notatka (opcjonalnie)” o tym, jak faktura wyszła, na przykład wysłana e-mailem ze skrzynki biura. Do 500 znaków.
5. Kliknij „Zapisz dostarczenie”.

Status faktury zmienia się na Wysłana, dokładnie tak, jak gdyby Flowtly wysłało ją e-mailem.

Zachowane są obie daty: dzień, który wskazujesz jako dostarczenie, oraz dzień, w którym to zapisano. „Została wysłana 29.” i „zapisano ją 2.” to różne fakty — historia faktury pokazuje oba, razem z osobą, która dokonała zapisu.

Co się zmienia po zapisaniu

• Faktura jest monitowana o płatność: trafia na listy przeterminowanych i do przypomnień o płatności — i to jest cały sens zapisywania dostarczenia.
• Na liście faktur widnieje jako Wysłana.
• Od tej chwili liczy się jako wystawiona w eksportach księgowych i w nich występuje.
• Historia pokazuje, że dostarczenie zapisano ręcznie, a nie że Flowtly wysłało fakturę e-mailem.

Cofnij zapisane dostarczenie

Jeśli zapisałeś je przez pomyłkę:

1. Otwórz podgląd faktury — cofnięcie jest dostępne tam, a nie w wierszu listy.
2. Wybierz „Cofnij oznaczenie jako wysłana”.
3. Opcjonalnie podaj „Powód (opcjonalnie)”.
4. Kliknij „Cofnij zapis”.

Faktura wraca do oczekiwania na dostarczenie i przestaje być monitowana: schodzi z list przeterminowanych i nie wychodzą kolejne przypomnienia.

Faktura zostaje w eksportach księgowych

Jest to zamierzone i to właśnie warto zrozumieć przed zapisaniem czegokolwiek.

To zapisanie dostarczenia sprawia, że faktura liczy się jako wystawiona, a cofnięcie tego nie odwraca. Faktura zostaje w eksportach księgowych, a pierwotny zapis pozostaje widoczny w jej historii.

Powód jest taki, że eksport, który księgowość już widziała, nie powinien po cichu stracić dokumentu. Flowtly zachowuje korektę jako widoczną, zamiast usuwać fakt. Dlatego też wersji roboczej nie można zapisać jako wysłanej: to jedyny przypadek, w którym pozostanie w eksportach byłoby błędem, bo faktura nigdy nie została wystawiona — działanie jest więc odrzucane od razu, zamiast zostawiać Cię z zapisem, którego nie dałoby się cofnąć.

Czego cofnięcie nie potrafi

• Działa raz. Po cofnięciu faktury nie można ponownie zapisać jako wysłanej ręcznie. Flowtly nadal może ją wysłać normalnie.
• Cofa tylko zapis ręczny. Faktury, którą Flowtly rzeczywiście wysłało e-mailem, nie można przywrócić do oczekiwania na dostarczenie — klient ma już PDF, a zatrzymanie przypomnień byłoby błędem.
• Znika, gdy faktura zostanie zmieniona. Jeśli po zapisaniu dostarczenia zmienisz fakturę, cofnięcie nie jest już oferowane: faktura nosi wtedy sygnał „zmieniona po tym, jak klient ją zobaczył”, a cofnięcie by go usunęło.

Przykładowe scenariusze użycia

• Faktura wysłana z własnej skrzynki: zapisz ją, aby była monitowana, bez wysyłania klientowi drugiej kopii.
• Faktura wręczona na spotkaniu: zapisz ją z datą przekazania.
• Faktura wysłana pocztą: zapisz datę nadania i zanotuj sposób.
• Pomyłkowy wiersz: cofnij zapis tego samego dnia, przed rozpoczęciem przypomnień, i faktura wróci do oczekiwania na dostarczenie.