Dokumenty
Aby zarządzać dokumentami pracowników, konieczne jest najpierw zdefiniowanie odpowiedniego typu dokumentu.
Zakładka 'Dokumenty' jest widoczna wyłącznie wtedy, gdy moduł Dokumenty jest aktywny, a rola użytkownika została odpowiednio skonfigurowana.
Tworzenie Typu Dokumentu
Istnieją dwa sposoby tworzenia typów dokumentów:
- Poprzez Ustawienia Organizacji (w sekcji 'Typy dokumentów'):
Kroki:
- Przejdź do Ustawień Organizacji.
- Przejdź do sekcji 'Typy dokumentów'.
- Utwórz nowy typ dokumentu i przypisz go do odpowiedniego modułu (np. Pracownicy).
- Bezpośrednio z okna modalnego 'Dodaj Dokument'
Jeśli użytkownik ma rolę Menedżera Dokumentów, może utworzyć nowy typ dokumentu bezpośrednio z okna modalnego 'Dodaj Dokument', klikając przycisk 'Nowy typ dokumentu +' obok listy rozwijanej 'Typ dokumentu'. Po utworzeniu w ten sposób, typ dokumentu będzie automatycznie dostępny w module, w którym został utworzony – na przykład w module Pracownicy.
Przesyłanie Pliku
Gdy przejdziesz do zakładki 'Dokumenty' w profilu pracownika, zobaczysz listę już dodanych dokumentów wraz z załączonymi do nich plikami. Aby dodać nowy dokument, kliknij przycisk 'Dodaj dokument' w prawym górnym rogu. Pojawi się okno modalne, w którym należy wypełnić następujące pola:
- Typ dokumentu – wybierz z listy lub utwórz nowy (jeśli masz rolę Menedżera Dokumentów) [wymagane]
- Plik do załączenia – prześlij plik w formacie PDF, PNG, JPG lub GIF (maks. 3MB) [wymagane]
- Opis – krótka notatka opisująca zawartość dokumentu [opcjonalne]
Po zapisaniu dokument pojawi się na liście w zakładce 'Dokumenty' w profilu pracownika.
Przykładowe zastosowania
- Bezpieczne przechowywanie umów o pracę, aneksów i listów ofertowych pracowników.
- Przesyłanie certyfikatów szkoleń zawodowych i kursów rozwojowych.
- Zarządzanie kluczowymi formularzami HR, takimi jak dokumenty rekrutacyjne, deklaracje podatkowe czy dane kontaktowe w nagłych wypadkach.
- Dołączanie dokumentów uzupełniających, takich jak zwolnienia lekarskie czy formularze zgody na specjalne wnioski.