Udostępnianie oferty pracy i rezerwacja rozmów

Ofertę pracy w module Rekrutacja można otworzyć dla osób spoza Twojej organizacji. Flowtly daje Ci link, a Ty umieszczasz go wszędzie tam, gdzie kandydaci mają znaleźć stanowisko. Osoba, która otworzy ten link, widzi opis stanowiska, aplikuje, podając swoje dane i CV, i trafia do kolumny Zaaplikowani w tej ofercie pracy — bez konta Flowtly i bez zaproszenia.

Z rozmowami kwalifikacyjnymi jest podobnie. Proponujesz zestaw terminów, Flowtly zamienia je w link do rezerwacji, a kandydat wybiera jeden z nich. Oba kroki różnią się tym, kto co wysyła. Link do oferty pracy przekazujesz samodzielnie — Flowtly nie wysyła go nikomu, więc udostępniasz go tam, gdzie chcesz, żeby trafili kandydaci. Link do rezerwacji rozmowy Flowtly wysyła kandydatowi e-mailem w chwili jego utworzenia, chyba że zdecydujesz się przekazać go samodzielnie, a gdy kandydat zarezerwuje termin, Flowtly wysyła e-mailem potwierdzenie kandydatowi i powiadomienie osobie prowadzącej rozmowę.

Publikowanie oferty pracy

Oferty pracy znajdują się w module Rekrutacja, na karcie Recruitments, a przycisk New job offer otwiera formularz nowej oferty. Tworzenie i edycja oferty wymaga roli Menedżer HR.

Oferta pracy ma status Robocza, Oczekująca albo Zarchiwizowana, a menu na jej kafelku przenosi ją między nimi: Publish recruitment, gdy jest robocza, Move back to draft, gdy jest aktywna, i Archive recruitment w dowolnym momencie.

Te statusy porządkują Twoje własne listy. To nie one sprawiają, że stanowisko staje się publiczne — robi to link. Ofertę pracy może otworzyć każdy, kto ma jej link, niezależnie od statusu, także oferta robocza. Traktuj więc udostępnienie linku jako moment, w którym stanowisko trafia na zewnątrz, i nie przekazuj go dalej, dopóki oferta nie brzmi tak, jak ma ją przeczytać ktoś obcy.

Pobieranie linku

Otwórz ofertę pracy i wybierz Link to recruitment form. Otworzy się okno Share job offer z objaśnieniem "Share this link so candidates can apply without logging in." oraz polem tylko do odczytu Shareable link, które kopiujesz przyciskiem obok.

Link pozostaje taki sam przez cały czas istnienia oferty pracy, więc może trafić w kilka miejsc jednocześnie — do wiadomości do jednej osoby, do ogłoszenia na portalu z ofertami pracy, na stronę Twojej firmy. Flowtly nie wysyła go nikomu.

Co widzi kandydat

Strona składa się z dwóch części. Po lewej jest stanowisko: logo i nazwa Twojej organizacji, nazwa stanowiska jako nagłówek, lokalizacja — albo N/A, jeśli oferta jej nie zawiera — a dalej Job details z opisem, który napisałeś, Requirements jako etykiety pogrupowane według grup wymagań, do których należą, oraz Salary range.

Po prawej jest formularz Apply for this job z dopiskiem "Submit your details and we'll add you as a candidate."

• Apply with LinkedIn uzupełnia imię, nazwisko, adres e-mail i profil LinkedIn na podstawie konta LinkedIn kandydata. To skrót, a nie wymóg; formularz można też wypełnić ręcznie.
• Pola Firstname, Lastname i Email są wymagane. Phone number, Location, Position, Birth date, LinkedIn, Expectations i Notes są opcjonalne, a wszystko, co kandydat wypełni, trafia do jego profilu kandydata.
• CV (optional) i Cover letter (optional) przyjmują po jednym pliku PDF, JPG lub PNG o rozmiarze do 64 MB. Łącznie oba pliki muszą mieć mniej niż 70 MB, a formularz informuje, jeśli tak nie jest.
• Submit application kończy zgłoszenie. Strona odpowiada Application sent — "Thanks for applying. We'll be in touch if there's a match." Należy to rozumieć dosłownie: następny kontakt nawiązujesz Ty.

Kandydat, który otworzy stronę z niepełnym adresem, zobaczy komunikat "This job offer link is incomplete." i prośbę o nowy link. Dlatego kopiuj cały link, zamiast przepisywać go ręcznie lub pozwalać, by wiadomość podzieliła go na kilka wierszy.

Zgłoszenie w Twojej ofercie pracy

Zgłoszenia trafiają na kartę Candidates oferty pracy, podzieloną na trzy kolumny — Zaaplikowani, Oczekujący i Odrzuceni — z których każda pokazuje, ilu kandydatów zawiera i do czego służy. W miarę postępów przeciągaj kartę kandydata między kolumnami. Zgłoszenie publiczne zaczyna się w kolumnie Zaaplikowani i zawiera wszystko, co przesłał kandydat, a CV i list motywacyjny znajdują się w jego profilu.

Kandydaci dodani ręcznie z Twojego własnego wyszukiwania znajdują się w tych samych kolumnach, więc jedna oferta pracy obejmuje obie ścieżki.

Proponowanie terminów rozmów

Przycisk z zegarem na karcie kandydata otwiera okno Zaproponuj terminy. Dopóki nie wybierzesz daty, widnieje w nim komunikat No slots available for this day, bo nie ma jeszcze dnia, dla którego można wyznaczyć terminy. Wybierz Slot length — 15, 30, 45 lub 60 minut — oraz datę w polu Select date, a lista Available slots wypełni się wszystkimi terminami o tej długości między 09:00 a 17:00 w tym dniu. Zaznacz tyle terminów, ile chcesz zaproponować.

Terminy wynikają wyłącznie z tego przedziału godzin i długości rozmowy, więc każda data oferuje ten sam zestaw godzin rozpoczęcia. Ponowne zaproponowanie terminu, który już zaproponowałeś, dodaje go po raz drugi zamiast zastąpić pierwszy, a kandydat zobaczyłby go wtedy dwa razy — dlatego proponuj każdy termin tylko raz.

Terminy są przypisane do Ciebie jako osoby prowadzącej rozmowę, poprzez Twój profil pracownika. Konto bez profilu pracownika nie ma czego zaproponować i informuje o tym komunikatem: "Your account has no employee profile, so there are no interview slots to offer."

Ponieważ terminy należą do Ciebie, a nie do jednego kandydata, każdy Twój wolny termin jest widoczny dla każdego kandydata, któremu wyślesz link do rezerwacji, a termin znika ze wszystkich tych list w chwili, gdy jeden z kandydatów go zajmie. Proponuj tylko te terminy, które naprawdę możesz zapewnić, i dodawaj kolejne, kiedy chcesz — kandydaci z ważnym linkiem zobaczą nowe terminy przy następnym otwarciu.

Wysyłanie linku do rezerwacji

Przycisk z linkiem na karcie otwiera okno Wyślij link do rezerwacji. Wymaga ono roli Menedżer HR; do proponowania terminów wystarczy dostęp do kandydatów (rola Menedżer kandydatów), więc na niektórych kontach przycisk z zegarem jest widoczny, a przycisk z linkiem nie.

W polu Link valid for wybierz, jak długo link ma być ważny — 24 hours, 3 days, 7 days lub 30 days; domyślnie wybrane są 3 dni. Trzydzieści dni to najdłuższy okres, na jaki Flowtly wystawi link.

Create link tworzy sam Booking link, przycisk Copy link oraz datę i godzinę wygaśnięcia linku. Done zamyka okno.

Utworzenie linku powoduje też wysłanie go e-mailem do kandydata, na adres zapisany w jego profilu kandydata. Wiadomość podaje stanowisko i nazwę Twojej organizacji, zawiera przycisk otwierający stronę rezerwacji, informuje kandydata, że link jest przeznaczony tylko dla niego, i podaje, do kiedy link działa — w czasie UTC, z oznaczeniem „UTC”. Jeśli nie zdecydujesz się przekazać linku samodzielnie, to właśnie ta wiadomość dostarcza go kandydatowi. Jeśli przekażesz go samodzielnie, Flowtly nie wysyła żadnego e-maila, a kandydat otrzymuje link tylko od Ciebie; tak samo jest w przypadku kandydata, którego profil nie zawiera adresu e-mail.

Jeśli przekazujesz link samodzielnie, kopiuj go w całości. Zawiera on zarówno kod zaproszenia, jak i obszar roboczy, do którego należy zaproszenie, a kandydat, który otrzyma tylko jego część, zobaczy komunikat, że w linku brakuje części adresu.

Co kandydat robi z linkiem do rezerwacji

Ten link również nie wymaga konta. Otwiera stronę Choose a time for your interview, na której widać, z kim kandydat się spotka, a pod spodem terminy, które pozostawiłeś wolne. Wybranie jednego z nich od razu potwierdza rezerwację: Your interview is booked.

Strona rezerwacji pokazuje godziny w strefie czasowej urządzenia kandydata, nie podając jej nazwy. E-maile wysyłane przez Flowtly podają natomiast godziny w UTC, dzięki czemu kandydat z innej strefy czasowej może je ze sobą porównać.

Link do rezerwacji służy do jednej rezerwacji. Po jego wykorzystaniu — albo po wygaśnięciu — pokazuje komunikat "This invitation can no longer be used" i prosi kandydata o nowe zaproszenie, więc zmiana terminu oznacza utworzenie nowego linku. Jeśli dwóch kandydatów sięgnie po ten sam termin, ten, który nie zdążył, zobaczy komunikat "That time was just taken", zachowa ważne zaproszenie i wybierze spośród pozostałych terminów. Kandydat, który otworzy link, gdy żaden termin nie jest wolny, zobaczy komunikat "No times are open right now" i prośbę o kontakt z osobą, która wysłała link.

Co Flowtly wysyła e-mailem po rezerwacji

Gdy kandydat zarezerwuje termin, Flowtly wysyła dwa e-maile:

• Do kandydata — potwierdzenie ze stanowiskiem, nazwą Twojej organizacji i zarezerwowanym terminem oraz informacją, że w razie potrzeby zmiany terminu należy skontaktować się bezpośrednio z Twoją organizacją.
• Do osoby prowadzącej rozmowę — czyli pracownika, którego terminy zaproponowano i który prowadzi rozmowę — powiadomienie z imieniem i nazwiskiem kandydata, stanowiskiem i zarezerwowanym terminem oraz informacją, że termin jest teraz oznaczony we Flowtly jako zarezerwowany.

Oba e-maile podają zarezerwowany termin w czasie UTC, z oznaczeniem „UTC”. Powiadomienie dla osoby prowadzącej trafia na adres e-mail zapisany w jej profilu pracownika; jeśli profil nie zawiera adresu e-mail, powiadomienie nie jest wysyłane, a kandydat i tak otrzymuje swoje potwierdzenie.

Wszystkie e-maile są wysyłane w języku interfejsu Twojej organizacji. Żaden z nich nie zawiera zaproszenia do kalendarza, a Flowtly nie dodaje rozmowy do żadnego zewnętrznego kalendarza, więc zarezerwowany termin wpisz do swojego kalendarza samodzielnie.

Przykłady zastosowań

• Otwarcie oferty pracy na stanowisko, skopiowanie jej linku i opublikowanie go na portalu z ofertami pracy, aby kandydaci mogli aplikować bez konta.
• Wysłanie tego samego linku osobie, z którą skontaktowałeś się bezpośrednio, i przeczytanie jej zgłoszenia w kolumnie Zaaplikowani obok pozostałych.
• Zebranie CV i listu motywacyjnego razem ze zgłoszeniem, zamiast prosić o nie później.
• Zaproponowanie czterech półgodzinnych terminów rozmowy jednego popołudnia i pozostawienie kandydatowi wyboru najdogodniejszego.
• Pozwolenie, by Flowtly wysłał link do rezerwacji bezpośrednio do kandydata, i otrzymanie e-mailem zarezerwowanego terminu, gdy kandydat go wybierze.
• Wystawienie linku do rezerwacji ważnego 24 godziny, gdy rozmowę trzeba ustalić szybko, albo 30 dni, gdy kandydat jest nieobecny.
• Utworzenie drugiego linku do rezerwacji dla kandydata, który musi przełożyć już zarezerwowaną rozmowę.