Zarządzanie czasem pracy

Flowtly oferuje menedżerom dwa interfejsy do nadzorowania i zarządzania śledzeniem czasu pracy pracowników: Widok Kalendarza oraz Widok Tabeli. Oba widoki są dostępne dla użytkowników z rolami ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER lub ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER i można się między nimi przełączać za pomocą przełącznika znajdującego się w prawym górnym rogu modułu „Czas Pracy".

Widok Kalendarza oferuje miesięczny przegląd zarejestrowanych godzin, wyświetlając nazwy projektów i alokacje czasu bezpośrednio w każdym dniu kalendarza. Widok ten jest szczególnie przydatny do przeglądania wzorców obciążenia pracą na poziomie indywidualnym lub projektowym oraz do wykrywania luk lub niespójności w dłuższych ramach czasowych.

Widok Tabeli przedstawia dwutygodniowe zestawienie zarejestrowanego czasu pracy w porównaniu z oczekiwanymi godzinami pracy, wyświetlane dla wszystkich wybranych pracowników. Ten układ jest zaprojektowany do szybkich porównań, śledzenia na poziomie zespołu i błyskawicznego identyfikowania brakujących wpisów.

Podczas gdy pracownicy używają Widoku Kalendarza głównie do rejestrowania własnego czasu, menedżerowie korzystają z rozszerzonej funkcjonalności w obu widokach – w tym z filtrów, dostępu do szczegółowych danych, uprawnień do edycji (jeśli mają zastosowanie) oraz analiz podsumowujących.

Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Kalendarza

Z rolą ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER Twój dostęp do przeglądania wpisów czasu innych pracowników jest ograniczony do czasu zarejestrowanego wyłącznie dla projektów, do których jesteś przypisany. Pracownicy z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER mogą przeglądać dokładne zapisy godzin pracy dla dowolnego pracownika i dowolnego projektu w organizacji. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER daje użytkownikom możliwość przeglądania i modyfikowania wpisów czasu dla dowolnego pracownika. Użytkownicy mogą znaleźć konkretnego pracownika za pomocą filtrów, przejść do odpowiedniego dnia i kliknąć przycisk Edytuj przy odpowiednim wpisie czasu, aby wprowadzić modyfikacje.

Co widzisz w Widoku Kalendarza

Widok Kalendarza zapewnia menedżerom miesięczny przegląd wpisów czasu zarejestrowanych przez wybranych pracowników – domyślnie dla całej organizacji. Ten widok jest idealny do szybkiej oceny rozłożenia pracy, wykrywania brakujących wpisów i zrozumienia zaangażowania w projekty w czasie.

Każdy dzień kalendarzowy wyświetla wszystkie wpisy czasu dla wszystkich wybranych pracowników i/lub projektów, wraz z podsumowaniem godzin dla każdego projektu w danym dniu.

Na przykład, jeśli trzech pracowników zarejestrowało czas dla różnych projektów 23 kwietnia, kalendarz wyświetli listę pokazującą każdy projekt wraz z przypisanymi do niego wpisami czasu dla tego dnia – co natychmiast pozwala ocenić, ile wysiłku zostało włożone, przez kogo i w co. Menedżerowie mogą najechać kursorem lub kliknąć dowolną komórkę dnia, aby otworzyć szczegółowy podział wpisów z tego dnia. Modal zawiera:

• Nazwisko pracownika

• Nazwę projektu

• Zarejestrowany czas

• Dowolny opis lub uwagi

• Ikonę ołówka (jeśli menedżer posiada rolę ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) do edycji szczegółów.

Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Tabeli

Widoczność i funkcjonalność w tym widoku zależą od ról użytkowników:

• Użytkownicy posiadający jedynie rolę ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER mogą przełączyć się na widok tabeli, ale zobaczą tylko wpisy czasu dla projektów, do których są przypisani. Nie mogą rozwijać wierszy z danymi użytkowników ani edytować wpisów.

• Użytkownicy z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER mogą przeglądać dane w tabeli dla wszystkich użytkowników i projektów i mają prawo do edytowania wpisów czasu, ale nie mogą rozwijać wierszy z danymi użytkowników, aby zobaczyć podział i stawki projektowe.

• Użytkownicy, którzy oprócz ról podglądu lub menedżerskich posiadają rolę ROLE_PROJECTS_MANAGER, mogą rozwijać wiersze, aby zobaczyć szczegółowe podziały na projekty.

• Gdy użytkownik posiada obie role ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER + ROLE_PROJECTS_MANAGER, otrzymuje pełny dostęp: przeglądanie i edytowanie wszystkich wpisów czasu, dla wszystkich użytkowników i projektów, w tym widoki szczegółowe oraz możliwość przejścia do ustawień stawki, jeśli brakuje jej dla pracownika.

Co widzisz w Widoku Tabeli

Ten widok wyświetla siatkę w stylu kalendarza, prezentującą wszystkich pracowników (zgodnie z zastosowanymi filtrami) i ich dzienne wpisy czasu pracy. Każda komórka w siatce przedstawia dwie wartości:

• Zarejestrowany czas na dany dzień (np. 8:00)

• Oczekiwany czas pracy na dany dzień (zazwyczaj 8:00, ale zmniejszony lub pusty w weekendy, święta, dni spoza zakresu umowy pracownika lub w przypadku urlopu)

Użytkownicy mogą przewijać tygodnie poziomo i pracowników pionowo. W weekendy i święta widoczne jest szare, paskowane tło. Jeśli użytkownik ma dzień wolny z powodu święta państwowego, oczekiwany czas nie zostanie wyświetlony, a komórka będzie widocznie przyciemniona. Jednak wpisy czasu nie są blokowane dla żadnego dnia.

Rozwijanie wierszy pracowników dla podziału na projekty

Menedżerowie z odpowiednimi uprawnieniami (patrz sekcja Zasady dostępu opartego na rolach w Widoku Kalendarza) mogą rozwinąć wiersz użytkownika, klikając strzałkę obok nazwiska pracownika. Po rozwinięciu system wyświetla:

• Projekty, dla których użytkownik zarejestrował czas

• Zarejestrowany czas dla projektu

• Stawki godzinowe (jeśli ustawione)

• Ostrzeżenia, gdy brakuje stawek

Każdy wiersz projektu wyświetli zarejestrowany czas i przypisaną stawkę dla danego projektu, lub wyświetli czerwone ostrzeżenie: „Brak stawki godzinowej", jeśli stawka nie jest skonfigurowana. Kliknięcie czerwonego ostrzeżenia przekieruje menedżera bezpośrednio do strony ustawień stawki dla tej kombinacji projekt-pracownik. Zapewnia to wygodny skrót dla kierowników projektów do uzupełniania brakujących stawek podczas przeglądów czasu.

Przeglądanie i edytowanie szczegółów zarejestrowanego czasu

Najechanie kursorem i kliknięcie na dowolną komórkę z wpisem czasu otwiera szczegółowy modal dla tego wpisu czasu, który zawiera datę, nazwę projektu, zarejestrowany czas oraz opis. Ikona ołówka (widoczna tylko dla użytkowników z rolą ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) daje możliwość edycji czasu lub opisu. Użytkownicy bez uprawnień do edycji nadal mogą przeglądać ten modal, aby uzyskać podgląd zarejestrowanych danych, ale nie mogą modyfikować jego zawartości.

Przenoszenie wpisu czasu do innego projektu

Edycja wpisu czasu obejmuje projekt, do którego jest przypisany, więc zmiana tego pola przenosi godziny z jednego projektu do drugiego, a nie kopiuje ich. Jest to zwykły sposób na poprawienie czasu zarejestrowanego w niewłaściwym miejscu.

Flowtly odmawia przeniesienia, gdy projekt, z którego godziny odchodzą, został zafakturowany. Wpis pozostaje dokładnie tam, gdzie był, i nic nie jest zapisywane. Komunikat wyświetlany na ekranie to ogólny komunikat o błędzie, a nie wyjaśnienie reguły – jeśli więc zmiana projektu nie chce się zapisać, a pozostałe edycje wpisu działają normalnie, fakturowanie pierwotnego projektu jest pierwszą rzeczą do sprawdzenia.

Dwa szczegóły decydują o tym, czy przeniesienie zostanie odrzucone:

• Sprawdzenie dotyczy projektu, z którego godziny odchodzą, nigdy projektu docelowego. Przenoszenie godzin na projekt, który został zafakturowany, nie jest ograniczone.
• Liczy się każda pozycja faktury wystawiona dla danego projektu, nie tylko pozycje rozliczane godzinowo. Projekt zafakturowany jednorazowo za kamień milowy w cenie ryczałtowej również odmówi przeniesienia, ponieważ Flowtly nie rejestruje, które poszczególne wpisy stanowiły podstawę danej pozycji faktury, i nie będzie ich zgadywać.

Zmiany dotyczą wyłącznie projektu. Czas trwania, opis i data godzin zafakturowanego projektu pozostają edytowalne jak zawsze – zafakturowany projekt nie staje się tylko do odczytu.

Jeśli godziny rzeczywiście należą gdzie indziej, potraktuj to jako kwestię fakturowania, a nie śledzenia czasu: dane w wystawionej fakturze zostały wyliczone na podstawie tego projektu, więc przed przeniesieniem czasu skonsultuj się z osobą zarządzającą fakturowaniem dla tego projektu.

Opcje filtrowania

W górnej części obu widoków można zastosować dynamiczne filtry, aby zawęzić wyświetlane dane:

• Filtr pracowników – Filtruj zarejestrowane wpisy czasu, wybierając konkretnych pracowników. Pozwala to menedżerom skupić się na pracy poszczególnych członków zespołu lub grupy pracowników. Domyślnie w tym polu wyświetlane jest tylko Twoje nazwisko. Możesz filtrować według konkretnego(ych) pracownika(ów) lub wybrać wszystkich.

• Filtr projektów – Filtruj wpisy według konkretnych projektów/faz. Jest to przydatne do śledzenia postępów i alokacji czasu w różnych projektach. Domyślnie wszystkie projekty są wybrane.

• Kombinacja filtrów: Aby uzyskać bardziej szczegółowy przegląd, menedżerowie mogą zastosować oba filtry równocześnie. Pozwala to zobaczyć czas zarejestrowany przez wybranych pracowników w wybranych projektach, co zapewnia szczegółowy przegląd alokacji zasobów i harmonogramów projektów.

Opcje eksportu

W prawym górnym rogu znajduje się pojedynczy przycisk Pobierz Kartę Czasu Pracy.

Kliknięcie tego przycisku otwiera modal, w którym użytkownicy mogą skonfigurować parametry eksportu:

• Zakres dat
• Uwzględnij podprojekty (widoczne tylko wtedy, gdy używasz filtra projektów)
• Metoda grupowania (Brak, Pracownik, Projekt)
• Preferowany format pliku (PDF lub CSV)

Eksporty odzwierciedlają zastosowane filtry i opcje grupowania, co czyni je użytecznymi do wewnętrznych audytów lub raportów rozliczeniowych dla klientów.

Eksport całego projektu wraz z fazami

Filtr projektów dopasowuje wyłącznie wskazane projekty, bez tego, co znajduje się poniżej nich. Wybranie samego projektu nadrzędnego zwróci więc tylko godziny zarejestrowane bezpośrednio na nim. W projekcie podzielonym na fazy jest to zazwyczaj prawie nic — godziny są zapisane na fazach.

Zaznacz Uwzględnij podprojekty, aby dołączyć wszystkie fazy poniżej wybranych projektów, na dowolnym poziomie zagnieżdżenia. W połączeniu z Metodą grupowania → Projekt i formatem CSV odpowiada to na pytanie „ile godzin poszło na ten projekt i na co dokładnie" w jednym pliku: jeden wiersz na fazę, obejmujący wszystkich pracowników, którzy rejestrowali czas.

Dwie rzeczy warte zapamiętania:

• Opcja działa wyłącznie w dół. Wybranie jednej fazy dodaje jej własne podfazy, nigdy projekt nadrzędny ani fazy równoległe.
• Domyślnie jest wyłączona, więc eksport, z którego już korzystasz, nadal zwraca dokładnie to co wcześniej.

Po przefiltrowaniu pracowników lub projektów, wartości w pasku podsumowania poniżej kalendarza i tabeli zostaną odpowiednio zaktualizowane. Wartości „Planowane godziny", „Urlopy", „Do uzupełnienia" i „Zarejestrowane godziny" prezentują całkowitą sumę dla wybranych pracowników.

Godziny przepracowane dla konkretnego projektu można również przeglądać za pomocą funkcji „Przejdź do widoku godzin" opisanej w artykule Lista Projektów.

Skąd pochodzi planowany czas pracy

Planowany czas pracy wynika z umowy każdego pracownika, a nie ze stałego dnia roboczego. Tygodniowy wymiar czasu pracy określony w umowie jest rozłożony na dni robocze, aby określić oczekiwany czas w każdej komórce, a daty rozpoczęcia i zakończenia umowy decydują o tym, które dni są w ogóle uwzględniane.

Najlepiej widać to w przypadku pracowników zatrudnionych tylko przez część widocznego okresu:

• Pracownik, który dołącza w połowie okresu, jest planowany od daty rozpoczęcia umowy, a dni przed tą datą nie mają przypisanego oczekiwanego czasu.
• Pracownik, którego umowa wygasła, jest planowany jedynie do daty jej zakończenia. Okres przypadający całkowicie po odejściu pracownika nie wyświetla dla niego planowanych godzin.
• Pracownik zatrudniony przez cały okres jest planowany w całości, zgodnie z wymiarem godzin wynikającym z umowy.

Typy umów, które nie napędzają obliczeń systemowych, takie jak list intencyjny lub zapis dotyczący odbycia praktyk, nie ustalają oczekiwanego czasu. W przypadku braku umowy – np. dla zleceniobiorców rozliczanych godzinowo – stosowany jest standardowy pełny dzień roboczy, dzięki czemu dni takich osób pozostają widoczne do przeglądu, a nie wyświetlają się jako zero.

Przykładowe scenariusze użycia

• Monitorowanie obciążenia zespołu: Kierownik projektu musi szybko zidentyfikować, którzy członkowie zespołu nie zarejestrowali wszystkich oczekiwanych godzin w bieżącym tygodniu, aby zareagować i zapewnić zrównoważone obciążenie pracą.
• Raportowanie rozliczeń klienta: Administrator musi wygenerować szczegółową kartę czasu pracy dla rozliczeń klienta konkretnego projektu za ostatni miesiąc, zgrupowaną według pracownika i wyeksportowaną jako plik PDF.
• Przegląd budżetu projektu: Użytkownik z działu finansów chce sprawdzić, czy wszystkie stawki godzinowe są skonfigurowane dla pracowników pracujących nad danym projektem i łatwo przejść do konfiguracji brakujących stawek przed wystawieniem faktury.
• Analiza alokacji zasobów: Lider zespołu chce przejrzeć, jak czas jest rozłożony na różne projekty dla jego bezpośrednich podwładnych w ciągu kwartału, korzystając z Widoku Kalendarza, aby dostrzec trendy i podejmować świadome decyzje dotyczące obsady.