Zarządzanie czasem pracy

Flowtly oferuje menedżerom dwa interfejsy do nadzorowania i zarządzania śledzeniem czasu pracy pracowników: Widok Kalendarza oraz Widok Tabeli. Oba widoki są dostępne dla użytkowników z rolami ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER lub ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER i można się między nimi przełączać za pomocą przełącznika znajdującego się w prawym górnym rogu modułu „Czas Pracy".

Widok Kalendarza oferuje miesięczny przegląd zarejestrowanych godzin, wyświetlając nazwy projektów i alokacje czasu bezpośrednio w każdym dniu kalendarza. Widok ten jest szczególnie przydatny do przeglądania wzorców obciążenia pracą na poziomie indywidualnym lub projektowym oraz do wykrywania luk lub niespójności w dłuższych ramach czasowych.

Widok Tabeli przedstawia dwutygodniowe zestawienie zarejestrowanego czasu pracy w porównaniu z oczekiwanymi godzinami pracy, wyświetlane dla wszystkich wybranych pracowników. Ten układ jest zaprojektowany do szybkich porównań, śledzenia na poziomie zespołu i błyskawicznego identyfikowania brakujących wpisów.

Podczas gdy pracownicy używają Widoku Kalendarza głównie do rejestrowania własnego czasu, menedżerowie korzystają z rozszerzonej funkcjonalności w obu widokach – w tym z filtrów, dostępu do szczegółowych danych, uprawnień do edycji (jeśli mają zastosowanie) oraz analiz podsumowujących.

Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Kalendarza

Z rolą ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER Twój dostęp do przeglądania wpisów czasu innych pracowników jest ograniczony do czasu zarejestrowanego wyłącznie dla projektów, do których jesteś przypisany. Pracownicy z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER mogą przeglądać dokładne zapisy godzin pracy dla dowolnego pracownika i dowolnego projektu w organizacji. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER daje użytkownikom możliwość przeglądania i modyfikowania wpisów czasu dla dowolnego pracownika. Użytkownicy mogą znaleźć konkretnego pracownika za pomocą filtrów, przejść do odpowiedniego dnia i kliknąć przycisk Edytuj przy odpowiednim wpisie czasu, aby wprowadzić modyfikacje.

Co widzisz w Widoku Kalendarza

Widok Kalendarza zapewnia menedżerom miesięczny przegląd wpisów czasu zarejestrowanych przez wybranych pracowników – domyślnie dla całej organizacji. Ten widok jest idealny do szybkiej oceny rozłożenia pracy, wykrywania brakujących wpisów i zrozumienia zaangażowania w projekty w czasie.

Każdy dzień kalendarzowy wyświetla wszystkie wpisy czasu dla wszystkich wybranych pracowników i/lub projektów, wraz z podsumowaniem godzin dla każdego projektu w danym dniu.

Na przykład, jeśli trzech pracowników zarejestrowało czas dla różnych projektów 23 kwietnia, kalendarz wyświetli listę pokazującą każdy projekt wraz z przypisanymi do niego wpisami czasu dla tego dnia – co natychmiast pozwala ocenić, ile wysiłku zostało włożone, przez kogo i w co. Menedżerowie mogą najechać kursorem lub kliknąć dowolną komórkę dnia, aby otworzyć szczegółowy podział wpisów z tego dnia. Modal zawiera:

• Nazwisko pracownika

• Nazwę projektu

• Zarejestrowany czas

• Dowolny opis lub uwagi

• Ikonę ołówka (jeśli menedżer posiada rolę ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) do edycji szczegółów.

Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Tabeli

Widoczność i funkcjonalność w tym widoku zależą od ról użytkowników:

• Użytkownicy posiadający jedynie rolę ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER mogą przełączyć się na widok tabeli, ale zobaczą tylko wpisy czasu dla projektów, do których są przypisani. Nie mogą rozwijać wierszy z danymi użytkowników ani edytować wpisów.

• Użytkownicy z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER mogą przeglądać dane w tabeli dla wszystkich użytkowników i projektów i mają prawo do edytowania wpisów czasu, ale nie mogą rozwijać wierszy z danymi użytkowników, aby zobaczyć podział i stawki projektowe.

• Użytkownicy, którzy oprócz ról podglądu lub menedżerskich posiadają rolę ROLE_PROJECTS_MANAGER, mogą rozwijać wiersze, aby zobaczyć szczegółowe podziały na projekty.

• Gdy użytkownik posiada obie role ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER + ROLE_PROJECTS_MANAGER, otrzymuje pełny dostęp: przeglądanie i edytowanie wszystkich wpisów czasu, dla wszystkich użytkowników i projektów, w tym widoki szczegółowe oraz możliwość przejścia do ustawień stawki, jeśli brakuje jej dla pracownika.

Co widzisz w Widoku Tabeli

Ten widok wyświetla siatkę w stylu kalendarza, prezentującą wszystkich pracowników (zgodnie z zastosowanymi filtrami) i ich dzienne wpisy czasu pracy. Każda komórka w siatce przedstawia dwie wartości:

• Zarejestrowany czas na dany dzień (np. 8:00)

• Oczekiwany czas pracy na dany dzień (zazwyczaj 8:00, ale zmniejszony lub pusty w weekendy, święta, dni spoza zakresu umowy pracownika lub w przypadku urlopu)

Użytkownicy mogą przewijać tygodnie poziomo i pracowników pionowo. W weekendy i święta widoczne jest szare, paskowane tło. Jeśli użytkownik ma dzień wolny z powodu święta państwowego, oczekiwany czas nie zostanie wyświetlony, a komórka będzie widocznie przyciemniona. Jednak wpisy czasu nie są blokowane dla żadnego dnia.

Rozwijanie wierszy pracowników dla podziału na projekty

Menedżerowie z odpowiednimi uprawnieniami (patrz sekcja Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Kalendarza) mogą rozwinąć wiersz użytkownika, klikając strzałkę obok nazwiska pracownika. Po rozwinięciu system wyświetla:

• Projekty, dla których użytkownik zarejestrował czas

• Zarejestrowany czas dla projektu

• Stawki godzinowe (jeśli ustawione)

• Ostrzeżenia, gdy brakuje stawek

Każdy wiersz projektu wyświetli zarejestrowany czas i przypisaną stawkę dla danego projektu, lub wyświetli czerwone ostrzeżenie: „Brak stawki godzinowej", jeśli stawka nie jest skonfigurowana. Kliknięcie czerwonego ostrzeżenia przekieruje menedżera bezpośrednio do strony ustawień stawki dla tej kombinacji projekt-pracownik. Zapewnia to wygodny skrót dla kierowników projektów do uzupełniania brakujących stawek podczas przeglądów czasu.

Przeglądanie i edytowanie szczegółów zarejestrowanego czasu

Najechanie kursorem i kliknięcie na dowolną komórkę z wpisem czasu otwiera szczegółowy modal dla tego wpisu czasu, który zawiera datę, nazwę projektu, zarejestrowany czas oraz opis. Ikona ołówka (widoczna tylko dla użytkowników z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) daje możliwość edycji czasu lub opisu. Użytkownicy bez uprawnień do edycji nadal mogą przeglądać ten modal, aby uzyskać podgląd zarejestrowanych danych, ale nie mogą modyfikować jego zawartości.

Opcje filtrowania

W górnej części obu widoków można zastosować dynamiczne filtry, aby zawęzić wyświetlane dane:

• Filtr pracowników – Filtruj zarejestrowane wpisy czasu, wybierając konkretnych pracowników. Pozwala to menedżerom skupić się na pracy poszczególnych członków zespołu lub grupy pracowników. Domyślnie w tym polu wyświetlane jest tylko Twoje nazwisko. Możesz filtrować według konkretnego(ych) pracownika(ów) lub wybrać wszystkich.

• Filtr projektów – Filtruj wpisy według konkretnych projektów/faz. Jest to przydatne do śledzenia postępów i alokacji czasu w różnych projektach. Domyślnie wszystkie projekty są wybrane.

• Kombinacja filtrów: Aby uzyskać bardziej szczegółowy przegląd, menedżerowie mogą zastosować oba filtry równocześnie. Pozwala to zobaczyć czas zarejestrowany przez wybranych pracowników w wybranych projektach, co zapewnia szczegółowy przegląd alokacji zasobów i harmonogramów projektów.

Opcje eksportu

W prawym górnym rogu znajduje się pojedynczy przycisk Pobierz Kartę Czasu Pracy.

Kliknięcie tego przycisku otwiera modal, w którym użytkownicy mogą skonfigurować parametry eksportu:

• Zakres dat
• Metoda grupowania (Brak, Pracownik, Projekt)
• Preferowany format pliku (PDF lub CSV)

Eksporty odzwierciedlają zastosowane filtry i opcje grupowania, co czyni je użytecznymi do wewnętrznych audytów lub raportów rozliczeniowych dla klientów.

Po przefiltrowaniu pracowników lub projektów, wartości w pasku podsumowania poniżej kalendarza i tabeli zostaną odpowiednio zaktualizowane. Wartości „Planowane godziny", „Urlopy", „Do uzupełnienia" i „Zarejestrowane godziny" prezentują całkowitą sumę dla wybranych pracowników.

Godziny przepracowane dla konkretnego projektu można również przeglądać za pomocą funkcji „Przejdź do widoku godzin" opisanej w artykule Lista Projektów.

Skąd pochodzi planowany czas pracy

Planowany czas pracy wynika z umowy każdego pracownika, a nie ze stałego dnia roboczego. Tygodniowy wymiar czasu pracy określony w umowie jest rozłożony na dni robocze, aby określić oczekiwany czas w każdej komórce, a daty rozpoczęcia i zakończenia umowy decydują o tym, które dni są w ogóle uwzględniane.

Najlepiej widać to w przypadku pracowników zatrudnionych tylko przez część widocznego okresu:

• Pracownik, który dołącza w połowie okresu, jest planowany od daty rozpoczęcia umowy, a dni przed tą datą nie mają przypisanego oczekiwanego czasu.
• Pracownik, którego umowa wygasła, jest planowany jedynie do daty jej zakończenia. Okres przypadający całkowicie po odejściu pracownika nie wyświetla dla niego planowanych godzin.
• Pracownik zatrudniony przez cały okres jest planowany w całości, zgodnie z wymiarem godzin wynikającym z umowy.

Typy umów, które nie napędzają obliczeń systemowych, takie jak list intencyjny lub zapis dotyczący odbycia praktyk, nie ustalają oczekiwanego czasu. W przypadku braku umowy – np. dla zleceniobiorców rozliczanych godzinowo – stosowany jest standardowy pełny dzień roboczy, dzięki czemu dni takich osób pozostają widoczne do przeglądu, a nie wyświetlają się jako zero.

Przykładowe scenariusze użycia

• Monitorowanie obciążenia zespołu: Kierownik projektu musi szybko zidentyfikować, którzy członkowie zespołu nie zarejestrowali wszystkich oczekiwanych godzin w bieżącym tygodniu, aby zareagować i zapewnić zrównoważone obciążenie pracą.
• Raportowanie rozliczeń klienta: Administrator musi wygenerować szczegółową kartę czasu pracy dla rozliczeń klienta konkretnego projektu za ostatni miesiąc, zgrupowaną według pracownika i wyeksportowaną jako plik PDF.
• Przegląd budżetu projektu: Użytkownik z działu finansów chce sprawdzić, czy wszystkie stawki godzinowe są skonfigurowane dla pracowników pracujących nad danym projektem i łatwo przejść do konfiguracji brakujących stawek przed wystawieniem faktury.
• Analiza alokacji zasobów: Lider zespołu chce przejrzeć, jak czas jest rozłożony na różne projekty dla jego bezpośrednich podwładnych w ciągu kwartału, korzystając z Widoku Kalendarza, aby dostrzec trendy i podejmować świadome decyzje dotyczące obsady.