Zarządzanie czasem pracy

Flowtly oferuje menedżerom dwa interfejsy do nadzorowania i zarządzania śledzeniem czasu pracy pracowników: Widok Kalendarza oraz Widok Tabeli. Oba widoki są dostępne dla użytkowników z rolami ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER lub ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER i można się między nimi przełączać za pomocą przełącznika znajdującego się w prawym górnym rogu modułu „Czas Pracy".

Widok Kalendarza oferuje miesięczny przegląd zarejestrowanych godzin, wyświetlając nazwy projektów i alokacje czasu bezpośrednio w każdym dniu kalendarza. Widok ten jest szczególnie przydatny do przeglądania wzorców obciążenia pracą na poziomie indywidualnym lub projektowym oraz do wykrywania luk lub niespójności w dłuższych ramach czasowych.

Widok Tabeli przedstawia dwutygodniowe zestawienie zarejestrowanego czasu pracy w porównaniu z oczekiwanymi godzinami pracy, wyświetlane dla wszystkich wybranych pracowników. Ten układ jest zaprojektowany do szybkich porównań, śledzenia na poziomie zespołu i błyskawicznego identyfikowania brakujących wpisów.

Podczas gdy pracownicy używają Widoku Kalendarza głównie do rejestrowania własnego czasu, menedżerowie korzystają z rozszerzonej funkcjonalności w obu widokach – w tym z filtrów, dostępu do szczegółowych danych, uprawnień do edycji (jeśli mają zastosowanie) oraz analiz podsumowujących.

Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Kalendarza

Z rolą ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER Twój dostęp do przeglądania wpisów czasu innych pracowników jest ograniczony do czasu zarejestrowanego wyłącznie dla projektów, do których jesteś przypisany. Pracownicy z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER mogą przeglądać dokładne zapisy godzin pracy dla dowolnego pracownika i dowolnego projektu w organizacji. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER daje użytkownikom możliwość przeglądania i modyfikowania wpisów czasu dla dowolnego pracownika. Użytkownicy mogą znaleźć konkretnego pracownika za pomocą filtrów, przejść do odpowiedniego dnia i kliknąć przycisk Edytuj przy odpowiednim wpisie czasu, aby wprowadzić modyfikacje.

Co widzisz w Widoku Kalendarza

Widok Kalendarza zapewnia menedżerom miesięczny przegląd wpisów czasu zarejestrowanych przez wybranych pracowników – domyślnie dla całej organizacji. Ten widok jest idealny do szybkiej oceny rozłożenia pracy, wykrywania brakujących wpisów i zrozumienia zaangażowania w projekty w czasie.

Każdy dzień kalendarzowy wyświetla wszystkie wpisy czasu dla wszystkich wybranych pracowników i/lub projektów, wraz z podsumowaniem godzin dla każdego projektu w danym dniu.

Na przykład, jeśli trzech pracowników zarejestrowało czas dla różnych projektów 23 kwietnia, kalendarz wyświetli listę pokazującą każdy projekt wraz z przypisanymi do niego wpisami czasu dla tego dnia – co natychmiast pozwala ocenić, ile wysiłku zostało włożone, przez kogo i w co. Menedżerowie mogą najechać kursorem lub kliknąć dowolną komórkę dnia, aby otworzyć szczegółowy podział wpisów z tego dnia. Modal zawiera:

Nazwisko pracownika
Nazwę projektu
Zarejestrowany czas
Dowolny opis lub uwagi
Ikonę ołówka (jeśli menedżer posiada rolę ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) do edycji szczegółów.

Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Tabeli

Widoczność i funkcjonalność w tym widoku zależą od ról użytkowników:

Użytkownicy posiadający jedynie rolę ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER mogą przełączyć się na widok tabeli, ale zobaczą tylko wpisy czasu dla projektów, do których są przypisani. Nie mogą rozwijać wierszy z danymi użytkowników ani edytować wpisów.
Użytkownicy z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER mogą przeglądać dane w tabeli dla wszystkich użytkowników i projektów i mają prawo do edytowania wpisów czasu, ale nie mogą rozwijać wierszy z danymi użytkowników, aby zobaczyć podział i stawki projektowe.
Użytkownicy, którzy oprócz ról podglądu lub menedżerskich posiadają rolę ROLE_PROJECTS_MANAGER, mogą rozwijać wiersze, aby zobaczyć szczegółowe podziały na projekty.
Gdy użytkownik posiada obie role ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER + ROLE_PROJECTS_MANAGER, otrzymuje pełny dostęp: przeglądanie i edytowanie wszystkich wpisów czasu, dla wszystkich użytkowników i projektów, w tym widoki szczegółowe oraz możliwość przejścia do ustawień stawki, jeśli brakuje jej dla pracownika.

Co widzisz w Widoku Tabeli

Ten widok wyświetla siatkę w stylu kalendarza, prezentującą wszystkich pracowników (zgodnie z zastosowanymi filtrami) i ich dzienne wpisy czasu pracy. Każda komórka w siatce przedstawia dwie wartości:

Zarejestrowany czas na dany dzień (np. 8:00)
Oczekiwany czas pracy na dany dzień (zazwyczaj 8:00, ale zmniejszony lub pusty w weekendy, święta, dni spoza zakresu umowy pracownika lub w przypadku urlopu)

Użytkownicy mogą przewijać tygodnie poziomo i pracowników pionowo. W weekendy i święta widoczne jest szare, paskowane tło. Jeśli użytkownik ma dzień wolny z powodu święta państwowego, oczekiwany czas nie zostanie wyświetlony, a komórka będzie widocznie przyciemniona. Jednak wpisy czasu nie są blokowane dla żadnego dnia.

Rozwijanie wierszy pracowników dla podziału na projekty

Menedżerowie z odpowiednimi uprawnieniami (patrz sekcja Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Kalendarza) mogą rozwinąć wiersz użytkownika, klikając strzałkę obok nazwiska pracownika. Po rozwinięciu system wyświetla:

Projekty, dla których użytkownik zarejestrował czas
Zarejestrowany czas dla projektu
Stawki godzinowe (jeśli ustawione)
Ostrzeżenia, gdy brakuje stawek

Każdy wiersz projektu wyświetli zarejestrowany czas i przypisaną stawkę dla danego projektu, lub wyświetli czerwone ostrzeżenie: „Brak stawki godzinowej", jeśli stawka nie jest skonfigurowana. Kliknięcie czerwonego ostrzeżenia przekieruje menedżera bezpośrednio do strony ustawień stawki dla tej kombinacji projekt-pracownik. Zapewnia to wygodny skrót dla kierowników projektów do uzupełniania brakujących stawek podczas przeglądów czasu.

Przeglądanie i edytowanie szczegółów zarejestrowanego czasu

Najechanie kursorem i kliknięcie na dowolną komórkę z wpisem czasu otwiera szczegółowy modal dla tego wpisu czasu, który zawiera datę, nazwę projektu, zarejestrowany czas oraz opis. Ikona ołówka (widoczna tylko dla użytkowników z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) daje możliwość edycji czasu lub opisu. Użytkownicy bez uprawnień do edycji nadal mogą przeglądać ten modal, aby uzyskać podgląd zarejestrowanych danych, ale nie mogą modyfikować jego zawartości.

Przenoszenie wpisu czasu do innego projektu

Edycja wpisu czasu obejmuje projekt, do którego jest przypisany, więc zmiana tego pola przenosi godziny z jednego projektu do drugiego, a nie kopiuje ich. Jest to zwykły sposób na poprawienie czasu zarejestrowanego w niewłaściwym miejscu.

Flowtly odmawia przeniesienia, gdy projekt, z którego godziny odchodzą, został zafakturowany. Wpis pozostaje dokładnie tam, gdzie był, i nic nie jest zapisywane. Komunikat wyświetlany na ekranie to ogólny komunikat o błędzie, a nie wyjaśnienie reguły – jeśli więc zmiana projektu nie chce się zapisać, a pozostałe edycje wpisu działają normalnie, fakturowanie pierwotnego projektu jest pierwszą rzeczą do sprawdzenia.

Dwa szczegóły decydują o tym, czy przeniesienie zostanie odrzucone:

Sprawdzenie dotyczy projektu, z którego godziny odchodzą, nigdy projektu docelowego. Przenoszenie godzin na projekt, który został zafakturowany, nie jest ograniczone.
Liczy się każda pozycja faktury wystawiona dla danego projektu, nie tylko pozycje rozliczane godzinowo. Projekt zafakturowany jednorazowo za kamień milowy w cenie ryczałtowej również odmówi przeniesienia, ponieważ Flowtly nie rejestruje, które poszczególne wpisy stanowiły podstawę danej pozycji faktury, i nie będzie ich zgadywać.

Zmiany dotyczą wyłącznie projektu. Czas trwania, opis i data godzin zafakturowanego projektu pozostają edytowalne jak zawsze – zafakturowany projekt nie staje się tylko do odczytu.

Jeśli godziny rzeczywiście należą gdzie indziej, potraktuj to jako kwestię fakturowania, a nie śledzenia czasu: dane w wystawionej fakturze zostały wyliczone na podstawie tego projektu, więc przed przeniesieniem czasu skonsultuj się z osobą zarządzającą fakturowaniem dla tego projektu.

Opcje filtrowania

W górnej części obu widoków można zastosować dynamiczne filtry, aby zawęzić wyświetlane dane:

Filtr pracowników – Filtruj zarejestrowane wpisy czasu, wybierając konkretnych pracowników. Jeśli możesz przeglądać czas innych osób, strona otwiera się na wszystkich osobach, które masz prawo widzieć; przycisk Tylko ja obok filtra jednym kliknięciem przełącza na Twój własny czas, a ponowne kliknięcie przywraca wszystkich. Użytkownicy, którzy rejestrują wyłącznie własny czas, zawsze widzą tylko siebie.
Filtr projektów – Filtruj wpisy według konkretnych projektów/faz. Jest to przydatne do śledzenia postępów i alokacji czasu w różnych projektach. Domyślnie wszystkie projekty są wybrane.
Kombinacja filtrów: Aby uzyskać bardziej szczegółowy przegląd, menedżerowie mogą zastosować oba filtry równocześnie. Pozwala to zobaczyć czas zarejestrowany przez wybranych pracowników w wybranych projektach, co zapewnia szczegółowy przegląd alokacji zasobów i harmonogramów projektów.

Filtry działają od razu po zaznaczeniu osoby lub projektu – nie ma przycisku Zastosuj. Wybrane osoby, projekty i miesiąc są częścią adresu strony, więc odświeżenie strony je zachowuje, a linkiem możesz udostępnić dokładnie ten sam widok.

Opcje eksportu

W prawym górnym rogu znajduje się pojedynczy przycisk Pobierz Kartę Czasu Pracy.

Kliknięcie tego przycisku otwiera modal, w którym użytkownicy mogą skonfigurować parametry eksportu:

Zakres dat
Uwzględnij podprojekty (widoczne tylko wtedy, gdy używasz filtra projektów)
Grupuj po i opcjonalnie Następnie według: Członek zespołu, Projekt lub Zadanie. Dostępne jest tylko to, według czego da się podzielić wybrane dane: Członek zespołu, gdy eksport obejmuje więcej niż jedną osobę, Projekt, gdy obejmuje więcej niż jeden projekt lub uwzględnia podprojekty, a Zadanie zawsze. Gdy jedyną opcją jest Zadanie, okno o tym informuje. Następnie według pojawia się po wybraniu Grupuj po i nigdy nie powtarza tej samej opcji.
Typ raportu: Typ 1 (szczegółowy) zawiera każdy wpis; Typ 2 — Dla klienta: podsumowanie usług to wycenione podsumowanie dla klienta. Wcześniej nazywały się Wewnętrzny (szczegółowy) i Dla klienta — podsumowanie usług.
Format pliku (PDF, CSV lub XLSX) dla Typu 1. Plik XLSX ma te same kolumny co CSV, liczby są zapisane jako liczby, więc można je od razu zsumować, i obowiązuje go ten sam limit wpisów co CSV. Typ 2 jest zawsze plikiem PDF ze stawką i kwotą netto w każdej pozycji.
Zapamiętaj te ustawienia: przy następnym otwarciu okna używa ponownie tego typu raportu, grupowania i formatu.

Eksporty odzwierciedlają zastosowane filtry i opcje grupowania, co czyni je użytecznymi do wewnętrznych audytów lub raportów rozliczeniowych dla klientów.

Podgląd struktury

Obok opcji eksportu okno pokazuje Podgląd raportu z oznaczeniem Tylko struktura: widać w nim układ raportu, a nie gotowe strony. Widzisz każdą grupę z liczbą wpisów i godzin, pierwsze wpisy pierwszej grupy, po których następuje wiersz w rodzaju … jeszcze 12 wpisów, oraz sumę całkowitą. Dla raportu Typ 2 — Dla klienta: podsumowanie usług podgląd pokazuje też stawkę i kwotę netto każdego wiersza oraz sumę netto.

Wiersz u góry podsumowuje eksport. Dla Typu 1 brzmi on na przykład ≈ 4 strony · 3 osoby · 5 grup: liczba stron jest szacunkowa, a osoby to ci, których czas zawiera eksport. Dla Typu 2 zamiast tego pokazuje kwotę netto, na przykład ≈ 2 strony · netto 71 550,00 PLN.

Jeśli grupa zaczynałaby się w ostatnich wierszach strony, przed nią wstawiany jest podział strony, aby jej nagłówek został razem z jej wierszami. Podgląd rysuje to jako przerywaną linię Podział strony przed tą grupą · inaczej zostałaby rozdzielona, a uwaga obok opcji podaje grupę i stronę.

Podgląd nadąża za każdą zmianą dat, wyboru, typu raportu i grupowania. Jeśli w danym zakresie nie zarejestrowano czasu dla wybranych osób i projektów, podgląd o tym informuje, a Pobierz pozostaje nieaktywne, dopóki nie poszerzysz zakresu lub nie zmienisz wyboru. Jeśli podglądu nie da się wczytać, nadal możesz pobrać raport albo wybrać Wczytaj podgląd ponownie. Przy bardzo dużym eksporcie podgląd liczy tylko pierwsze wpisy i o tym informuje; pobrany plik i tak zawiera wszystkie.

Zapamiętywanie ustawień

Zaznacz Zapamiętaj te ustawienia przed pobraniem, a typ raportu, grupowanie i format pliku zostaną użyte ponownie przy następnym otwarciu okna. Są zapisywane dla każdej osoby i organizacji osobno, więc działają także w innej przeglądarce lub na innym komputerze. Gdy coś jest zapamiętane, pole jest już zaznaczone.

Zakres dat oraz wybrane osoby i projekty nigdy nie są zapamiętywane, bo opisują jeden eksport, a nie sposób pracy. Aby usunąć zapisane ustawienia, odznacz pole i pobierz raport.

Jeśli zapamiętane grupowanie nie pasuje do bieżącego wyboru (na przykład zapamiętano Członek zespołu, a eksport obejmuje jedną osobę), okno informuje o tym i podaje grupowanie, którego nie mogło użyć, zamiast po cichu przygotować raport bez grupowania. Grupowanie wraca, gdy tylko wybór na to pozwala.

Poprzednie eksporty i porównanie z aktualnymi godzinami

Każda pobrana karta czasu pracy jest zachowywana, więc okno Export Report pokazuje pod opcjami eksportu także listę Poprzednie eksporty. Każdy wiersz podaje dzień eksportu, osobę, która go wykonała, oraz krótkie podsumowanie zakresu — ile osób i w jaki sposób pogrupowano dane.

Z wiersza można zrobić dwie rzeczy:

Pobrać plik ponownie. Otrzymujesz pierwotny plik, dokładnie w takiej postaci, w jakiej został wysłany, a nie nowy eksport dzisiejszych godzin.
Porównać z aktualnymi godzinami. To ta przydatna opcja, gdy ktoś kwestionuje fakturę.

Eksporty są zachowywane od momentu, w którym ta funkcja się pojawiła, więc lista zaczyna się pusta i wypełnia w miarę kolejnych eksportów. Plików pobranych wcześniej na niej nie ma.

Co pokazuje porównanie

Porównaj z aktualnymi godzinami ustawia obok siebie trzy wersje tej samej karty czasu pracy, po jednym wpisie w wierszu:

Teraz — godziny w takiej postaci, w jakiej są dziś zapisane.
Po korektach — godziny w takiej postaci, w jakiej przedstawił je raport, jeśli ten eksport powstał z przejrzanej wersji roboczej. Puste dla eksportu bez korekt.
Wyeksportowano — to, co faktycznie zawierał wysłany plik.

Wiersz, który zmienił się po eksporcie, jest oznaczony, a nota wypisuje różnicę: wyeksportowano 2:30, teraz 3:00. To odpowiedź na „plik mówi jedno, a system drugie" — wskazuje, który wpis się zmienił i o ile.

Dwa wiersze czyta się inaczej i ta różnica ma znaczenie:

Już niedostępny — wpisu nie da się teraz odczytać. Mógł zostać usunięty albo po prostu znajduje się poza tym, co wolno Ci zobaczyć. Porównanie nie mówi, który z tych przypadków zachodzi, a jego godziny pozostają poza sumą „Teraz", zamiast być liczone jako zero. Gdy którykolwiek wiersz jest w tym stanie, porównanie podaje, ile ich jest, dzięki czemu suma, która wydaje się nie zgadzać, jest wyjaśniona, a nie zagadkowa.
Dodano po eksporcie — wpis jest zapisany teraz, w zakresie i filtrach, które obejmował eksport, ale nie było go w pliku.

Sam wyeksportowany plik nigdy się nie zmienia. Porównanie mówi wyłącznie o tym, co zdarzyło się od tego czasu.

Jak grupowanie wygląda w poszczególnych raportach

CSV - po wybraniu metody grupowania każdy wiersz wskazuje projekt lub osobę, do której należy, zapisane tak samo jak w eksporcie bez grupowania.
Typ 2 (PDF) - wybranie Członek zespołu lub Projekt jako metody grupowania grupuje wycenione pozycje odpowiednio. Każda grupa zawiera swoje pozycje ze stawką i kwotą netto, kończy się podsumowaniem częściowym, a raport kończy się sumą końcową. Grupa danej osoby nigdy nie łączy pozycji z różnych projektów.
Nagłówek klienta - gdy wszystkie pozycje raportu dla klienta należą do jednego klienta, raport zaczyna się od tego klienta i od zleceniodawcy pracy, niezależnie od tego, czy jest grupowany. Raport obejmujący kilku klientów nie ma jednego nagłówka klienta.
Nazwy projektów w pozycjach - gdy raport nie jest grupowany według projektu, każda pozycja zaczyna się od swojego projektu: Projekt · opis.
Czas bez przypisanej osoby - wpisy bez przypisanej osoby są zebrane w grupie Brak osoby.

Maksymalny rozmiar eksportu

Eksport zawsze zawiera wszystkie wpisy pasujące do twojego wyboru; nigdy nie jest ucinany. Zbyt duży wybór jest odrzucany, a okno dialogowe pokazuje powód, dzięki czemu możesz go dostosować:

Liczba wpisów. Plik PDF może zawierać do 10 000 wpisów czasu, a plik CSV do 50 000. Powyżej tego limitu wybierz krótszy zakres dat albo mniej osób lub projektów. Ponieważ CSV mieści więcej, wybór Typu 1 zbyt duży dla PDF może nadal zostać wyeksportowany jako CSV.
Długość okresu. Zakres dat może obejmować najwyżej jeden rok. Dla dłuższego okresu wyeksportuj go w częściach.

Eksport całego projektu wraz z fazami

Filtr projektów dopasowuje wyłącznie wskazane projekty, bez tego, co znajduje się poniżej nich. Wybranie samego projektu nadrzędnego zwróci więc tylko godziny zarejestrowane bezpośrednio na nim. W projekcie podzielonym na fazy jest to zazwyczaj prawie nic — godziny są zapisane na fazach.

Zaznacz Uwzględnij podprojekty, aby dołączyć wszystkie fazy poniżej wybranych projektów, na dowolnym poziomie zagnieżdżenia. W połączeniu z Grupuj po → Projekt i formatem CSV odpowiada to na pytanie „ile godzin poszło na ten projekt i na co dokładnie" w jednym pliku: jeden wiersz na fazę, obejmujący wszystkich pracowników, którzy rejestrowali czas.

Dwie rzeczy warte zapamiętania:

Opcja działa wyłącznie w dół. Wybranie jednej fazy dodaje jej własne podfazy, nigdy projekt nadrzędny ani fazy równoległe.
Domyślnie jest wyłączona, więc eksport, z którego już korzystasz, nadal zwraca dokładnie to co wcześniej.

Po przefiltrowaniu pracowników lub projektów, wartości w pasku podsumowania poniżej kalendarza i tabeli zostaną odpowiednio zaktualizowane. Wartości „Planowane godziny", „Urlopy", „Do uzupełnienia" i „Zarejestrowane godziny" prezentują całkowitą sumę dla wybranych pracowników.

Godziny przepracowane dla konkretnego projektu można również przeglądać za pomocą funkcji „Przejdź do widoku godzin" opisanej w artykule Lista Projektów.

Skąd pochodzi planowany czas pracy

Planowany czas pracy wynika z umowy każdego pracownika, a nie ze stałego dnia roboczego. Tygodniowy wymiar czasu pracy określony w umowie jest rozłożony na dni robocze, aby określić oczekiwany czas w każdej komórce, a daty rozpoczęcia i zakończenia umowy decydują o tym, które dni są w ogóle uwzględniane.

Najlepiej widać to w przypadku pracowników zatrudnionych tylko przez część widocznego okresu:

Pracownik, który dołącza w połowie okresu, jest planowany od daty rozpoczęcia umowy, a dni przed tą datą nie mają przypisanego oczekiwanego czasu.
Pracownik, którego umowa wygasła, jest planowany jedynie do daty jej zakończenia. Okres przypadający całkowicie po odejściu pracownika nie wyświetla dla niego planowanych godzin.
Pracownik zatrudniony przez cały okres jest planowany w całości, zgodnie z wymiarem godzin wynikającym z umowy.

Typy umów, które nie napędzają obliczeń systemowych, takie jak list intencyjny lub zapis dotyczący odbycia praktyk, nie ustalają oczekiwanego czasu. W przypadku braku umowy – np. dla zleceniobiorców rozliczanych godzinowo – stosowany jest standardowy pełny dzień roboczy, dzięki czemu dni takich osób pozostają widoczne do przeglądu, a nie wyświetlają się jako zero.

Przykładowe scenariusze użycia

Monitorowanie obciążenia zespołu: Kierownik projektu musi szybko zidentyfikować, którzy członkowie zespołu nie zarejestrowali wszystkich oczekiwanych godzin w bieżącym tygodniu, aby zareagować i zapewnić zrównoważone obciążenie pracą.
Raportowanie rozliczeń klienta: Administrator musi wygenerować szczegółową kartę czasu pracy dla rozliczeń klienta konkretnego projektu za ostatni miesiąc, zgrupowaną według pracownika i wyeksportowaną jako plik PDF.
Przegląd budżetu projektu: Użytkownik z działu finansów chce sprawdzić, czy wszystkie stawki godzinowe są skonfigurowane dla pracowników pracujących nad danym projektem i łatwo przejść do konfiguracji brakujących stawek przed wystawieniem faktury.
Analiza alokacji zasobów: Lider zespołu chce przejrzeć, jak czas jest rozłożony na różne projekty dla jego bezpośrednich podwładnych w ciągu kwartału, korzystając z Widoku Kalendarza, aby dostrzec trendy i podejmować świadome decyzje dotyczące obsady.