Resourcing

Resourcing odpowiada na pytanie, na które ewidencja czasu nie potrafi odpowiedzieć: nie gdzie poszły godziny, lecz kto wykona pracę, która jest już sprzedana. Pokazuje planowaną obsadę tydzień po tygodniu, dzięki czemu luki i podwójne rezerwacje wychodzą na jaw, gdy jest jeszcze czas, by na nie zareagować.

O ile Ewidencja czasu pracy rejestruje to, co już się wydarzyło, o tyle Resourcing patrzy w przyszłość. Planuje zobowiązania; nie raportuje o nich.

Dwa widoki tego samego planu

Te same rezerwacje można czytać z obu końców, a zakładki nad siatką przełączają między nimi:

• Projekty - uporządkowane według pracy. Czy to, co sprzedaliśmy, jest pokryte i gdzie jest luka? Tu rezerwacje są tworzone i potwierdzane.
• Osoby - uporządkowane według zespołu. Jak bardzo zajęty jest każdy, kto ma wolne miejsce i kto jest zarezerwowany ponad swój tydzień? Każdy, kto ma umowę, ma wiersz, niezależnie od tego, czy cokolwiek na nim zarezerwowano - z wyjątkiem osób wyłączonych z przypisywania do projektów, które nie trafiają na listę.

Trzecia zakładka, Wnioski, służy do proponowania i zatwierdzania obsady zamiast rezerwowania jej bezpośrednio - jak czytać wniosek i co z nim zrobić, opisuje ta strona. Czwarta zakładka, Wartości rzeczywiste, patrzy w drugą stronę: zestawia plan z godzinami faktycznie zaraportowanymi w ewidencji czasu, aby było widać, czy plan się utrzymał.

Sama zakładka Projekty ma dwa układy. Obsada to siatka pokrycia opisana poniżej. Przydziały wymieniają jeden wiersz na osobę na każdej roli, z jej godzinami dzień po dniu lub tydzień po tygodniu w dowolnie wybranym zakresie.

Co pokazuje widok projektów

Siatka jest uporządkowana według pracy, a nie według osób. Każdy projekt rozwija się w role, których potrzebuje, a każda rola rozwija się w osoby zarezerwowane na niej:

• Projekt - podsumowanie tego, jak dobrze pokryty jest cały projekt.
• Rola - jedno zadanie do wykonania w tym projekcie, wzięte z listy Stanowiska. Rola może być obsadzona, częściowo obsadzona, obsadzona z nadmiarem albo całkiem wolna. Ile osób potrzebuje rola, określasz w jej zapotrzebowaniu, niezależnie od tego, czy ktokolwiek jest już na niej.
• Osoba - pojedyncza rezerwacja, widoczna po rozwinięciu roli.

Każda kolumna to tydzień, a każda komórka to mały pasek pokazujący, jaka część zapotrzebowania tego tygodnia jest pokryta. Obsada według projektu wyjaśnia, jak czytać te paski i skąd biorą się wartości procentowe.

Zaznacz dowolną komórkę, a otworzy się panel wyjaśniający właśnie tę liczbę - role stojące za średnią projektu, osoby stojące za pokryciem roli albo wszystko inne, na co dana osoba jest zarezerwowana w tym tygodniu. Zobacz Szczegóły komórki.

Na dole widoku projektów znajduje się ławka - osoby, które mają jeszcze wolne miejsce w wyświetlanym okresie. Przeciągnij kogoś z ławki na rolę, w kolumnie, w której go potrzebujesz, aby naszkicować rezerwację bez zobowiązywania się do niej. Rezerwacje utworzone w ten sposób pozostają odwracalne: wersję roboczą można potwierdzić, a potwierdzenie można cofnąć. Zobacz Ławka i robocze rezerwacje.

Albo planuj bezpośrednio, bez wniosku o obsadę

Przeciągnięcie z ławki zaczyna od luki: w projekcie musi istnieć rola, na którą można kogoś upuścić. Często już wiesz, kto idzie do projektu i w które dni, i to jest drugie wejście.

Dodaj osobę rezerwuje kogoś bezpośrednio na projekt. Nie trzeba najpierw składać wniosku o obsadę, projekt nie musi mieć jeszcze żadnych ról, a rola jest opcjonalna - coś, co się zapisuje, gdy jest przydatne, a nie warunek wstępny. Następnie wpisujesz godziny w wybrane dni: dni nie muszą następować jeden po drugim, więc wtorek i środa w tym tygodniu oraz cztery dni w przyszłym to plan, a pominięte dni pozostają puste, zamiast zostać wypełnione za ciebie. Edycja dotyczy tylko osoby i dni, które zmieniłeś; reszta projektu i reszta tygodnia tej osoby zostaje taka, jaka była. Ławka i robocze rezerwacje prowadzi przez selektor i edytor dni.

Gdy plan już istnieje, Przenieś rezerwacje… w komórce osoby przesuwa go o pełne tygodnie. Każdy dzień zachowuje swój dzień tygodnia i godziny, a przerwy przesuwają się razem z nim, zamiast się zamykać. Zobacz Szczegóły komórki.

Żadna ze ścieżek nie zastępuje drugiej. Określanie zapotrzebowania roli i zatwierdzanie wniosku o obsadę działają dokładnie tak jak dotąd, a zakładki Wnioski i Wartości rzeczywiste są bez zmian - organizacja, która planuje przez role i wnioski, może dalej robić tylko to. Ścieżka bezpośrednia jest dla projektów, w których odpowiedź jest już znana, a obie dają ten sam rodzaj rezerwacji: wersję roboczą, dopóki osoba zatwierdzająca jej nie potwierdzi.

Wybór okresu

Elementy sterujące okresem i filtry dzielą jeden pasek nad siatką, z okresem na jego początku. Okres to po prostu kolejny sposób zawężania tego samego planu, więc znajduje się razem z pozostałymi, a nie we własnym pasku nagłówka.

• Powiększenie określa, ile czasu jest na ekranie, i jest takie samo w widoku Projekty i Osoby: 1 tydzień, 9 tygodni i 13 tygodni.
  • 1 tydzień pokazuje jeden tydzień, od poniedziałku do niedzieli, dzień po dniu.
  • 9 tygodni pokazuje dziewięć tygodni, jedna kolumna na tydzień.
  • 13 tygodni pokazuje trzynaście tygodni w siedmiu kolumnach dwutygodniowych.
• Przełączanie między Projektami a Osobami zachowuje powiększenie i daty. Tydzień otwarty dzień po dniu w jednym widoku jest tym samym tygodniem, dzień po dniu, w drugim. Zobacz Obsada według osoby.
• Poprzedni i Następny przesuwają okno o jeden tydzień, przy każdym poziomie powiększenia. To celowe: plan łatwiej się czyta, gdy się przesuwa, a nie przeskakuje.
• Dziś wraca do bieżącego tygodnia, a Przejdź do przesuwa początek na pierwszy poniedziałek wybranego miesiąca bez zmiany długości zakresu.

Nagłówek nad siatką zawsze podaje dokładny zakres widoczny na ekranie, na przykład 20 lip - 20 wrz 2026. Przy pierwszym otwarciu, jeśli wokół dzisiejszej daty nic nie jest zarezerwowane, Resourcing przechodzi raz do najwcześniejszego okresu, w którym są rezerwacje, więc strona nigdy nie otwiera się na pustej siatce. Potem widok zostaje tam, gdzie go ustawisz.

Zawężanie siatki

Dwie pigułki filtrów znajdują się na tym samym pasku, po elementach sterujących okresem.

Role oferuje Wszystkie role i Tylko wolne role. Tylko wolne role zostawia projekty, które mają wakat w którymkolwiek miejscu wyświetlanego okresu - najszybszy sposób, by zamienić pełny plan w krótką listę rekrutacji lub zmian przydziału. W widoku Osoby zostają tylko wiersze wolnych ról: wszystkie osoby znikają, bo wiersz osoby z definicji jest obsadzony.

Projekt zawęża widok Projekty do jednego projektu, wymieniając z nazwy każdy projekt w danym okresie. Łączy się z filtrem ról, zamiast go zastępować, więc Tylko wolne role plus projekt daje wakaty tego projektu.

Każdy aktywny wybór dodaje etykietę pod paskiem. Usunięcie etykiety czyści tylko jej własny filtr, a Wyczyść wszystko usuwa je razem. Jeśli filtry nie zostawiają niczego na ekranie, zobaczysz krótki wiersz Brak wyników z linkiem do wyczyszczenia filtrów, a nie stan „nic tu jeszcze nie ma" - dane istnieją, są tylko ukryte.

Kto może z niego korzystać

Resourcing wymaga modułu Resourcing w subskrypcji oraz jednej z ról Resourcing - Resourcing manager, Resourcing approver lub Resourcing viewer, opisanych poniżej. Osoby bez modułu i roli nie widzą tej pozycji w menu.

Widoki Osoby i Projekty mają karty tylko do odczytu na telefonie. Karty Osób pokazują planowane godziny, obsadę, wolne godziny oraz osobno godziny proponowane. Karty Projektów pokazują potwierdzone pokrycie, zadeklarowane zapotrzebowanie, otwarte zapotrzebowanie oraz osobno godziny proponowane. Długie nazwy się zawijają, a sumy opisują odpowiadające im karty.

Daty, elementy sterujące zakresem i udostępniane linki pozostają dostępne. Wyczyść filtry usuwa filtry roli, projektu i obsady, zachowując okres. Jeśli pobieranie alokacji nie powiedzie się lub będzie niepełne, sumy obsady są wstrzymane, aby niepełny plan nie wyglądał na kompletny.

Zmiana rezerwacji i przepływ Wniosków wymagają większego ekranu. Wartości rzeczywiste zachowują swój układ na telefon do czytania wykonanej pracy. Zobacz Wartości rzeczywiste — plan vs zaraportowane.

Proponowanie i zatwierdzanie to osobne uprawnienia

Planowanie jest podzielone na dwa uprawnienia, ponieważ naszkicowanie opcji i zobowiązanie do niej firmy to różne decyzje - i po to, by proponowanie rezerwacji i jej zatwierdzanie mogły należeć do różnych osób:

• Resourcing manager - proponuje. Tworzy wersje robocze, zarówno przeciągając z ławki, jak i dodając osobę bezpośrednio do projektu, wydłuża je i skraca, zmienia, jaką część czasu osoby zajmują, przenosi wersje robocze na inne tygodnie, usuwa je i importuje alokacje. To codzienna rola planisty.
• Resourcing approver - zatwierdza. Wszystko, co może Resourcing manager, a ponadto potwierdzanie wersji roboczej do liczonego pokrycia, cofanie potwierdzenia, zmiana lub przesuwanie dnia już potwierdzonego oraz określanie zapotrzebowania roli - dzięki czemu w ogóle pojawia się w projekcie wolna rola.

Approver to dodatek, a nie zamiana, więc osoba zatwierdzająca nadal może planować. Administratorzy mają obie role i nic się dla nich nie zmienia.

Rolę Approver trzeba przypisać ręcznie. Celowo nie wchodzi domyślnie w żadną grupę uprawnień - gdyby była nadawana automatycznie każdemu, kto może planować, podział by nie istniał. W nowej organizacji jest to krok konfiguracji, który warto wykonać wcześnie: dopóki co najmniej jedna osoba jej nie ma, nikt tam nie może potwierdzić rezerwacji ani określić, czego potrzebuje rola. Przypisz ją w sekcji Zarządzanie uprawnieniami.

Jeśli twoja organizacja już korzystała z Resourcing, dla ciebie nic się nie zmienia. Potwierdzanie wcześniej wchodziło w skład roli Resourcing manager, a teraz jest osobną rolą Approver - ale wszyscy, którzy mogli potwierdzać wcześniej, ją otrzymali, więc osoby obsadzające twoje projekty działają dokładnie tak jak dotąd. Podział jest dostępny, a nie narzucony: administrator może świadomie odebrać planiście rolę Approver, jeśli chcesz, aby proponowanie i zatwierdzanie należały do różnych osób.

Jeśli Potwierdź i Cofnij potwierdzenie są wyszarzone albo zapotrzebowanie roli nie chce się zapisać, potrzebujesz roli Resourcing approver - poproś osobę zarządzającą twoim kontem Flowtly o jej nadanie.

Te kontrolki pozostają widoczne zamiast znikać i po najechaniu mówią, czego wymagają. Krok wyszarzony z podaniem powodu to pytanie, na które można zareagować; krok, którego nie ma, wygląda na usterkę.

Dostęp tylko do odczytu: rola Resourcing viewer

Nie każdy, kto musi widzieć plan obsady, powinien móc go zmieniać. Kierownik dostaw śledzący projekt, szef działu sprawdzający, kto gdzie jest przypisany, albo menedżer sprzedaży pytający, czy data startu jest realna, mogą otrzymać Resourcing viewer zamiast roli planującej.

Resourcing viewer może zobaczyć:

• harmonogram w widokach Projekty i Osoby, w tym otwarcie tygodnia dzień po dniu;
• zakładkę Wnioski, z historią każdego wniosku i podanym powodem, zawsze gdy go odrzucono.

Resourcing viewer nie może:

• niczego zmieniać - rezerwować, przenosić, wydłużać, potwierdzać, odrzucać ani usuwać rezerwacji, zatwierdzać ani odrzucać wniosku, ani określać, czego potrzebuje rola. Te kontrolki po prostu nie są pokazywane viewerowi, zamiast być wyszarzone, ponieważ w żadnym wierszu nie ma niczego, o co viewer mógłby poprosić;
• zobaczyć ławki - listy osób wolnych - ponieważ jest to narzędzie planowania;
• zobaczyć Wartości rzeczywiste, a z nimi żadnej kwoty przychodu, kosztu ani marży.

Resourcing viewer jest nadawany osobno każdej osobie i domyślnie nie wchodzi w żadną grupę uprawnień. Przypisz go w sekcji Zarządzanie uprawnieniami. Administratorzy już go mają.

Rola Resourcing decyduje o tym, co możesz robić na stronie, a nie czyje wiersze możesz widzieć. Viewer, tak samo jak manager, potrzebuje też zwykłych uprawnień do wyświetlania osób i projektów, aby zobaczyć całą siatkę.

Nic się nie zmienia dla tych, którzy już planują: role Resourcing manager i Resourcing approver zachowują pełny dostęp opisany powyżej.

Co jest rejestrowane

Każda zmiana, jaką osoba wprowadza w rezerwacji, jest rejestrowana - kto jej dokonał i kiedy - obejmuje to tworzenie, potwierdzanie, cofanie potwierdzenia, zmianę dat lub procentu oraz usuwanie. Ten zapis jest przechowywany bezterminowo.

Wyjątkiem są rezerwacje pochodzące z importowanego planu. Są odzwierciedleniem tego planu, a nie tworzone tutaj, i odzwierciedlane na nowo przy każdym ponownym zastosowaniu, więc ich zapisem jest raport samego importu.

Najważniejsze jest to przy usuwaniu. Usunięcie wersji roboczej jest trwałe: sama rezerwacja znika, a nie jest ukryta, i zapis zmiany jest jedynym pozostałym śladem tego, że kiedykolwiek istniała.

Tego zapisu nie można przeglądać ze strony Resourcing. Jeśli musisz ustalić, kto zmienił rezerwację, zapytaj administratora Flowtly.

Przykładowe przypadki użycia

• Zadeklaruj, że projekt potrzebuje dwóch programistów od września, i obserwuj, jak luka pojawia się w planie, dopóki nie zostanie wypełniona.
• Dostrzeż niedoobsadzone projekty następnego miesiąca, zanim zrobi to klient, i wypełnij je z ławki.
• Znajdź role, które nadal są wolne w całym kwartale, i zamień je w opis rekrutacji.
• Sprawdź, czy proponowane nowe zlecenie w ogóle da się obsadzić, zanim zobowiążesz się do daty startu.
• Wychwyć osobę zarezerwowaną ponad pełną obsadę w dwóch projektach, gdy jest jeszcze czas na zrównoważenie.
• Przełącz się na widok Osoby, aby zobaczyć, kto ma wolne miejsce w przyszłym miesiącu, bez prowadzenia gdziekolwiek listy ławki.
• Sprawdź w widoku Osoby, że pracownik na część etatu nie jest zarezerwowany tak, jakby pracował pełny tydzień.
• Otwórz komórkę projektu z wartością 50% i dowiedz się jednym wierszem, czy to dwie role obsadzone w połowie, czy jedna nieobsadzona.
• Rozwiń tydzień z konfliktem na dni, aby zobaczyć, w które dni urlop i rezerwacja faktycznie się zderzają.
• Naszkicuj kilka wariantów obsady jako wersje robocze, porównaj je na siatce i potwierdź tylko ten, który działa.
• Wstaw osobę, którą już obiecano, do projektu na kilka dni, bez uprzedniego deklarowania roli, którą miałaby wypełnić.
• Przesuń zaplanowany odcinek o dwa tygodnie później, gdy klient przenosi datę startu, zachowując te same dni tygodnia i te same przerwy.