Dodawanie i edycja projektu

Jako menedżer możesz dodawać nowe projekty do swojej organizacji. Dodawanie projektu wymaga uprawnienia Admin lub Menedżer projektów. Osoby, które mogą projekty tylko przeglądać lub nimi kierować, nie widzą przycisku „Dodaj projekt” ani zachęty do utworzenia projektu na pustej liście projektów. Aby upewnić się, że projekt zostanie dodany poprawnie i będzie gotowy do zarządzania, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do sekcji Projekty w menu głównym

Spowoduje to przejście do strony Lista projektów, gdzie możesz zarządzać istniejącymi projektami lub dodawać nowe.

2. Kliknij „Dodaj projekt”

Na stronie Projekty kliknij przycisk „Dodaj projekt” znajdujący się w prawym górnym rogu strony. Ta akcja otworzy formularz, w którym wprowadzisz szczegóły nowego projektu.

3. Wypełnij formularz

W wyświetlonym formularzu należy podać następujące informacje:

• Nazwa: Wprowadź nazwę projektu. Powinien to być opisowy tytuł, który jasno identyfikuje projekt.
• Typ: Określ typ projektu z dostępnych opcji. Typy obejmują: Fixed Price (Projekty o stałym koszcie), Internal (Projekty realizowane w ramach organizacji), Non Billable (Projekty, które nie generują przychodów), Time and Material (Projekty, w których koszty są oparte na poświęconym czasie i zużytych materiałach).
• Referencja (Opcjonalnie): Klucz, który nazywa ten projekt w systemach, z których korzystasz poza Flowtly. Flowtly proponuje go w trakcie wpisywania nazwy; nadpisz go, aby użyć własnego, albo wyczyść pole, jeśli ten projekt go nie potrzebuje. Musi być unikalny w obrębie Twojej organizacji. Zobacz Sygnatura projektu.
• Data rozpoczęcia (Opcjonalnie): Określa datę rozpoczęcia projektu.
• Data zakończenia (Opcjonalnie): Określa datę zakończenia projektu.
• Klient (Opcjonalnie): Klient, dla którego realizowany jest projekt. Wybierz istniejącego klienta albo wybierz „Utwórz klienta” na dole listy, aby utworzyć nowego bez opuszczania formularza; nowy klient zostanie od razu wpisany w pole. W przypadku projektu wewnętrznego pozostaw pole puste. Pole widzą osoby pracujące z klientami (Clients Manager lub Debt Collections Manager); opcję „Utwórz klienta” widzi tylko Clients Manager. Klienta możesz też ustawić lub zmienić później, w sekcji Podstawowe informacje.

Uwaga: Jeśli daty nie zostaną ustawione, status projektu pozostanie aktywny, dopóki nie zostanie zmieniony ręcznie. Jeśli określona jest data zakończenia (Data zakończenia), projekt pozostaje aktywny do tej daty włącznie, a następnego dnia jego status automatycznie zmienia się na nieaktywny. Od dnia następującego po dacie zakończenia projekt jest wyświetlany w zakładce Nieaktywne na stronie Lista projektów. Innym możliwym statusem jest Częściowo Aktywny, który pojawia się w oparciu o statusy faz projektu.

4. Zapisz projekt

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij Zapisz, aby dodać projekt do systemu.

Wykonanie tych kroków zapewni pomyślne dodanie nowego projektu i jego gotowość do zarządzania w systemie. Będziesz mógł teraz przeglądać i edytować szczegóły projektu, zarządzać przypisanymi do niego pracownikami oraz śledzić jego postępy przez różne fazy.

Edycja projektu

Na zakładce Przegląd strony projektu informacje o projekcie są teraz pogrupowane w odrębne sekcje, każda z własną opcją Edytuj. Takie modułowe podejście pozwala użytkownikom zarządzać konkretnymi segmentami niezależnie, bez konieczności edytowania całego projektu.

1. Podstawowe informacje Kliknij przycisk Edytuj w prawym górnym rogu sekcji Podstawowe informacje, aby zmodyfikować następujące pola:

• Nazwa: Edytuj nazwę projektu.
• Projekt nadrzędny: Określ projekt nadrzędny, jeśli dotyczy.

Uwaga: Po połączeniu projekt pojawi się zagnieżdżony pod swoim wyznaczonym Projektem nadrzędnym na Liście projektów.

• Typ (wymagane): Wybierz pomiędzy Fixed Price, Internal, Non Billable lub Time and Material.
• Data rozpoczęcia: Wybierz datę rozpoczęcia projektu.
• Data zakończenia: Wybierz datę zakończenia projektu.
• Referencja: Klucz projektu dla systemów poza Flowtly. Nie jest wyprowadzany na nowo z nazwy przy zmianie nazwy projektu, więc zmiana nazwy nie może przekierować integracji; zmień go tutaj, gdy chcesz go zmienić. Zobacz Sygnatura projektu.
• Klient: Wybierz powiązanego klienta, jeśli dotyczy. Każda zmiana zapisuje się sama: pole tekstowe, gdy je opuścisz, wybór, gdy tylko go wskażesz. Data rozpoczęcia i Data zakończenia zapisują się razem, jako jeden okres. Mały status obok pola pokazuje, kiedy zmiana jest zapisana, a jeśli zmiana zostanie odrzucona, pole podaje powód, a Flowtly pyta, zanim zamkniesz okno i ją utracisz. Ostatnią zmianę można cofnąć przez kilka sekund, a zmiana wykonana bez połączenia czeka i zapisuje się sama po jego przywróceniu; zobacz Formularze zapisujące się na bieżąco.

Powierzchnia i miejsca parkingowe Gdy Twoja organizacja korzysta z zarządzania nieruchomościami, sekcja Podstawowe informacje pokazuje także trzy wartości, które Flowtly wylicza na podstawie rezerwacji projektu, więc nikt nie musi ich wpisywać:

• Powierzchnia wynajęta: łączna powierzchnia lokali zarezerwowanych przez projekt.
• Udział we wspólnej powierzchni: udział projektu, w m², we wspólnej powierzchni każdego budynku, w którym ma rezerwację. Gdy projekt i jego fazy są zarezerwowane tylko w jednym budynku, po udziale podawany jest jego procent wspólnej powierzchni tego budynku, czyli proporcja, według której fakturowana jest wspólna powierzchnia. Zobacz Wspólna powierzchnia budynku.
• Miejsca parkingowe: liczba różnych miejsc parkingowych zarezerwowanych przez projekt. Miejsce wspólne dla dwóch rezerwacji liczy się raz. Zasób liczy się jako miejsce parkingowe, gdy jego kategoria ma ikonę parkingu; nazwa kategorii nie ma znaczenia.

Wartości sumują projekt i jego fazy oraz uwzględniają tylko rezerwacje aktywne dziś, więc zmieniają się, gdy rezerwacja się zaczyna, kończy lub jest edytowana. Budynek, dla którego wartość nie jest znana, jest pomijany w sumie zamiast liczony jako zero, a pole wymienia każdy pominięty budynek wraz z powodem, na przykład bez danych: Budynek B (zarezerwowany lokal nie ma powierzchni). Powodem jest jedno z: zarezerwowany lokal nie ma powierzchni, budynek nie ma powierzchni lub nie skonfigurowano części wspólnych, co podpowiada, czy uzupełnić powierzchnię lokalu, pełną powierzchnię budynku, czy skonfigurować części wspólne budynku. Budynek zarezerwowany zarówno przez projekt, jak i przez fazę, jest wymieniany raz. Wartości atrybutów wpisane ręcznie nadal są pokazywane poniżej, w sekcji Atrybuty (wprowadzone ręcznie).

Notatki Sekcja Notatki umożliwia użytkownikom dodawanie wewnętrznych komentarzy i informacji związanych z projektem. Jeśli nie dodano jeszcze żadnych notatek, sekcja wyświetli komunikat-zastępczy: "Brak notatek dla projektu". Aby dodać pierwszą notatkę, kliknij Dodaj notatkę + w prawym górnym rogu pola Notatki. Po utworzeniu notatki staje się ona widoczna w sekcji i można ją później edytować. Jest to przydatne do śledzenia doraźnych aktualizacji, decyzji lub przypomnień bezpośrednio w kontekście projektu. Użytkownicy z rolą Administratora mogą usuwać dowolne Notatki. Możesz zaktualizować avatar projektu z dowolnej zakładki w widoku Projektu. Wystarczy najechać kursorem na avatar (obok nazwy projektu) i kliknąć ikonę edycji, która się pojawi. Otworzy to okno dialogowe Zmień avatar, gdzie możesz wybrać nowy kolor projektu z palety lub przesłać niestandardowe logo/obraz z urządzenia. Po wybraniu, zaktualizowany kolor lub obraz zostanie zastosowany do avatara i będzie konsekwentnie odzwierciedlany na całej platformie.

Atrybuty Na zakładce Atrybuty kliknij przycisk Edytuj w wierszu, aby zmienić wartość danego atrybutu. Wartość zapisuje się sama, gdy opuścisz pole. W przypadku atrybutu z okresem Data rozpoczęcia i Data zakończenia zapisują się razem; w przypadku atrybutu tylko z datą końcową data zapisuje się, gdy tylko ją wybierzesz. Nie ma przycisku Zapisz. Dodawanie nowej wartości atrybutu nadal odbywa się przyciskiem Dodaj.

Projekt pobiera swoje atrybuty z zestawu atrybutów. Dopóki projekt nie ma zestawu, zakładka Atrybuty najpierw otwiera Przypisz atrybuty, gdzie go wybierasz. Wybór zestawu najpierw prosi o potwierdzenie i podaje nazwę zestawu, na przykład "Przypisać „Najmy biurowe”? Tego nie można później zmienić." Przypisz zapisuje zestaw od razu i przechodzi do dodawania pierwszej wartości; Anuluj niczego nie zapisuje i pozostawia projekt bez zestawu. Pytanie jest zadawane, ponieważ wybór jest ostateczny: gdy projekt ma już zestaw atrybutów, nie można go zmienić na inny. Gdy Twoja organizacja ma dokładnie jeden zestaw atrybutów, nie ma czego wybierać, a Flowtly przypisuje go samo, gdy okno się otwiera.

Dodawanie członków zespołu

Otwórz panel Członkowie projektu i kliknij Dodaj członka.

• Wybierz jedną lub więcej osób. Kliknij osobę, aby ją zaznaczyć, i kliknij ponownie, aby odznaczyć. Przytrzymaj Shift i kliknij drugą osobę, aby zaznaczyć wszystkich wymienionych między nimi. Zaznaczona osoba jest wyróżniona znacznikiem wyboru, a wszystkie zaznaczone osoby są też wypisane nad listą, gdzie można je usuwać pojedynczo.
• Wybierz rolę. Rola jest wymagana i dotyczy wszystkich zaznaczonych osób. Dostępne są tylko role, których żadna z nich nie ma jeszcze w tym projekcie. Jeśli żadna rola nie jest wolna dla wszystkich, usuń kogoś z zaznaczenia.
• Kliknij Dodaj członka zespołu. Jeśli części osób nie udało się dodać, okno pozostaje otwarte i zaznaczone są tylko te osoby, a komunikat podaje, ile osób dodano — możesz spróbować ponownie bez dodania kogokolwiek dwa razy.

Osoby bez aktualnej umowy są widoczne na liście, ale nie można ich zaznaczyć. Ich wiersz wyjaśnia dlaczego i pozwala utworzyć lub odnowić umowę.

Archiwizacja projektu

Projekt archiwizujesz na jego zakładce Przegląd: otwórz projekt, kliknij Archiwizuj w nagłówku projektu i potwierdź. Flowtly przeniesie Cię z powrotem na listę projektów.

Kto może zarchiwizować projekt

Archiwizacja projektu wymaga uprawnienia Admin lub Menedżer projektów. Role, które obejmują uprawnienia Menedżera projektów, na przykład Menedżer konta, również mogą archiwizować projekty. Liderzy projektów nie mogą tego zrobić, także w projektach, którymi kierują. Bez jednego z tych uprawnień przycisk Archiwizuj się nie pojawia.

Co daje archiwizacja

Zarchiwizowany projekt znika z wyszukiwania, z list wyboru projektu oraz, o ile żadna z jego faz nie jest nadal w toku, z listy projektów, więc nie przeszkadza w bieżącej pracy. Archiwizacja niczego nie usuwa: projekt zachowuje swoje zadania, zarejestrowany czas pracy, koszty i faktury. Budżety i rezerwacje zasobów powiązane z projektem nie blokują archiwizacji.

Aby znaleźć zarchiwizowany projekt, wybierz Zarchiwizowany w filtrze Status na stronie Lista projektów.

Archiwizacja dotyczy samego projektu, a nie jego faz: każda faza zachowuje własny status. Zarchiwizuj także fazę, jeśli ona również ma przestać przeszkadzać.

Cofanie archiwizacji

Otwórz zarchiwizowany projekt i na zakładce Przegląd kliknij Cofnij archiwizację. Nie ma potwierdzenia: projekt od razu wraca na Twoje listy.

Uwaga: archiwizacja to nie to samo co zakończenie projektu. Jeśli chcesz tylko, aby projekt przestał liczyć się jako aktywny, ustaw zamiast tego jego Data zakończenia, co przeniesie go do zakładki Nieaktywne na stronie Lista projektów.

Przykładowe scenariusze użycia

• Wprowadzanie nowego projektu klienta: Utwórz nowy projekt, wybierz typ Fixed Price lub Time and Material, przypisz odpowiedniego klienta i ustaw początkową Datę rozpoczęcia oraz Datę zakończenia.
• Uruchamianie wewnętrznej inicjatywy: Skonfiguruj projekt Internal (Wewnętrzny) w celu śledzenia postępów w rozwoju nowych produktów, ulepszeń procesów lub programów szkoleniowych dla zespołów.
• Dostosowywanie harmonogramów projektów: Edytuj istniejący projekt, aby zaktualizować pole Data zakończenia, gdy projekt został przedłużony lub zakończony przed terminem.
• Dokumentowanie decyzji lub aktualizacji projektu: Dodaj nową notatkę do sekcji Notatki projektu, aby zarejestrować kluczowe decyzje podjęte podczas spotkania z klientem lub ważną wewnętrzną aktualizację.