Marża faz
Marża faz to podzakładka sekcji Finanse projektu. Pokazuje jeden wiersz na każdą fazę projektu — ile dana faza zafakturowała, ile kosztowała i jaka jest marża między tymi kwotami — oraz wiersz końcowy dla całego projektu.
Odpowiada na jedno pytanie: które etapy tego zlecenia zarabiają, a które nie.
Faza to podprojekt
Nie istnieje osobny obiekt „faza”. Faza projektu jest jego podprojektem, więc wszystko, co dotyczy projektu, dotyczy także fazy: ma własny typ, własne daty, własny zespół i własne finanse. Aby utworzyć fazę, utwórz podprojekt projektu klienta — w zakładce Fazy projektu albo wskazując istniejącemu projektowi projekt nadrzędny. Oba sposoby oraz ich wpływ na dostęp zespołu opisuje artykuł Widok Projektu.
Fazą jest tylko pierwszy poziom. Wiersze tej tabeli to bezpośrednie podprojekty projektu. Podprojekt podprojektu nie jest drugą fazą i nie otrzymuje własnego wiersza — jego kwoty są wliczane do fazy stojącej nad nim, ponieważ każdy wiersz obejmuje swoją fazę i wszystko, co znajduje się poniżej niej. Dzielenie fazy na mniejsze części jest więc sposobem organizowania pracy, a nie sposobem dodawania wierszy w tym miejscu.
Usunięta faza jest pomijana. Zarchiwizowana faza zachowuje swój wiersz z oznaczeniem Zarchiwizowany: archiwizacja wycofuje projekt z użycia, a zarobione przez niego pieniądze pozostają częścią historii zlecenia.
Kiedy faza się zamyka i czego zamknięcie nie robi
Faza zamyka się we własnej Dacie zakończenia. Trwa przez cały ten dzień, a od dnia następnego przy jej nazwie widnieje Zakończony; wcześniej widnieje Aktywny, a wiersz informuje o Zamknięciu wraz z datą. Faza bez daty zakończenia pokazuje Brak daty zakończenia i pozostaje aktywna.
Zamknięcie fazy nie zamraża jej kwot. Koszt z datą po zamknięciu nadal podnosi koszt tej fazy i nadal obniża jej marżę. Jest to zamierzone: zamknięcie oznacza moment, w którym praca miała się skończyć, a nie moment zamknięcia księgi — faktura od dostawcy, która przychodzi sześć tygodni później, jest kosztem fazy, w której powstała, a nie fazy, która akurat jest otwarta.
Aby późny koszt nigdy nie był zaskoczeniem, wiersz fazy podaje też, jaka część jej kosztu ma datę po zamknięciu — na przykład 4 200,00 po zamknięciu. Traktuj to jako adnotację, a nie jako dodatkową kolumnę: ta kwota jest już zawarta w kosztach pracy i kosztach bezpośrednich obok, a dodanie jej do nich policzyłoby ją dwukrotnie. Duża kwota w tym miejscu warta jest sprawdzenia, bo zwykle oznacza albo koszt zaksięgowany na niewłaściwej fazie, albo zbyt wcześnie ustawioną datę zamknięcia.
Z czego składa się marża
Tabela ma sześć kolumn.
| Kolumna | Co oznacza |
|---|---|
| Faza | Faza, jej status, data zamknięcia oraz koszty po zamknięciu, jeśli jakieś są. |
| Zafakturowano | Ile faza zafakturowała. |
| Koszt pracy | Ile kosztował czas zalogowany na fazie. |
| Koszty bezpośrednie | Powiązane koszty fazy. |
| Marża | Zafakturowano minus koszt pracy minus koszty bezpośrednie. |
| Marża % | Marża jako udział w kwocie zafakturowanej. |
Szczegóły każdej z nich:
- Zafakturowano to kwota wystawiona, a nie zapłacona. Liczy się każda pozycja faktury sprzedaży zaksięgowana na fazie, od chwili istnienia faktury, niezależnie od tego, czy klient ją opłacił. Wersje robocze i faktury usunięte są pomijane. Faktura liczy się w okresie, w który wpada jej data sprzedaży. Pozycja, która nie wskazuje projektu, jest przypisywana do projektu z kontraktu, na podstawie którego wystawiono fakturę, a pozycja podzielona między kilka projektów wnosi tylko tę część, która przypada tej fazie. Kwoty są netto, przeliczone po kursie własnym faktury.
- Koszt pracy to zalogowany czas po koszcie, a nie po stawce, którą fakturujesz. Jest to koszt godzin zalogowanych na fazie przez członków zespołu, każdego po jego własnej stawce kosztowej — te same kwoty, które raportują Koszty zespołu w czasie i pieniężne KPI projektu. Godziny, których nikt nie zalogował, nic tu nie kosztują, choćby pracy było dużo.
- Koszty bezpośrednie to powiązane koszty fazy — faktury zakupu i płatności zaksięgowane na niej. Koszt liczy się raz: jeśli płatność bankowa jest już pokryta przypisanym dokumentem, liczy się dokument, a płatność nie jest do niego dodawana. Pieniądze otrzymane na fazie nie są kosztem; przychodem jest faktura.
- Marża to odejmowanie, a nie wskaźnik. Marża dodatnia jest pokazywana ze znakiem plus.
- Marża % jest pusta, gdy nic nie zafakturowano. W komórce widać myślnik i powód — brak faktur — a nie 0%. Marża z zera nie jest procentem, a wypisanie go czytałoby się jak faza na progu zysku, choć w rzeczywistości wydała pieniądze i nie wystawiła żadnej faktury.
Okres decyduje o tym, co widzisz
Nad tabelą znajduje się zakres dat i każda kwota mu podlega. Zakładka otwiera się na całym życiu projektu — od daty rozpoczęcia do dziś — więc najpierw widzisz całe zlecenie. Projekt bez daty rozpoczęcia otwiera się na bieżącym miesiącu.
Zawężenie zakresu zawęża także wiersze. Faza zakończona na wiosnę pokazuje wiersz zer w okresie, który do niej nie sięga; to kwestia okresu, nie fazy. Rozszerz zakres do daty rozpoczęcia projektu, aby zobaczyć ją ponownie. Zakres jest zapisany w adresie strony, więc konkretny okres można podlinkować lub dodać do zakładek.
Cały projekt to nie suma faz
Ostatni wiersz, Cały projekt, to projekt w całości: wszystkie fazy oraz to, co zaksięgowano na samym projekcie nadrzędnym.
Faktury wystawione na projekt, a nie na jedną z jego faz, czas zalogowany wprost na projekcie i koszty przypisane do niego należą do projektu i do żadnej fazy. Są w tym wierszu i w żadnym z wierszy powyżej. Dlatego suma końcowa jest zwykle większa niż suma faz i nie ma się z nią zgadzać. Jeśli różnica jest większa, niż się spodziewasz, mówi ona, jak duża część zlecenia jest księgowana na poziomie projektu — co często jest powodem, by przenieść tę pracę na fazę.
Wykonawca, który jednocześnie fakturuje i loguje czas, jest tu liczony dwukrotnie
To jedna kwota na tej zakładce, którą należy czytać uważnie.
Gdy ta sama osoba zarówno fakturuje pracę, jak i loguje swoje godziny na fazie, ta zakładka liczy oba zapisy: fakturę jako koszt bezpośredni, a zalogowany czas jako koszt pracy. Praca jest opłacona raz i policzona dwa razy, więc koszt fazy jest zawyżony, a jej marża czyta się niżej, niż jest w rzeczywistości.
Dotyczy to fazy, w której pracuje taka osoba, a przez nią także wiersza Cały projekt. Faza obsadzona wyłącznie pracownikami albo wyłącznie wykonawcami, którzy nie logują czasu, nie jest tym objęta.
Jest to właściwość tej zakładki. Na powierzchni budżetowej ta sama sytuacja jest liczona raz — faktura przypisana do osoby jest pomijana w koszcie na projekcie, na którym zalogowany czas tej osoby jest już kosztowany, co opisuje artykuł Rachunek zysków i strat oraz prognoza budżetu. Te dwie powierzchnie naprawdę się różnią, więc marża fazy i kwota budżetowa dotyczące tych samych osób nie muszą się zgadzać.
Dopóki tego nie sprawdzisz, traktuj marżę takiej fazy jako dolną granicę, a nie jako kwotę: rzeczywista marża to ta liczba plus to, co dana osoba zafakturowała za godziny, które również zalogowała. Powiązane koszty wymieniają faktury stojące za kosztem bezpośrednim, a Koszty zespołu w czasie — zalogowane godziny stojące za kosztem pracy, i właśnie tam widać nakładanie się tych dwóch zapisów.
Kto to widzi
Marża faz pokazuje, ile praca zarabia, dlatego wymaga uprawnienia do przeglądania rentowności projektu — tego samego, które wymaga reszta sekcji Finanse projektu. Osoba bez niego otrzymuje informację o braku dostępu do tych kwot, a nie pustą tabelę. Zobacz Zarządzanie uprawnieniami i Grupy uprawnień.
Projekt bez faz informuje o tym na zakładce i wskazuje Koszty zespołu w czasie jako miejsce z kwotami samego projektu.
Przykładowe zastosowania
- Lider dostawy prowadzący budowę w czterech fazach sprawdza, która z nich utrzymuje zlecenie, a która zjada marżę, przed wyceną kolejnego etapu.
- Kontroler widzi po zamknięciu przy fazie zakończonej w poprzednim kwartale, otwiera Powiązane koszty i znajduje fakturę od dostawcy zaksięgowaną na niewłaściwej fazie.
- Osoba z działu finansów porównuje wiersz Cały projekt z fazami i odkrywa, że większość fakturowania projektu wystawiono na poziomie projektu, więc marże faz opisują tylko część zlecenia.
- Kierownik klienta czyta pustą Marżę % na fazie i rozpoznaje w niej fazę, która wydała pieniądze, ale jeszcze nie zafakturowała, a nie fazę na progu zysku.
- Kierownik projektu przeglądający fazę obsadzoną wykonawcą logującym czas traktuje jej marżę jako dolną granicę i porównuje faktury wykonawcy z jego zalogowanymi godzinami, zanim poda tę kwotę dalej.