Realizacja budżetu
Realizacja budżetu to podzakładka sekcji Finanse projektu, obok Budżetu początkowego, Planu vs Realizacji, Kosztów zespołu w czasie i Powiązanych kosztów. Odpowiada na jedno pytanie: dla każdej planowanej linii — ile zostało zakontraktowane i ile z tego zostało zafakturowane?
Potrzebuje budżetu początkowego do porównania. Dopóki projekt go nie ma, zakładka o tym informuje i wskazuje podzakładkę Budżet początkowy.
Jak zorganizowana jest tabela
Tabela ma jeden wiersz na tag. Tagi łączą linię budżetową z kontraktami i fakturami rozliczanymi na jej podstawie, więc tagi z budżetu początkowego tworzą widoczne tutaj wiersze.
Każdy wiersz pokazuje:
| Kolumna | Co oznacza |
|---|---|
| Tag | Tag budżetowy, którego dotyczy wiersz. |
| Realizacja budżetu | Dwa paski. Jaśniejszy to udział planu pokryty kontraktami; ciemniejszy — udział już zafakturowany. |
| Zaplanowane (netto) | Kwota zarezerwowana na ten tag w budżecie początkowym. |
| Zakontraktowane (netto) | Łączna wartość netto kontraktów projektu przypisanych do tego tagu. |
| Zafakturowane (netto) | Ile faktycznie zostało zafakturowane. |
Pomarańczowy ogon na pasku oznacza przekroczenie — wartość zakontraktowana przekroczyła plan. Warto sprawdzić, czy kontrakt jest błędny, czy budżet wymaga aktualizacji.
Wiersz Łącznie liczy każdy kontrakt i każdą fakturę raz, nawet jeśli są otagowane więcej niż jednym tagiem. Dlatego Łącznie jest zwykle mniejsze niż suma kolumn powyżej: faktura przypisana do dwóch tagów pojawia się w obu wierszach, bo właśnie o to chodzi w podziale — ale to jedna faktura i Łącznie to pokazuje. Użyj pola wyszukiwania, aby zawęzić widok do jednego tagu; Łącznie zawęzi się razem z nim, wciąż licząc każdy dokument raz. Wybierz wiersz, aby rozwinąć stojące za nim kontrakty bez opuszczania zakładki. Tag wykazujący zero kontraktów jest w planie, ale nic nie zostało do niego jeszcze przypisane.
Jeśli któraś faktura nie ma zapisanej kwoty netto, pod wierszem Łącznie pojawi się informacja, ile dokumentów pominięto w kwocie zafakturowanej — suma dotyczy tego, co dało się policzyć, i mówi wprost, kiedy to nie wszystko.
Kontrakty bez tagu
Tabela pokazuje tylko otagowane tagi budżetowe. Kontrakt bez tagu nie ma wiersza, do którego mógłby należeć, więc jest pomijany w tabeli i w Łącznie.
Gdy tak się dzieje, zakładka informuje o tym nad tabelą: ile kontraktów zostało pominiętych i jaka jest ich łączna wartość. Projekt, w którym wszystkie kontrakty są nieotagowane, wyglądałby identycznie jak projekt bez żadnych kontraktów — każda cyfra zero, brak wierszy, nic na ekranie, co pozwoliłoby odróżnić te dwa przypadki.
Same kontrakty nie są ukryte. Aby je zobaczyć, otwórz Powiązane koszty, które wyświetla wszystko, co faktycznie trafi do projektu, niezależnie od tagowania.
Aby nieotagowany kontrakt pojawił się w tej tabeli, nadaj mu tag, który jest używany w budżecie początkowym. Otagowanie kontraktu tagiem, którego budżet nie zawiera, nadal go pomija — nie ma planowanej linii, z którą można by go porównać.
Przykłady zastosowań
- Kierownik projektu w połowie realizacji budowy sprawdza, które linie budżetowe są już w pełni zakontraktowane, a które mają jeszcze wolne środki.
- Kontroler zauważa pomarańczowy ogon przekroczenia przy jednym tagu, otwiera wiersz i znajduje kontrakt, który przekroczył plan.
- Ktoś przeglądający projekt, w którym wszystkie liczby wynoszą zero, widzi komunikat nad tabelą, dowiaduje się, że osiem kontraktów jest nieotagowanych, i je taguje, aby porównanie nabrało sensu.
- Dyrektor finansowy porównuje wartość zakontraktowaną z zafakturowaną dla każdego tagu, aby sprawdzić, jaka część wydatków została już rozliczona fakturami.