Punkt sprzedaży

Punkt sprzedaży (POS) to zestaw narzędzi Flowtly dla sklepu, który sprzedaje towary fizyczne przez ladę. Łączy katalog produktów, księgę magazynową i kasę — dzięki temu możesz wypisać, co sprzedajesz, wiedzieć, ile tego masz, i w kilka sekund zarejestrować sprzedaż, z prawidłową fakturą dla każdego klienta, który jej potrzebuje.

POS jest domyślnie wyłączony w każdej organizacji. Jeśli nie sprzedajesz towarów fizycznych przez ladę, nigdy go nie zobaczysz. Jeśli sprzedajesz, administrator włącza go w Ustawieniach, a w nawigacji pojawia się nowa sekcja Sklep z trzema ekranami: Katalog, Magazyn i Sprzedaż.

Dwie role, z rozmysłem

POS ma dwie własne role, które widzą różne rzeczy:

• Menedżer POS tworzy i prowadzi katalog, przyjmuje towar i widzi cenę zakupu — to, co zapłaciłeś dostawcy — a tym samym Twoją marżę na każdym produkcie.
• Kasjer POS sprzedaje. Kasjer może rejestrować sprzedaż, przyjmować towar i liczyć stan magazynu, ale cena zakupu i marża są na jego ekranach celowo ukryte. Kasjer nie musi wiedzieć, ile sklep zapłacił, by dobrze wykonywać swoją pracę, i Flowtly mu tego nie pokazuje.

Te role przypisujesz tak samo jak każdą inną rolę we Flowtly, z profilu danej osoby.

Budowanie katalogu

Katalog to lista Twoich produktów, uporządkowana w kategorie, aby kasa pozostawała łatwa do przeglądania. Dla każdego produktu ustawiasz nazwę, opcjonalny SKU, kategorię, dostawcę, grupę podatkową oraz — najważniejsze pole — cenę sprzedaży.

Cena sprzedaży, którą wpisujesz, zawiera już podatek. To liczba z etykiety na półce, kwota, którą klient faktycznie wręcza przy kasie. Nigdy nie wpisujesz osobno ceny "netto" i stawki podatku: wpisujesz cenę, którą widzi klient, a Flowtly automatycznie wylicza kwotę netto i stojący za nią VAT, na podstawie grupy podatkowej produktu. Dzięki temu każda faktura jest rzetelna — zawsze sumuje się dokładnie do ceny podanej klientowi, ponieważ cena jest punktem wyjścia, a nie wynikiem obliczenia, które musisz poprawnie wykonać samodzielnie.

Jako Menedżer POS możesz też zapisać cenę zakupu — ile kosztował Cię produkt. Flowtly używa jej do pokazania Twojej marży, ale nigdy nie pojawia się ona na fakturze, paragonie ani na ekranie kasjera.

Produkty mogą też mieć gwarancję (brak, określona liczba miesięcy lub dożywotnia), która towarzyszy sprzedaży, aby Ty i klient wiedzieli, co jest objęte ochroną.

Magazyn: nic nie istnieje, dopóki nie dotrze

Stanu magazynowego nie wpisuje się w produkt — powstaje on dopiero wtedy, gdy przyjmujesz towar. Gdy przychodzi dostawa, zapisujesz, ile dotarło, a Flowtly dodaje to na półkę.

Odtąd każda zmiana ilości danego produktu jest zapisywana jako ruch magazynowy: dostawa, sprzedaż, korekta po inwentaryzacji, zwrot. Nic nie zmienia liczby po cichu. Ta historia ruchów sprawia, że stan magazynu jest wiarygodny — jeśli jakaś liczba kiedyś wygląda źle, zawsze możesz prześledzić, która dostawa, sprzedaż lub inwentaryzacja ją wytworzyła.

Sprzedaż przy kasie

Kasa jest zbudowana z myślą o szybkości: dotknij produktu, aby dodać go do koszyka, dotknij ponownie, aby dodać kolejny, dostosuj ilości i pobierz należność. Flowtly zawsze samodzielnie wycenia sprzedaż na podstawie bieżącej ceny z katalogu, więc to, co kasjer widzi na ekranie, jest dokładnie tym, co płaci klient — błędnie wpisana cena nie może przedostać się na fakturę.

Płatność można przyjąć gotówką lub przez mobile money (na przykład MTN Mobile Money lub Orange Money). Po potwierdzeniu płatności Flowtly automatycznie wystawia fakturę i zmniejsza stan każdego sprzedanego produktu — jedna sprzedaż, jeden ruch na produkt, bez dodatkowych kroków.

Większość sprzedaży to klienci z ulicy i to w porządku: do sprzedaży nie potrzebujesz karty klienta. Przypisz do sprzedaży prawdziwego klienta tylko wtedy, gdy kupujący rzeczywiście chce, aby faktura została wystawiona na jego dane — na przykład aby mieć dowód zakupu przy reklamacji gwarancyjnej. Tego klienta możesz dodać bezpośrednio z ekranu płatności.

Liczenie półki (inwentaryzacja)

Stan fizyczny z czasem rozjeżdża się z systemem — pudełko przepada, dostawa zostaje źle policzona, klient wychodzi z dwiema sztukami zamiast jedną. Inwentaryzacja to naprawia: przechodzisz do produktu, wpisujesz ilość, którą faktycznie policzyłeś, a Flowtly porównuje ją z tym, co wskazuje księga, i zapisuje różnicę jako ruch. Nigdy nie musisz sam odejmować — po prostu mówisz Flowtly, co widzisz na półce.

Korygowanie sprzedaży

Zdarzają się pomyłki — nabito zły produkt albo klient zwraca towar. Wystaw korektę faktury, tak samo jak dla każdej innej faktury we Flowtly, a towar automatycznie wraca na stan. Nie musisz dodatkowo zapisywać osobnego ruchu magazynowego; wystarczy skorygować fakturę.

Sprzedaż, gdy stan wynosi zero

Flowtly pozwala zarejestrować sprzedaż nawet wtedy, gdy system pokazuje zerowy stan danego produktu. To celowe: jeśli stan jest błędny, a towar faktycznie leży na półce, kasa odmawiająca rejestracji prawdziwej sprzedaży jest gorsza niż stan, który od czasu do czasu trzeba poprawić inwentaryzacją. Produkt po prostu pokazuje przy kasie dyskretną informację "brak na stanie, ale nadal można sprzedać" — nigdy nie blokuje sprzedaży.

Przykładowe zastosowania

• Otwarcie sklepu na dany dzień: kasjer loguje się do kasy i zaczyna obsługiwać klientów, bez żadnej konfiguracji ponad to, co menedżer już ustawił w katalogu.
• Przychodzi nowa dostawa: menedżer przyjmuje towar, dodając ilość do stanu jednym krokiem.
• Klient chce później zgłosić roszczenie z gwarancji: kasjer przypisuje do sprzedaży dane klienta, aby faktura — jego dowód zakupu — była wystawiona na jego nazwisko.
• Liczenie na koniec dnia: kasjer liczy, co faktycznie leży na półce, i wpisuje to jako inwentaryzację; Flowtly dyskretnie koryguje każdą rozbieżność.
• Klient zwraca wadliwy produkt: menedżer wystawia korektę do pierwotnej faktury, a produkt automatycznie wraca na stan.