Zadania projektowe

Zakładka Zadania na stronie projektu prowadzi listy zadań i poszczególne zadania projektu. Pozwala rozłożyć pracę nad projektem na elementy, które można śledzić — każdy z własnym statusem, priorytetem i powtarzalnością.

Listy zadań

Zadania można grupować w listy, aby porządkować pracę w projekcie. Każda lista ma nazwę i należy do jednego projektu.

Nowy projekt zaczyna z trzema gotowymi listami — Ustalenia, Prace i Dokumenty — dzięki czemu nie trzeba niczego wymyślać, żeby cokolwiek pogrupować. Grupują zadania według rodzaju pracy, a nie postępu — to już śledzi status zadania. Możesz je dowolnie przemianować, zmienić kolejność, usunąć albo dodać własne — startowy zestaw to propozycja, nie wymóg.

Statusy

Każde zadanie ma status. Statusy to wspólne, uporządkowane pozycje z nazwą i kolorem, edytowane z widoku przepływu pracy.

Oprócz nazwy i koloru status niesie dwa znaczniki określające jego znaczenie:

Oznacz ten status jako w toku — osiągnięcie tego statusu oznacza, że praca się rozpoczęła. Typowym przykładem jest W toku.
Oznacz ten status jako zamknięty — osiągnięcie tego statusu oznacza, że praca jest zakończona. Typowym przykładem jest Gotowe.

Status można też ustawić jako domyślny, czyli taki, który nowo utworzone zadanie otrzymuje na początku.

Oba znaczniki są od siebie niezależne. Status może mieć oba, jeden lub żaden, a więcej niż jeden status może mieć ten sam znacznik — projekt z W toku i W recenzji może oznaczyć oba jako w toku, a projekt z Gotowe i Anulowane może oznaczyć oba jako zamknięte. Nic nie zmusza projektu do ich stosowania.

Warto je jednak ustawiać, bo właśnie na ich podstawie Flowtly proponuje zmianę statusu po zalogowaniu czasu. Projekt, którego statusy nie mają żadnego znacznika, działa normalnie — po prostu nigdy nie wyświetla tej propozycji.

Zmiana statusu zadania po zalogowaniu czasu

Logowanie czasu przy zadaniu to dobry moment, by zauważyć, że jego status nie odpowiada już rzeczywistości. Po zapisaniu wpisu czasu Flowtly proponuje zmianę statusu zadania:

Zadanie nierozpoczęte otrzymuje propozycję statusu oznaczającego trwającą pracę — Przenieś do W toku.
Zadanie już w toku otrzymuje propozycję statusu zamykającego — Oznacz jako Gotowe. Zakończenie pracy i zarejestrowanie godzin to jedna czynność — zamknięcie zadania nie wymaga wychodzenia ze śledzenia czasu i szukania zadania.

To propozycja, nie reguła. Pojawia się jako krótka wiadomość, która sama zanika, i tylko wybranie akcji cokolwiek zmienia. Jej zignorowanie nic nie kosztuje i nie wymaga jej zamykania — co ma znaczenie, bo logowanie czasu jest jedną z najczęstszych czynności, a osiem zalogowanych godzin bardzo często oznacza, że praca jest w połowie, a nie skończona.

Proponowany status wynika ze znaczenia, jakie przypisano statusom projektu — w toku lub zamknięty — a nie z kolejności kolumn na tablicy. Przestawianie kolumn nie zmienia więc tego, co jest proponowane. Projekt, który nigdy nie oznaczył żadnego statusu jako w toku, nie dostaje propozycji Przenieś do, bo nie ma statusu, do którego można przenieść; wystarczy jeden taki status.

Gdy projekt ma więcej niż jeden status danego rodzaju, propozycja wybiera pierwszy:

Wśród statusów oznaczających trwającą pracę — najwcześniejszy, aby zadanie było właśnie rozpoczęte, a nie przeskoczone dalej.
Wśród statusów zamykających — najwcześniejszy, czyli zwykła kolumna ukończenia. Jeśli projekt ma zarówno Gotowe, jak i Anulowane, anulowanie jest wyjątkiem i nigdy nie jest proponowane po zalogowaniu pracy.

Nic nie jest proponowane, gdy nie ma nic sensownego do zaproponowania: zadanie bez statusu, zadanie już zamknięte lub projekt, którego statusy nie rozróżniają proponowanego stanu. W tych przypadkach logowanie czasu po prostu zapisuje wpis bez żadnej wiadomości.

Priorytet

Każde zadanie ma priorytet: Niski, Normalny, Wysoki lub Pilny. Domyślny jest Normalny.

Osoby przypisane i obserwujący

Do zadania można przypisać wiele osób; otrzymują one powiadomienie e-mail w chwili przypisania. Pracownicy mogą też obserwować zadanie, aby dostawać aktualizacje bez bycia przypisanym — na przykład gdy zostawią komentarz.

Komentarze

Osoby przypisane i obserwujący mogą omawiać zadanie w komentarzach. Każdy komentarz zapisuje autora oraz datę i godzinę. Po dodaniu nowego komentarza obserwujący zadanie dostają powiadomienie e-mail.

Powtarzalność

Zadania mogą powtarzać się codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Reguła powtarzania określa częstotliwość, odstęp, opcjonalną datę końcową oraz maksymalną liczbę wystąpień; każde utworzone wystąpienie jest zwykłym zadaniem powiązanym z regułą, która je utworzyła.

Powiadomienia o zmianie statusu

Gdy status zadania się zmieni, osoby przypisane dostają powiadomienie e-mail.

Widoki

Zakładka Zadania udostępnia widok listy, tablicy, kalendarza i przepływu pracy dla tych samych zadań, aby móc pracować w układzie najlepiej dopasowanym do danej pracy.

Przykładowe przypadki użycia

Oznacz status W toku projektu jako w toku, by logowanie czasu przy zadaniu nierozpoczętym proponowało przeniesienie go tam.
Zaloguj ranne godziny przy zadaniu i jednocześnie je rozpocznij — bez otwierania tablicy.
Zakończ pracę, zarejestruj czas i zamknij zadanie z tego samego okna.
Zignoruj propozycję przy zadaniu wykonanym tylko częściowo — godziny są zapisane, a status pozostaje bez zmian.