Typy dokumentów

Ustawienia → Finanse i biznes → Typy dokumentów to miejsce, w którym definiujesz rodzaje dokumentów przechowywanych w organizacji, takie jak pozwolenie na pracę, podpisane zamówienie czy paragon. Każdy typ należy do jednego rodzaju rekordu, więc typ utworzony dla członków zespołu jest oferowany wyłącznie przy członkach zespołu. Zobacz Zarządzanie dokumentami, jak dokumenty są przesyłane według tych typów.

Kto może to zmieniać

Administrator lub każdy z uprawnieniem Menedżer dokumentów może otworzyć ten ekran, dodawać typy i je edytować.

Elementy sterujące na tym ekranie

Dodaj typ dokumentu: przycisk w prawym górnym rogu, otwierający okno dodawania. Na pustej liście ten sam przycisk pojawia się w stanie pustym, pod napisem Nie dodano jeszcze żadnych dokumentów.

Lista ma cztery kolumny. Kliknij Typ lub Opis, aby sortować według niej; lista otwiera się posortowana według Typ, A–Z.

Kolumna	Co pokazuje
Typ	Nazwa typu dokumentu.
Powiązana encja	Do czego typ jest przypisany.
Opis	Opcjonalny opis.
Dokument z datą ważności	Tak lub Nie.

Edytuj: ołówek na końcu każdego wiersza otwiera okno edycji. Nie ma usuwania: typ dokumentu, raz utworzony, można zmienić, ale nie usunąć.

Okno dodawania i edycji

Tytuł to Utwórz typ dokumentu lub Edytuj dokument.

Nazwa: wymagane. Nazwa, którą widzą ludzie przy wyborze typu.

Do której encji podłączyć?: wymagane przy dodawaniu. Do wyboru są Członkowie zespołu, Dostawcy/Wykonawcy, Klienci, Projekty, Zasoby i Faktury przychodzące. Nie można tego zmienić po utworzeniu typu: podczas edycji pole jest wyszarzone. Istniejące typy mogą też pokazywać Umowy lub Wnioski o nieobecność; te nie są oferowane dla nowych typów.

Dodaj opcjonalny opis: dowolny tekst, do 255 znaków. Opróżnienie go w istniejącym typie czyści zapisany opis.

Dokument z datą ważności: pole wyboru, domyślnie wyłączone. Po włączeniu dokument tego typu ma datę ważności, a Flowtly wysyła przypomnienia przed jej upływem. Bez tego dokumenty tego typu nie mają daty ważności.

Dodaj (przy dodawaniu) lub Zapisz (przy edycji): zapisuje typ i pokazuje komunikat Sukces. Przycisk pozostaje wyłączony, dopóki nie zostanie wypełniona nazwa i, przy dodawaniu, encja.

Przykładowe zastosowania

• Kierownik biura dodaje typ Pozwolenie na pracę dla członków zespołu i zaznacza Dokument z datą ważności, aby odnowienia były przypominane.
• Administrator dodaje typ Podpisane NDA dla klientów, z opisem wskazującym, gdzie przechowywany jest oryginał.
• Kierownik zmienia nazwę typu, nie tracąc dokumentów już do niego przypisanych.