Przewodnik wdrożeniowy

Ten przewodnik prowadzi nową organizację przez konfigurację Flowtly w kolejności, która sprawdza się najlepiej: każdy krok opiera się na poprzednim. Każdy krok odsyła do artykułu, który omawia go w całości. Druga część zbiera pytania, które najczęściej pojawiają się w pierwszych tygodniach, zarówno u administratorów, jak i u zapraszanych przez nich osób, na przykład zewnętrznej księgowej.

W okresie próbnym w prawym dolnym rogu obszaru roboczego widoczna jest lista Konfiguracja z trzema pierwszymi zadaniami: Dodaj klienta, Utwórz projekt i Zaproś współpracownika. Poniższe kroki obejmują te zadania i to, co je otacza.

Krok 1: Ustawienia organizacji

Zacznij od Ustawienia → Administracja → Organizacja. Ustaw domyślną walutę firmy, język interfejsu i język dokumentów prawnych, format dat i kwot, dni robocze oraz logo firmy. Te ustawienia dotyczą wszystkich w organizacji, więc ustal je, zanim ktokolwiek inny zacznie wprowadzać dane. Zobacz Ustawienia organizacji.

Następnie otwórz Ustawienia → Finanse i biznes → Ustawienia fakturowania i uzupełnij dane rozliczeniowe, które klienci zobaczą na fakturach: nazwę firmy, adres i numer identyfikacji podatkowej. Format numeru faktury określa sposób numerowania faktur, a liczba dni do terminu płatności ustala domyślny termin płatności. Zobacz Ustawienia fakturowania.

Jeśli organizacja chce, aby każdy członek logował się z drugim składnikiem, włącz Wymagaj uwierzytelniania wieloskładnikowego w Ustawienia → Administracja → Bezpieczeństwo teraz, zanim kogokolwiek zaprosisz. Nikt nie zostanie przez to zablokowany: osoby, które nie skonfigurowały jeszcze aplikacji uwierzytelniającej, przejdą konfigurację podczas logowania. Zobacz Ustawienia bezpieczeństwa.

Krok 2: Użytkownicy i grupy uprawnień

Zanim zaprosisz ludzi, zdecyduj, kto ma co widzieć i robić. Utwórz Grupy uprawnień w Ustawienia → Ludzie → Grupy uprawnień, po jednej dla każdej roli w firmie, na przykład „Kierownik projektu” albo „Księgowa”. Zmiana w grupie obejmuje od razu wszystkich jej członków, co łatwiej utrzymać w porządku niż uprawnienia nadawane pojedynczym osobom. Zobacz Grupy uprawnień i Zarządzanie uprawnieniami.

Potem dodaj swoich ludzi w Ludzie → Członkowie zespołu przyciskiem Dodaj członka zespołu i użyj Zaproś na liście, aby każdemu dać dostęp do logowania. Zaproszenie trafia na służbowy adres e-mail zapisany w profilu. Zobacz Zaproś swój zespół i Wprowadzanie nowego pracownika.

Osoby, które coś zatwierdzają, potrzebują swojej roli, zanim pojawi się pierwszy wniosek. Osoby zatwierdzające nieobecności ustawia się w Ustawienia → Ludzie → Osoby zatwierdzające nieobecności, a osoby zatwierdzające faktury w Ustawienia → Finanse i biznes → Osoby zatwierdzające faktury. Zobacz Osoby zatwierdzające faktury.

Krok 3: Klienci i projekty

Dodaj swoich klientów w Klienci przyciskiem Utwórz klienta. Starannie ustaw kraj i walutę każdego klienta: stawki i faktury w projektach tego klienta używają jego waluty. Zobacz Klienci.

Następnie utwórz projekty w Projekty przyciskiem Dodaj projekt, wybierz typ projektu, powiąż klienta i użyj Dołącz członka zespołu, aby dodać osoby, które będą przy nim pracować. Zobacz Dodawanie i edycja projektu.

Krok 4: Stawki

Przy pracy w modelu czas i materiały nadaj każdej osobie stawkę godzinową w każdym projekcie, w którym jest rozliczana. Otwórz profil osoby, przejdź na kartę Stawki i wybierz Dodaj stawkę. Stawkę można dodać tylko do aktywnego projektu, który ma klienta, a jej walutą jest waluta klienta. Gdy stawka się zmienia, przedłuż ją od wybranej daty zamiast ją edytować, aby wcześniejsze godziny zachowały cenę, po której zostały przepracowane. Zobacz Stawki.

Domyślne ceny powiązane z atrybutami, takimi jak poziom doświadczenia, ustawia się w Ustawienia → Zaawansowane → Reguły atrybutów. Zobacz Stawki rozliczeniowe.

Krok 5: Ewidencja czasu pracy

Ludzie rejestrują swoje godziny w Czas pracy, w projektach, do których są dołączeni. W Ustawienia → Ludzie → Karty czasu pracy możesz wymagać minimalnej długości opisu każdego wpisu, dzięki czemu wpisy są przydatne na fakturach. Ewidencję czasu można wyłączyć osobom, które nie rejestrują godzin. Zobacz Ewidencja czasu pracy, Karty czasu pracy i Ustawienia śledzenia czasu.

Na koniec miesiąca godziny projektu można zatwierdzić, zanim zostaną zafakturowane. Zobacz Miesięczne zatwierdzenie projektu.

Krok 6: Fakturowanie

Każda faktura wymaga rachunku bankowego i klienta, więc przed pierwszą fakturą dodaj rachunek firmy w Ustawienia → Finanse i biznes → Banki. Potem twórz faktury w Faktury, ręcznie albo z godzin zarejestrowanych w Czas pracy. Zobacz Faktury: lista i tworzenie.

W przypadku faktur od dostawców zdecyduj, kto je zatwierdza. W Ustawienia → Finanse i biznes → Osoby zatwierdzające faktury włącz Akceptacja faktur i użyj Przyznaj rolę dla każdej osoby, która ma zatwierdzać. Faktury można też kierować do właściciela tagu z jednej z Grupy tagów faktur, na przykład rodzaju kosztu. Zobacz Obieg akceptacji faktur.

Krok 7: Integracje

Systemy, z których już korzystasz, podłącz na końcu, gdy dane wymieniane z Flowtly mają już swoje miejsce: rachunki bankowe, e-fakturowanie w KSeF, eksporty do programu księgowego i Kalendarz Google. Zobacz Integracja bankowa, E-fakturowanie i Eksporty księgowe.

Najczęstsze problemy

Logowanie innym adresem niż ten, na który przyszło zaproszenie

Zaproszenie należy do dokładnie tego adresu e-mail, na który zostało wysłane. Jeśli masz już konto Flowtly pod innym adresem, na przykład prywatną skrzynką, organizacja, która zaprosiła Twój adres służbowy, nie pojawi się po zalogowaniu adresem prywatnym. Zaloguj się adresem wskazanym w zaproszeniu. Jeśli Twoje konto ma pozostać pod innym adresem, poproś administratora o zaproszenie tego adresu.

Administratorzy: zanim zaprosisz osobę z zewnątrz, na przykład księgową, zapytaj, jakim adresem loguje się do Flowtly.

Przyjęcie zaproszenia, gdy masz już konto

Zaproszenie na adres, który ma już konto Flowtly, nie tworzy drugiego konta. Zaloguj się, otwórz menu konta, wybierz Zmień organizację, a następnie Zobacz wszystkie organizacje. Na stronie Wybierz organizację zaproszenie czeka w sekcji Oczekujące zaproszenia. Wybierz Zaakceptuj, a organizacja pojawi się na Twojej liście. Zobacz Praca z wieloma organizacjami.

Osoba zatwierdzająca, która nie przyjęła zaproszenia

Osoba, która ma rolę zatwierdzającego nieobecności lub faktury, ale nigdy nie przyjęła zaproszenia, nie może niczego zatwierdzić. Flowtly ostrzega o tym w ustawieniach osób zatwierdzających i na fakturze. Upewnij się, że każda osoba zatwierdzająca zalogowała się przynajmniej raz, zanim na niej polegasz.

Konfiguracja aplikacji uwierzytelniającej

Gdy organizacja wymaga uwierzytelniania wieloskładnikowego, ekran logowania za pierwszym razem prosi o skonfigurowanie aplikacji uwierzytelniającej:

1. Zainstaluj na telefonie aplikację uwierzytelniającą, na przykład Google Authenticator lub Microsoft Authenticator.
2. Zeskanuj aplikacją kod QR z ekranu albo wpisz do niej ręcznie Sekret.
3. Wpisz Kod 6‑cyfrowy wyświetlony w aplikacji.
4. Zaznacz Zaufaj temu urządzeniu, jeśli nie chcesz, aby ta przeglądarka pytała ponownie przez 30 dni.
5. Wybierz Zweryfikuj i włącz, a następnie zapisz Kody odzyskiwania.

Nigdy nikomu nie wysyłaj kodu QR, sekretu ani kodu odzyskiwania, także pomocy technicznej Flowtly. Każdy, kto je ma, może generować Twoje kody logowania. Jeśli udostępniasz zrzut tego ekranu, najpierw je zakryj. Zobacz Uwierzytelnianie wieloskładnikowe.

Jeśli logowanie zatrzymuje się na błędzie, zanim pojawi się ekran konfiguracji, skontaktuj się z pomocą techniczną w sposób opisany poniżej.

Logowanie przez Google czy hasłem

Zaloguj się przez Google oraz logowanie adresem e-mail i hasłem prowadzą do tego samego konta, o ile adres jest ten sam. Logowanie przez Google działa tylko dla adresu, który ma już konto Flowtly albo otrzymał zaproszenie. Jeśli nigdy nie ustawiono hasła, użyj Nie pamiętasz hasła? na ekranie logowania, aby je ustawić. Zobacz Logowanie.

Resetowanie hasła

Wybierz Nie pamiętasz hasła? na ekranie logowania i wpisz adres, którego używa Twoje konto. Flowtly wyśle e-mailem ograniczony czasowo link do ustawienia nowego hasła. Jeśli organizacja wymusza logowanie jednokrotne (SSO), hasła nie można zresetować we Flowtly; zaloguj się przez dostawcę tożsamości swojej firmy.

Co wysłać do pomocy technicznej, gdy nie możesz się zalogować

Wyślij wiadomość zawierającą:

• Adres e-mail, którym się logujesz.
• Sposób logowania: hasło, Google albo logowanie jednokrotne (SSO) Twojej firmy.
• Dokładny czas próby wraz ze strefą czasową.
• Zrzut całego okna przeglądarki z widocznym paskiem adresu.

Nie dołączaj hasła, kodu QR, sekretu aplikacji uwierzytelniającej ani kodu odzyskiwania.

Konfiguracja KSeF

Token KSeF wklejany w ustawieniach e-fakturowania musi mieć oba uprawnienia: InvoiceRead i InvoiceWrite. Token bez nich zostanie odrzucony z komunikatem wskazującym, czego brakuje; wygeneruj w KSeF nowy token i wklej go ponownie.

Przekazywanie danych księgowej

Zanim zaczniesz polegać na regularnym eksporcie do programu księgowego, wyeksportuj jeden miesiąc i poproś księgową o testowy import. Problemy z kategoriami, rejestrami lub kontrahentami wyjdą wtedy na jaw, zanim trafią do ksiąg.

Przykładowe zastosowania

• Mała firma usługowa konfiguruje swój obszar roboczy w jedno popołudnie, od ustawień organizacji po pierwszą fakturę.
• Administrator przygotowuje grupy uprawnień i osoby zatwierdzające przed zaproszeniem całego zespołu, aby nikt nie zobaczył po zalogowaniu pustego ani niewłaściwego widoku.
• Zewnętrzna księgowa z istniejącym kontem Flowtly dołącza do organizacji i konfiguruje aplikację uwierzytelniającą, której organizacja wymaga.