E-fakturowanie w Europie: kto je nakazuje i od kiedy
Stan na 15 września 2026. Terminy obowiązków w Europie się zmieniają, a kilka z nich na tej stronie zmieniało się już wcześniej. Potraktuj ją jako punkt wyjścia i przed podjęciem decyzji dotyczącej zgodności potwierdź informacje w krajowym urzędzie skarbowym.
Fakturowanie elektroniczne w Europie to nie jedna reguła. To około trzydziestu krajowych harmonogramów zbiegających się w jednych ramach UE, a firma sprzedająca za granicę może być objęta obowiązkiem na jednym rynku i zupełnie dobrowolnie działać na sąsiednim.
Tło unijne: ViDA
VAT in the Digital Age (ViDA) została przyjęta przez Radę ECOFIN 5 listopada 2024 r. Wyznacza cel: do 2030 r. transakcje B2B wewnątrz UE przechodzą na ustandaryzowane fakturowanie elektroniczne i cyfrowe raportowanie.
Dwa wnioski, o których warto pamiętać:
- Obowiązki krajowe wchodzące przed 2030 r. nie są objazdami. Kraje zmierzają do tego samego standardu europejskiego (EN 16931), więc obowiązek, który zaczyna działać w 2026 r., to wczesna rata ViDA, a nie lokalny wyjątek.
- Kraje, które już mają własny model, muszą się zbliżyć do wspólnego. Włoska platforma z centralną weryfikacją powstała lata przed ViDA, a jej derogacja wygasa.
Jak wygląda sytuacja na każdym rynku
"B2G" oznacza faktury dla podmiotów publicznych, a "B2B" - między przedsiębiorstwami. To rozróżnienie ma znaczenie, bo B2G jest w UE obowiązkowe od lat, a B2B to fala, która nadchodzi teraz.
| Kraj | Status B2B | Kluczowe terminy | Model |
|---|---|---|---|
| Polska | Obowiązkowe | 1 lut. 2026 więksi podatnicy · 1 kwi. 2026 wszystkie firmy | KSeF, centralna weryfikacja |
| Belgia | Obowiązkowe | 1 sty. 2026, wszystkie firmy naraz | Peppol |
| Francja | Obowiązkowe, etapami | 1 wrz. 2026 odbiór (wszyscy) + wystawianie (duże i średnie) · 1 wrz. 2027 wystawianie (MŚP) | Zatwierdzone platformy |
| Niemcy | Obowiązkowe, etapami | 1 sty. 2025 odbiór (wszyscy) · 1 sty. 2027 wystawianie (obrót > 800 tys. €) · 1 sty. 2028 wystawianie (wszyscy) | Zdecentralizowany, formaty EN 16931 |
| Włochy | Obowiązkowe od 2019 | Derogacja przedłużona do 2027, następnie dostosowanie do ViDA | SDI, centralna weryfikacja |
| Rumunia | Obowiązkowe od 2024 | 1 sty. 2024 raportowanie całego B2B · 1 lip. 2024 tylko e-Factura · 1 sty. 2025 B2C | RO e-Factura, centralna weryfikacja |
| Hiszpania | Uchwalone, termin niepewny | Start B2B zależy od rozporządzenia wykonawczego i był przesuwany więcej niż raz · VeriFactu dla spółek od stycznia 2027 | Crea y Crece |
| Portugalia | B2B nieobowiązkowe | Certyfikowane oprogramowanie, kody QR, ATCUD, miesięczny SAF-T | Ścisła kontrola bez obowiązku B2B |
| Holandia | B2B nieobowiązkowe | Peppol ugruntowany dla B2G | Peppol |
| Dania, Szwecja | B2B nieobowiązkowe | B2G obowiązkowe przez Peppol | Peppol |
Mniej więcej jedna trzecia krajów europejskich nakazuje dziś wystawianie faktur B2B; większość pozostałych pozostaje dobrowolna, a B2G jest już obowiązkowe.
Co naprawdę je różni
Terminy przyciągają uwagę, ale to model zmienia sposób działania Twoich systemów:
- Centralna weryfikacja (clearance) (Polska, Włochy, Rumunia) — faktura trafia najpierw na rządową platformę, która ją waliduje i nadaje jej identyfikator. Platforma leży na drodze między Tobą a Twoim klientem, więc awaria lub odrzucenie to Twój problem na bieżąco. Rumunia dodaje zegar: faktura musi dotrzeć do RO e-Factura w ciągu pięciu dni roboczych od wystawienia i liczy się dopiero, gdy platforma ją zwaliduje i nałoży pieczęć Ministerstwa Finansów. PDF wysłany obok jest kopią grzecznościową, a nie fakturą.
- Sieć (Belgia, kraje nordyckie, Holandia) — faktury krążą przez Peppol między akredytowanymi punktami dostępu. Brak centralnego strażnika; sednem jest interoperacyjność.
- Zdecentralizowany z narzuconymi formatami (Niemcy) — wymieniasz faktury bezpośrednio, ale muszą być ustrukturyzowane i zgodne ze standardami. XRechnung, ZUGFeRD 2.1+ i Peppol BIS 3.0 spełniają ten warunek.
Dostawca obsługujący "e-fakturowanie" w jednym z tych modeli nie obsługuje automatycznie innego. Warto zapytać o to konkretnie.
Jak to zrobić we Flowtly
- Moduł E-fakturowanie wysyła i odbiera ustrukturyzowane faktury oraz śledzi status przesłania.
- Dla Polski integracja z KSeF konwertuje faktury do wymaganego XML, przesyła je i zapisuje potwierdzenie.
- Niemieckie e-fakturowanie korzysta z XRechnung i ZUGFeRD, które są formatami EN 16931.
- Rumunia nie należy jeszcze do integracji składających dokumenty. KSeF jest dziś jedyną, która przesyła w Twoim imieniu, więc dotarcie do ANAF pozostaje osobnym krokiem. Ten obowiązek już obowiązuje, więc warto go załatwić przed pierwszą fakturą, a nie po niej.
Ta strona ma termin przydatności
Każda data tutaj to harmonogram legislacyjny, a harmonogramy legislacyjne się opóźniają — francuski się przesunął, hiszpański przesuwał się wielokrotnie, a etapowe terminy niemieckie ustaliła ustawa Growth Opportunities Act, a nie pierwotna propozycja.
Sprawdzaj tę stronę ponownie co kwartał i zawsze potwierdzaj w krajowym urzędzie skarbowym, zanim na jej podstawie coś zrobisz. Nieaktualna tabela na ten temat jest gorsza niż brak tabeli, bo wygląda na aktualną.