Pobieranie plików XML e-faktur za miesiąc

Oprogramowanie księgowe, które importuje e-faktury, zwykle potrzebuje ustrukturyzowanego pliku XML każdej faktury, a nie jej pliku PDF. Przycisk Pobierz XML e-Factura (miesiąc) na liście faktur zbiera pliki XML e-faktur wszystkich faktur wystawionych w jednym miesiącu, opcjonalnie ograniczonych do jednej serii faktur, i zapisuje je jako jedno archiwum ZIP.

Obejmuje faktury wysłane przez e-fakturowanie, zarówno zgłoszone do ANAF (RO e-Factura), jak i do KSeF. Każdy plik to XML zapisany dla zgłoszenia e-fakturowania danej faktury.

Zanim zaczniesz

• Potrzebujesz roli, która otwiera listę faktur: przeglądający faktury lub zarządzający fakturami. Osoba z rolą przeglądającego widzi ten przycisk, mimo że pozostałe akcje na liście są zarezerwowane dla zarządzających.
• Przycisk jest widoczny, gdy w ustawieniach fakturowania organizacji włączone jest Włącz e-fakturowanie (KsEF) albo gdy własna firma organizacji składa faktury do ANAF, czyli jest to rumuńska firma, której dostawcą w sekcji Rumuńskie e-fakturowanie jest ANAF. W przeciwnym razie przycisk nie jest wyświetlany.
• Pliki XML faktur wysłanych do KSeF można pobrać tylko wtedy, gdy organizacja jest połączona z KSeF. Jeśli miesiąc zawiera takie faktury, a e-fakturowanie jest wyłączone lub nie jest połączone, pobieranie zostaje odrzucone z komunikatem wskazującym, czego brakuje. Faktury zgłoszone do ANAF nie wymagają połączenia z KSeF.

Pobieranie plików

1. Wybierz Faktury z menu głównego.
2. Kliknij Pobierz XML e-Factura (miesiąc) u góry listy.
3. Wybierz Miesiąc. Lista zaczyna się od bieżącego miesiąca i sięga 24 miesięcy wstecz.
4. Opcjonalnie wpisz Seria (opcjonalnie), aby uwzględnić tylko faktury jednej serii (zobacz niżej).
5. Kliknij Pobierz.

Przeglądarka zapisuje archiwum jako e-invoicing-xml-2026-10.zip, a po podaniu serii jako e-invoicing-xml-2026-10-FSPA.zip. Każdy plik XML jest pobierany w momencie kliknięcia, więc pobranie obszernego miesiąca chwilę trwa.

Które faktury są uwzględniane

• Miesiąc to miesiąc sprzedaży. Faktura należy do miesiąca, w którym przypada jej data sprzedaży, czyli tej samej daty, której używają eksporty księgowe, a nie do miesiąca wystawienia.
• Tylko faktury wystawione. Wersje robocze są pomijane.
• Seria to początek numeru faktury. Numer musi składać się z serii, po której następują cyfry, z myślnikiem lub bez: seria FSPA obejmuje FSPA-0001 i FSPA0001, bez względu na wielkość liter. Seria kończąca się cyfrą wymaga myślnika: FS1 obejmuje FS1-0005, ale nie FS10005. Numer w innym kształcie, na przykład FV/2026/11/1, nie należy do żadnej serii.

Co zawiera archiwum

• Jeden plik XML na fakturę, nazwany numerem faktury, na przykład FSPA-0001.xml. Znaki inne niż litery, cyfry, kropki, myślniki i podkreślenia są zamieniane na podkreślenia. Faktura bez numeru albo taka, której numer powtórzyłby nazwę pliku już obecną w archiwum, otrzymuje nazwę techniczną zaczynającą się od invoice-.
• skipped.txt, gdy nie udało się uwzględnić niektórych faktur z miesiąca. Plik wymienia każdą z nich wraz z powodem:
  • not issued, filing i status zgłoszenia: faktura ma zgłoszenie e-fakturowania, ale nie została wystawiona, na przykład dlatego, że zgłoszenie nadal oczekuje;
  • no e-invoicing document: faktura nigdy nie została wysłana przez e-fakturowanie, więc nie ma pliku XML do przekazania;
  • XML not available (fetch failed): nie udało się wtedy pobrać pliku XML, na przykład dla zgłoszenia do ANAF, które nie jest jeszcze gotowe. Ponowne pobranie miesiąca później uwzględni go, gdy tylko będzie dostępny.

Faktura wymieniona w skipped.txt nie blokuje pozostałych: każdy plik XML, który udało się pobrać, znajduje się w archiwum.

Gdy pobieranie zostaje odrzucone

Flowtly pokazuje powód i zostawia okno otwarte, aby można było zmienić miesiąc lub serię i spróbować ponownie.

• Więcej niż 150 faktur. Jedno pobranie obsługuje do 150 faktur, które mają plik XML. Powyżej tej liczby komunikat podaje liczbę faktur w miesiącu i prosi o zawężenie wyboru serią. Pobieraj miesiąc seria po serii; pojedyncze pobranie nie może przekroczyć 150.
• Brak czegokolwiek do pobrania. Gdy żadna faktura z miesiąca lub serii nie ma pliku XML, archiwum nie powstaje. Komunikat informuje o tym i wymienia pominięte faktury wraz z powodami. Jeśli faktury mają plik XML, ale żadnego z nich nie udało się wtedy pobrać, komunikat wymienia je w ten sam sposób; spróbuj ponownie później.
• E-fakturowanie wyłączone lub niepołączone. Faktury wysłane do KSeF wymagają włączonej opcji Włącz e-fakturowanie (KsEF) i działającego połączenia z KSeF; komunikat wskazuje, czego brakuje.

Przykładowe zastosowania

• Pliki na koniec miesiąca dla księgowego: wybierz ubiegły miesiąc i wyślij archiwum księgowemu, którego oprogramowanie importuje XML e-faktur.
• Miesiąc powyżej 150 faktur: pobierz go seria po serii, po jednym archiwum na serię.
• Wyszukiwanie faktur, które nie trafiły do e-fakturowania: odczytaj skipped.txt, aby zobaczyć, które faktury z miesiąca nie mają pliku XML i dlaczego.
• Przygotowanie w trybie tylko do odczytu: osoba z rolą przeglądającego faktury przygotowuje pliki miesiąca bez potrzeby uprawnień zarządzającego.