Praca z wieloma organizacjami

Flowtly pozwala, aby jedno konto należało do kilku organizacji — przydaje się to, gdy prowadzisz więcej niż jedną firmę, pracujesz na osobnych kontach klientów lub oddzielasz działalność od projektu pobocznego. Każda organizacja przechowuje własne dane, członków i ustawienia całkowicie oddzielnie.

Przełączanie między organizacjami

Organizacja, w której aktualnie pracujesz, jest widoczna w menu konta. Otwórz je, aby zobaczyć wszystkie organizacje, do których należy Twoje konto, a następnie wybierz inną, aby się przełączyć. Flowtly przeładuje się z projektami, finansami i osobami tej organizacji; nic nie przenosi się między organizacjami.

Praca w organizacji wymaga profilu pracownika w niej, a także członkostwa. Jeśli wybierzesz organizację, w której nie masz profilu pracownika, Flowtly poinformuje o tym i jej nie otworzy: przeniesie cię do innej twojej organizacji albo poprosi o wybór innej, a gdy jest to twoja jedyna organizacja, poprosi o kontakt z administratorem tej organizacji. Gdy administrator doda twój profil, możesz ponownie wybrać tę organizację.

Link w wiadomości e-mail z prośbą o akceptację faktury wskazuje organizację, do której należy faktura. Jeśli otworzysz go, pracując w innej organizacji, Flowtly przełączy Cię na wskazaną i otworzy tam połączoną stronę, dzięki czemu faktura i jej powiadomienie są tam, gdzie się ich spodziewasz. Przełącza tylko na organizację, do której należysz i w której możesz pracować. W przeciwnym razie zostajesz tam, gdzie jesteś.

Wyszukiwanie organizacji na długiej liście

Pełna lista Twoich organizacji otwiera się na stronie wyboru organizacji. Jeśli część z nich należy do tego samego holdingu, lista grupuje je pod nazwą holdingu, alfabetycznie, a pozostałe umieszcza w sekcji Pozostałe organizacje. Przy każdej grupie widać, ile organizacji obejmuje. Holdingi konfiguruje Flowtly na prośbę; holding jedynie porządkuje listę i sam nie nadaje żadnego dostępu.

Przy każdej organizacji, obok Twojej roli, widoczny jest jej NIP, jeśli został zapisany, co pozwala odróżnić spółki, których nazwy różnią się tylko końcówką. Gdy lista jest na tyle długa, że pojawia się pole wyszukiwania, możesz szukać po nazwie lub po NIP, z myślnikami i spacjami albo bez nich.

Panel organizacji na komputerze

Na szerokim ekranie pozycja Zmień organizację w menu konta otwiera panel obok niego; ponowne jej wybranie zamyka panel. Panel ma stałą szerokość i przewija się wewnątrz siebie, więc długa lista nie rozciąga menu. Zamknięcie panelu pozostawia menu konta otwarte.

W każdym wierszu widoczne są awatar i nazwa organizacji, a pod nazwą druga linia z jej numerem NIP, Twoją rolą w tej organizacji oraz — dla organizacji w wersji próbnej — liczbą pozostałych dni próby. Części, dla których nie ma czego pokazać, są pomijane, więc organizacja bez zapisanego NIP pokazuje samą rolę. Długa nazwa zawija się do drugiej linii, zamiast zostać ucięta, ponieważ to, co odróżnia dwie spółki z jednej grupy, znajduje się zwykle na końcu nazwy. Organizacja, w której pracujesz, jest oznaczona znacznikiem wyboru, a plakietka Administrator wskazuje organizacje, w których masz tę rolę.

Panel wymienia organizacje alfabetycznie i grupuje je według holdingu na tych samych zasadach co pełna lista. Jeśli żadna z Twoich organizacji nie należy do holdingu, panel jest jedną płaską listą bez nagłówków.

Gdy masz więcej niż sześć organizacji do przełączania, panel oferuje też pole wyszukiwania oraz krótką legendę nazywającą znacznik wyboru, ikonę holdingu i plakietkę roli; krótsza lista nie potrzebuje ani jednego, ani drugiego i ich nie otrzymuje. Wyszukiwanie dopasowuje nazwę lub NIP, z myślnikami i spacjami albo bez nich, a gdy nic nie pasuje, panel to komunikuje, zamiast pokazywać pustą listę.

Pozycja Dodaj organizacje u dołu panelu tworzy nową organizację. Nie jest oferowana w sesji demonstracyjnej.

Obsługa panelu z klawiatury

Panel otwiera się z fokusem na polu wyszukiwania, jeśli takie jest, a w przeciwnym razie na organizacji, w której pracujesz.

• Strzałka w dół i strzałka w górę przenoszą między organizacjami, a strzałka w górę z pierwszej organizacji wraca do pola wyszukiwania.
• Home i End przechodzą do pierwszej i ostatniej organizacji.
• Enter przełącza na organizację, na której jest fokus.
• Escape czyści wpisany tekst wyszukiwania, a gdy pole jest puste, zamyka panel.

Nagłówki grup są etykietami, a nie przystankami, więc przechodzenie po liście je pomija.

Dołączanie lub tworzenie kolejnej organizacji

• Dołączasz do organizacji, gdy ktoś zaprosi do niej Twoje konto, co jednocześnie przypisuje Ci w niej rolę: otwórz Wybierz organizację, gdzie zaproszenia czekają w sekcji Oczekujące zaproszenia, i kliknij Zaakceptuj.
• Możesz też utworzyć zupełnie nową organizację z menu organizacji, gdy potrzebujesz świeżego, oddzielnego środowiska pracy. Tak jak przy rejestracji, do utworzenia organizacji nie można użyć tymczasowego ani jednorazowego adresu e-mail; Flowtly poprosi o stały adres.

Role i dostęp ustawiane są dla każdej organizacji osobno

Twoja rola i uprawnienia są określane oddzielnie w każdej organizacji. W jednej możesz mieć rolę Administrator, a w innej rolę Członek, więc to, co widzisz i możesz robić, zmienia się po przełączeniu.

Przykładowe zastosowania

• Konsultant utrzymuje osobną organizację dla każdego klienta i przełącza się między nimi, gdy dzień pracy przechodzi od jednego zlecenia do kolejnego.
• Właściciel prowadzi dwie firmy z jednego logowania, przełączając organizacje, aby niezależnie fakturować i raportować dla każdej z nich.
• Nowy członek zespołu zostaje zaproszony do istniejącej organizacji i przełącza się do niej po zakończeniu wdrożenia w innej.