Szablony projektów

Jeśli realizujesz projekty o tej samej strukturze — te same fazy w tej samej kolejności, ta sama lista kontrolna na każdym etapie — szablon pozwala opisać tę strukturę raz i tworzyć nowe projekty w kilku kliknięciach, zamiast odbudowywać ją ręcznie za każdym razem.

Szablon zawiera wyłącznie strukturę i rozłożenie w czasie. Klient, zespół oraz wszystkie szczegóły finansowe należą do projektu tworzonego na jego podstawie, nie do samego szablonu.

Kto może korzystać z szablonów

Przeglądający projekty i Menedżer projektów mogą otwierać listę szablonów i tworzyć projekty na ich podstawie.
Tylko Menedżer projektów może tworzyć lub modyfikować szablon.

Jeśli Twoją rolą jest Przeglądający projekty, możesz sprawdzić, jakie szablony istnieją i tworzyć z nich projekty, jednak otwarcie szablonu przenosi Cię do edytora szablonów, do którego dostęp ma Menedżer projektów. Uprawnienia wynikają z Twojej roli, którą przypisuje Administrator.

Szablony projektów są dostępne wszędzie tam, gdzie dostępne są projekty: organizacja, która nie korzysta z modułu projektów Flowtly, nie widzi szablonów.

Lista szablonów

Szablony projektów znajdują się obok pozycji Projekty w panelu bocznym, ponieważ szablon należy do organizacji, a nie do konkretnego projektu.

Na liście każdy szablon ma nazwę, strukturę oraz typ projektu. Kolumna struktury to najszybszy sposób, by odróżnić dwa szablony — wyświetla wartość taką jak „2 fazy · 4 listy", dzięki czemu niedokończona kopia nie wygląda jak oryginał. Szablon bez faz wyświetla informację „Brak faz · 3 listy", bo prosta lista kontrolna to całkowicie poprawny szablon, a zero mogłoby sugerować, że coś brakuje.

Wyszukiwanie filtruje listę według nazwy szablonu.

Co opisuje szablon

Szablon to małe drzewo:

Projekt — jego nazwa i typ (Stała cena, Czas i materiał, Niefakturowany lub Wewnętrzny).
Fazy — etapy, przez które przechodzi praca, w kolejności. Każda faza staje się podprojektem w Flowtly — tak samo jak fazy działają w projektach tworzonych ręcznie.
Listy zadań — nazwane grupy zadań, powiązane z projektem lub z dowolną fazą. Zadania nieprzypisane do nazwanych list trafiają do domyślnej listy projektu.
Zadania — poszczególne elementy pracy.

Jak działają daty

Szablon nie przechowuje żadnych dat kalendarzowych. Wszystko zapisane jest jako liczba dni względem daty rozpoczęcia, którą wybierasz podczas tworzenia projektu.

Każdą fazę i każde zadanie opisują dwie wartości:

Przesunięcie startu — ile dni po rozpoczęciu projektu dany element się zaczyna. Przesunięcie o wartości 0 oznacza start pierwszego dnia, razem z projektem.
Czas trwania — ile dni trwa element. Czasy trwania są włączające: element, który zaczyna się w dniu 1 i trwa 5 dni, obejmuje dni 1–5 i kończy się ostatniego dnia 5.

Szablon opisuje więc: „kick-off trwa tydzień, budowanie zaczyna się trzy tygodnie później i trwa dwa miesiące", a wybranie 1 września jako daty startu przekłada to na konkretne daty. Ten sam szablon użyty w marcu daje daty marcowe.

Tworzenie szablonu

Nowy szablon na liście szablonów otwiera edytor. U góry widnieje nazwa szablonu, po lewej stronie drzewo struktury, a po prawej właściwości zaznaczonego elementu.

Drzewo to sama struktura: projekt na górze, następnie jego fazy, listy zadań oraz zadania w środku. Wybierz wiersz, a panel po prawej umożliwi jego edycję — nazwę i typ projektu, nazwę fazy, jej kolejność, przesunięcie startu i czas trwania, tytuł zadania i daty. Po ustawieniu przesunięcia startu i czasu trwania panel wskaże, w którym dniu element się kończy.

Dodawanie elementów odbywa się w kontekście zaznaczenia, dzięki czemu nowy element ląduje tam, gdzie patrzysz:

Faza dodaje fazę do projektu.
Lista w tej fazie dodaje listę zadań do zaznaczonej fazy. Gdy zaznaczony jest projekt, lista zostaje dodana bezpośrednio do projektu.
Zadanie w tej liście dodaje zadanie do zaznaczonej listy.

Fazy można przesuwać w górę i w dół, a każdy wiersz można usunąć. Nic nie jest zapisywane, dopóki nie wybierzesz Zapisz. Jeśli coś w strukturze jest niedozwolone — np. czas trwania poniżej jednego dnia — komunikat pojawia się przy polu, które spowodowało błąd, a nie jako ogólne ostrzeżenie dla całego szablonu.

Tworzenie projektu z szablonu

Szablony nie są osobnym sposobem tworzenia projektu. Tworzenie nowego projektu otwiera okno dialogowe z dwiema zakładkami — Od podstaw i Z szablonu — bo oba sposoby mają ten sam cel, lecz różny punkt wyjścia.

Na zakładce Z szablonu podajesz Flowtly trzy informacje:

Który szablon zastosować.
Datę rozpoczęcia — wszystkie przesunięcia z szablonu są liczone od tego dnia.
Nazwę nowego projektu. Zostaw puste, aby użyć nazwy szablonu.

Obok formularza podgląd pokazuje drzewo, które zaraz zostanie utworzone, z realnymi datami przy każdej fazie i zadaniu, oraz wiersz podsumowania: ile projektów, list i zadań łącznie. Zmiana daty rozpoczęcia powoduje automatyczne przeliczenie podglądu, dzięki czemu możesz sprawdzić strukturę na tle kalendarza przed zatwierdzeniem. Warto to przejrzeć, bo nie ma kolejnego kroku potwierdzenia ani możliwości cofnięcia jedną operacją.

Po zatwierdzeniu tworzenia projekt, wszystkie jego fazy, listy zadań i zadania zostają zapisane w jednym kroku, a aplikacja przenosi Cię do nowego projektu. Jeśli cokolwiek pójdzie nie tak w trakcie, nic nie zostanie utworzone — nie skończysz z połową projektu do posprzątania.

Pamiętaj, że faza jest podprojektem, więc szablon z trzema fazami tworzy cztery projekty: ten, który nazwałeś, i jego troje dzieci. Podsumowanie podglądu uwzględnia je w ten sposób.

Czego szablon nie przenosi

Celowo szablon nigdy nie zawiera:

Klienta. Ustaw go na nowym projekcie po jego utworzeniu, tak jak na każdym innym projekcie.
Członków zespołu ani stawek. Dodaj ludzi do nowego projektu w zwykły sposób.
Budżetów, faktur ani zarejestrowanego czasu. Nic finansowego nie jest kopiowane, więc użycie szablonu nigdy nie przeniesie pieniędzy ani nie zmieni żadnego raportu.

To właśnie sprawia, że szablon jest bezpieczny do ponownego użycia z różnymi klientami: jest to struktura, a nie kopia poprzedniego projektu.

Edytowanie szablonu

Edytowanie szablonu zmienia tylko to, co dzieje się od tej chwili. Projekty już utworzone na jego podstawie są zwykłymi projektami i nigdy nie są dotykane — nie zmieniają swojej struktury, gdy szablon zostaje zmodyfikowany.

Oznacza to również, że poprawienie błędu w szablonie nie naprawia go w projektach już z niego utworzonych. Te poprawiasz indywidualnie.

Przykładowe scenariusze użycia

Powtarzalne zlecenie klienta. Wdrożenie, które zawsze przebiega przez odkrywanie potrzeb, konfigurację, migrację i przekazanie — opisane raz, startujące w dowolnym dniu podpisania umowy przez nowego klienta.
Wewnętrzny proces o stałym rytmie. Kwartalny audyt lub cykl wydania, którego etapy zawsze dzieli taka sama odległość w czasie.
Standardowa lista kontrolna. Krótki szablon bez faz, tylko z listą zadań, żeby nic nie zostało zapomniane na początku projektu.